Poradnik Przedsiębiorcy

Mały przedsiębiorca a obowiązek rozliczania VAT

Przedsiębiorcy, którzy nie uzyskują dużych obrotów lub osoby rozpoczynające prowadzenie działalności gospodarczej i nie planujące wysokich obrotów ze sprzedaży, mogą skorzystać z możliwości, aby ich sprzedaż była zwolniona z podatku VAT.

Możliwość taką posiadają mali przedsiębiorcy, których wartość sprzedaży w poprzednim roku podatkowym nie była większa niż 150 000 zł, a w przypadku działalności gospodarczych otwartych w ciągu roku podatkowego, limit sprzedaży oblicza się proporcjonalnie do czasu prowadzenia działalności gospodarczej w danym roku.

Jednak w ustawie o VAT w art. 113 określono, że do limitu obrotów nie wlicza się kwoty podatku oraz niektórych transakcji, takich jak:

  • wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów oraz sprzedaż wysyłkowa z terytorium kraju oraz sprzedaż wysyłkowej na terytorium kraju;

  • odpłatna dostawa towarów i odpłatne świadczenie usług, zwolnionych od podatku na podstawie art. 43 ust. 1 lub przepisów wydanych na podstawie art. 82 ust. 3, z wyjątkiem:

    • transakcji związanych z nieruchomościami,

    • usług, o których mowa w art. 43 ust. 1 pkt 7, 12 i 38-41,

    • usług ubezpieczeniowych,

jeżeli czynności te nie mają charakteru transakcji pomocniczych;

  • odpłatna dostawa towarów, która na podstawie przepisów o podatku dochodowym jest zaliczana przez podatnika do środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych podlegających amortyzacji.

Ustawa w art. 113 ust. 13 reguluje również, że przedsiębiorcy, wykonujący określone czynności, nie mogą skorzystać ze zwolnienia VAT na podstawie małych obrotów. Zwolnienie to nie obejmuje podatników:

  • dokonujących dostaw:

    • towarów wymienionych w załączniku nr 12 do ustawy,

    • towarów opodatkowanych podatkiem akcyzowym, w rozumieniu przepisów o podatku akcyzowym, z wyjątkiem:

      • energii elektrycznej (PKWiU 35.11.10.0),

      • wyrobów tytoniowych,

      • samochodów osobowych, które nie są nowymi środkami transportu, zaliczanych przez podatnika, na podstawie przepisów o podatku dochodowym, do środków trwałych podlegających amortyzacji,

    • budynków, budowli lub ich części, w przypadkach, o których mowa w art. 43 ust. 1 pkt 10 lit. a i b,

    • terenów budowlanych,

    • nowych środków transportu;

  • świadczących usługi:

    • prawnicze,

    • w zakresie doradztwa, z wyjątkiem doradztwa rolniczego związanego z uprawą i hodowlą roślin oraz chowem i hodowlą zwierząt, a także związanego ze sporządzaniem planu zagospodarowania i modernizacji gospodarstwa rolnego,

    • jubilerskie;

  • nieposiadających siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju.

Podatnicy wykonujący powyższe czynności, nawet jeżeli ich obroty są niewielkie, nie mogą skorzystać ze zwolnienia z VAT i obowiązkowo muszą dokonać rejestracji za pomocą formularza VAT-R jako czynni podatnicy podatku VAT.

Przedsiębiorcy, którzy rozpoczynają działalność gospodarczą i mogą być zwolnieni z VAT ze względu na przewidywane małe obroty, nie mają obowiązku składać do urzędu skarbowego żadnego formularza ani pisma z tym związanego, ewentualnie mogą dobrowolnie złożyć druk VAT-R, w którym wskażą, że wybierają zwolnienie z VAT. W takiej sytuacji naczelnik urzędu skarbowego dokona rejestracji przedsiębiorcy jako “podatnika VAT zwolnionego”.

Ważne!

Art. 113 ust. 11 ustawy o VAT mówi, że podatnik, który utracił prawo do zwolnienia sprzedaży od podatku lub zrezygnował z tego zwolnienia, może, nie wcześniej niż po upływie roku, licząc od końca roku, w którym utracił prawo do zwolnienia lub zrezygnował z tego zwolnienia, ponownie skorzystać ze zwolnienia.

Mały przedsiębiorca a dokumentowanie sprzedaży

Prowadzenie uproszczonej ewidencji sprzedaży

Mały przedsiębiorca, który jest zwolniony z podatku VAT, zobowiązany jest prowadzić uproszczoną ewidencję sprzedaży. Ewidencja ta powinna być prowadzona w sposób rzetelny, aby można było zweryfikować, czy i kiedy podatnik przekroczył próg obrotu będącego podstawą zwolnienia z VAT. Uproszczona ewidencja sprzedaży powinna zawierać co najmniej datę sprzedaży, sumę sprzedaży z danego dnia oraz wartość sprzedaży ujętą narastająco od początku roku podatkowego.

Kolejne wpisy dzienne powinny być dokonywane najpóźniej przed rozpoczęciem sprzedaży dnia następnego.

Niestosowanie się do wyżej wymienionych zasad i nie prowadzenie lub prowadzenie nierzetelnie ewidencji sprzedaży może prowadzić do poważnych konsekwencji. W takiej sytuacji pracownicy urzędu skarbowego, jeżeli nie wynika to z dokumentacji, muszą oszacować wielkość sprzedaży, która nie została ujęta w ewidencji, a powinna być opodatkowana podatkiem VAT, a następnie ustalić wartość podatku należnego. Jeżeli nie jest możliwe ustalenie przedmiotu sprzedaży, urzędnicy zastosują stawkę ogólną opodatkowania, tj. 23%. Dodatkowo na podatnika może zostać nałożona kara grzywny, ponieważ czyn ten podlega karze ze względu na kodeks karny skarbowy.

Ewidencjonowanie sprzedaży za pomocą kasy rejestrującej

Ustawa o podatku od towarów i usług nakłada obowiązek ewidencji sprzedaży na kasie fiskalnej na podatników, którzy dokonują sprzedaży na rzecz osób fizycznych nie prowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych. Obowiązek ten dotyczy nie tylko czynnych podatników VAT, ale również małych przedsiębiorców, którzy zwolnieni są z VAT. Udowadnia to opracowana w ustawie o VAT specjalna procedura ubiegania się o zwrot kosztów wydatkowanych na zakup kasy fiskalnej dla podatników zwolnionych z VAT.

Uwaga!

Mali przedsiębiorcy, którzy przedmiotowo lub ze względu na obroty są zwolnieni z VAT, ewidencjonują przychody na kasie fiskalnej jako zwolnione z VAT.

W przepisach przewidziano jednak zwolnienia z obowiązku ewidencjonowania sprzedaży za pomocą kasy fiskalnej. Jednym z nich jest zwolnienie dla podatników, których sprzedaż w ciągu roku na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych nie przekracza 20.000 zł. W sytuacji, gdy podatnik rozpoczyna działalność w ciągu roku, limit oblicza się proporcjonalnie do liczby dni pozostałych do końca roku podatkowego. Przedsiębiorca ma obowiązek zainstalować kasę fiskalną w przeciągu dwóch kolejnych miesięcy, po miesiącu w którym utracił prawo do zwolnienia.

Ewidencjonowanie sprzedaży - rachunek czy faktura?

Po zmianach, które zostały wprowadzone 1 stycznia 2014 roku odnoszących się do dokumentowania sprzedaży, mali przedsiębiorcy powinni wystawiać fakturę, a nie rachunek, (jak było do końca 2013 roku). Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy w interpretacji indywidualnej nr. ITPP3/443-68/14/AT z dnia 16 kwietnia 2014 r. podjął stanowisko, że nie jest istotny nagłówek dokumentu. Nigdzie w przepisach nie jest nakazane, że faktura musi być oznaczona jako “Faktura”, ponieważ fakturą jest każdy dokument, który zawiera dane określone przez Ministra Finansów. Więc nic nie stoi na przeszkodzie małym przedsiębiorcom zwolnionym z VAT dalej wystawiać rachunki - jedynie konieczne jest zwracanie uwagi na to, aby zawierały wszystkie wymagane dane.

Ważne!

Mali przedsiębiorcy zwolnieni z VAT nie są zobowiązani do wystawienia faktury - mają taki obowiązek tylko, gdy nabywca zażąda wystawienia faktury i zgłosi to żądanie w ciągu 3 miesięcy od końca miesiąca, w którym dokonano dostawy towarów, wykonano usługę lub otrzymano część lub całość zapłaty.

Faktura małego przedsiębiorcy - co powinna zawierać?

Faktura, którą wystawia mały przedsiębiorca zwolniony z VAT ze względu na niskie obroty, może posiadać mniej danych niż faktura wystawiana przez czynnych podatników. Zakres danych, które muszą znaleźć się na fakturze wystawianej przez przedsiębiorcę zwolnionego z VAT określa Minister Finansów w rozporządzeniu z dnia 3.12.2013 r. w sprawie wystawiania faktur. Zakres ten obejmuje:

a) datę wystawienia,

b) numer kolejny,

c) imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy,

d) nazwę (rodzaj) towaru lub usługi,

e) miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług,

f) cenę jednostkową towaru lub usługi,

g) kwotę należności ogółem.

Tak więc zakres ten nie różni się zbytnio od danych wymaganych na wystawianych do końca 2013 roku rachunkach.

Mały przedsiębiorca a rozliczanie transakcji unijnych

Przedsiębiorcy zwolnieni z VAT mogą dokonywać transakcji wewnątrzwspólnotowych. Poniżej omówimy wszystkie możliwe opcje tych transakcji wraz z poprawnym sposobem ich rozliczania.

Zakup towarów

Ogółem, zakup towarów z krajów UE stanowi wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów (WNT) i zobowiązuje on nabywcę do rozliczenia tej transakcji według zasad stosowanych przy WNT. Inaczej jednak rozliczają się z WNT mali podatnicy, którzy w trakcie obecnego oraz poprzedniego roku podatkowego nie przekroczyli limitu kwoty nabyć wewnątrzwspólnotowych towarów (50.000 zł na rok). Zasada ta nie dotyczy nabycia nowego środka transportu oraz wyrobów akcyzowych, przy których zawsze trzeba rozliczać zakup według zasad WNT.

W limit 50.000 zł nie wliczamy:

  • kwoty podatku od wartości dodanej należnego lub zapłaconego na terytorium państwa członkowskiego, z którego towary te są wysyłane lub transportowane,

  • kwoty wewnątrzwspólnotowego zakupu nowych środków transportu oraz wyrobów akcyzowych.

W sytuacji, gdy mały przedsiębiorca nie przekroczył ani w roku poprzednim, ani w obecnym rocznego limitu wartości towarów sprowadzonych z UE (50.000 zł), podatnik nie ma obowiązku składania żadnych formularzy do urzędu skarbowego, nie musi również się rejestrować na potrzeby transakcji unijnych. Jego obowiązkiem jest jednak prowadzenie ewidencji zakupów towarów z krajów UE, w taki sposób, aby możliwe było określenie w którym dniu podatnik przekroczył limit 50.000 zł.

W momencie, kiedy limit ten zostanie przekroczony, mały przedsiębiorca ma obowiązek rozliczenia podatku VAT od całej transakcji, która przyczyniła się do przekroczenia limitu. Podatek od takich transakcji mały przedsiębiorca powinien rozliczać na formularzu VAT-8 - składa się go do 25 dnia każdego miesiąca następującego po miesiącu, którego deklaracja dotyczy. Dodatkowo podatnik musi również zarejestrować się na potrzeby transakcji wewnątrzwspólnotowych na druku VAT-R, wybierając pkt 60 w części C.3..

Uwaga!

Jeżeli mały przedsiębiorca musi rozliczać WNT ze względu na przekroczony limit 50.000 zł, nie oznacza to, że musi się rejestrować jako czynny podatnik VAT (czyli może dalej korzystać ze zwolnienia VAT przy transakcjach krajowych).

Podatnik, mimo, że nie ma obowiązku, może dobrowolnie opodatkować zakup towarów z krajów UE - aby to zrobić, powinien złożyć oświadczenie do naczelnika urzędu skarbowego zgłaszając fakt opodatkowania takiej transakcji lub podaje kontrahentowi swój NIP UE. Wybór taki obowiązuje przez 2 lata od dnia opodatkowanego nabycia towarów z krajów UE.

Sprzedaż towarów

Przy sprzedaży towarów do krajów unijnych, mały przedsiębiorca nie ma obowiązku rejestracji na potrzeby VAT UE, bowiem według art. 13 ust. 6 ustawy o podatku od towarów i usług, eksport towarów do UE przez podatnika zwolnionego z VAT ze względu na wysokość obrotów, nie stanowi wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów (WDT). Zasada ta nie dotyczy sytuacji, gdy dokonuje się sprzedaży nowych środków transportu.

Mali przedsiębiorcy, którzy są zwolnieni z VAT na podstawie niskich obrotów, a dokonują sprzedaży towarów do krajów UE, powinni wziąć pod uwagę fakt, że eksport ten, jak wyżej nadmieniono, nie stanowi WDT. W ustawie o VAT określone jest, że WDT nie jest wliczane do limitu 150.000 zł, na podstawie którego podatnik może być zwolniony z VAT lub nie. Więc jeżeli eksport towarów do UE nie jest traktowany jako WDT, powinien być wliczany do limitu sprzedaży uprawniającego do skorzystania ze zwolnienia z VAT.

Zakup usług

Mały przedsiębiorca, dokonujący zakupu usługi z krajów UE, musi opodatkować nabycie tych usług podatkiem VAT. Dzieje się tak dlatego, że zakup ten stanowi import usług, a co za tym idzie - obowiązek podatkowy spoczywa na nabywcy usługi.

W ustawie o VAT w art. 17 ust. 1 pkt. 4, dokładnie określono warunki, jakie muszą zostać spełnione, abyśmy mogli mówić o imporcie usług:

  • usługodawcą jest podatnik nieposiadający siedziby działalności gospodarczej oraz stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, a w przypadku usług dotyczących nieruchomości, podatnik ten nie jest zarejestrowany jako podatnik VAT czynny lub zwolniony,

  • usługobiorcą jest:

    • w przypadku usług, do których stosuje się art. 28b (usługi, których miejsce świadczenia znajduje się w kraju nabywcy) - podatnik, o którym mowa w art. 15, lub osoba prawna niebędąca podatnikiem, o którym mowa w art. 15, zarejestrowana lub obowiązana do zarejestrowania na jako podatnik VAT UE,

    • w pozostałych przypadkach - podatnik, o którym mowa w art. 15, posiadający siedzibę działalności gospodarczej lub stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju lub osoba prawna niebędąca podatnikiem, o którym mowa w art. 15, posiadająca siedzibę na terytorium kraju i zarejestrowana lub obowiązana do zarejestrowania na potrzeby VAT UE.

Podatnicy, którzy importują usługi podlegające opodatkowaniu w kraju nabywcy, muszą zarejestrować się na potrzeby rozliczania VAT UE, składając formularz VAT-R. Wyjątkiem od tej zasady jest dokonywanie importu usług, dla których miejsce świadczenia usługi ustala się zgodnie z każdym innym artykułem, poza art. 28b ustawy o VAT, np według art. 28e, dotyczącym usług związanych z nieruchomościami. W takich przypadkach nie ma obowiązku rejestracji na potrzeby VAT UE.

Mały przedsiębiorca, który ze względu na WNT składa deklaracje VAT-8, może import usług rozliczać również na tej deklaracji, jednak jeżeli nie składa on żadnej deklaracji, powinien rozliczać te transakcje na deklaracji VAT-9M.

Termin składania deklaracji VAT-8 różni się od terminu składania deklaracji VAT-9M. Deklarację VAT-8 należy składać do 25 dnia miesiąca następującego po każdym kolejnym miesiącu, natomiast deklarację VAT-9M - do 25 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym powstał obowiązek podatkowy związany z transakcjami zagranicznymi.

Sprzedaż usług

Przedsiębiorcy, dokonujący sprzedaży usług do krajów UE, nie zawsze są zobowiązani do rejestracji do VAT UE.

Obowiązku takiego nie mają mali przedsiębiorcy, którzy świadczą usługi, dla których miejsce świadczenia usługi określa się na podstawie innego przepisu niż art. 28b ustawy o VAT. Przykładem takich usług, są usługi związane z nieruchomościami.

Natomiast podatnicy - świadczący usługi dla kontrahentów-firm z krajów UE, dla których miejsce świadczenia usługi określa się na podstawie art. 28b ustawy o VAT, mają obowiązek rejestracji dla potrzeb VAT UE.

Dodatkowo, co oczywiście jest korzystne dla małego przedsiębiorcy - wartość sprzedanych usług do krajów UE nie powiększa sprzedaży wliczanej do limitu zwolnienia z VAT. Więc podatnik, który dokonuje świadczenia usług do krajów UE o łącznej dużej kwocie, mimo obowiązku rejestracji na potrzeby VAT UE, będzie mógł korzystać ze zwolnienia z VAT do czasu, kiedy sprzedaż krajowa nie przekroczy 150.000 zł. Takie wnioski można wyciągnąć z art. 113 ust. 1, ustawy o VAT, mówiący: “Zwalnia się od podatku sprzedaż dokonywaną przez podatników, u których wartość sprzedaży nie przekroczyła łącznie w poprzednim roku podatkowym kwoty 150.000 zł.” Słowo sprzedaż stanowi tutaj klucz, ponieważ według art. 2 pkt. 22 tej samej ustawy, stanowiącego słownik pojęć stosowanych w ustawie, jeżeli w ustawie mówi się o sprzedaży, rozumie się przez to: “odpłatną dostawę towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju, eksport towarów oraz wewnątrzwspólnotową dostawę towarów”. Reasumując, sprzedaż usług dla kontrahentów z poza Polski nie wlicza się do sprzedaży, a co za tym idzie, nie wlicza się do limitu sprzedaży, na podstawie którego możemy skorzystać ze zwolnienia z VAT. Potwierdza to interpretacja indywidualna nr. ILPP4/443-556/13-4/BA, wydana 12 marca 2014 r. przez Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu.