Poradnik Przedsiębiorcy

Metodyka oceny należytej staranności - na czym polega?

Podatnicy podatku VAT mieli dotychczas wiele problemów z udowodnieniem, iż dokonując transakcji z kontrahentami, dochowali należytej staranności. Zdaniem organów podatkowych metody, jakimi podatnicy sprawdzali rzetelność kontrahentów, były często niewystarczające. Skutkowało to pozbawieniem podatników prawa do odliczenia podatku naliczonego z faktur otrzymanych od kontrahentów. W celu wyeliminowania powyższych problemów Ministerstwo Finansów opracowało wytyczne, w jaki sposób oceniać czy podatnik dochował należytej staranności przy wyborze kontrahenta. Co należy zrobić, aby została zachowana metodyka oceny należytej staranności? Odpowiadamy!

Kiedy przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego?

Zgodnie z art. 86 ust 1 ustawy o VAT w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124. Stosownie do art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a tej ustawy w brzmieniu obowiązującym od 1 stycznia 2014 roku kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług.

Ponadto ustawodawca stworzył podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno tzw. przesłanek pozytywnych (m.in. tego, że zakupy będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych), jak i niezaistnienia przesłanek negatywnych określonych w art. 88 ustawy o VAT. Przepis ten określa listę wyjątków, które pozbawiają podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.

Na zakres prawa do odliczeń w sposób bezpośredni wpływa również pojmowanie statusu danego podmiotu jako podatnika podatku od towarów i usług wykonującego czynności opodatkowane. Tylko podatnik w rozumieniu art. 15 wyżej wymienionej ustawy ma prawo do odliczenia podatku naliczonego. Co do zasady status podatnika związany jest z prowadzeniem przez dany podmiot działalności gospodarczej w rozumieniu ustawy.W myśl art. 15 ust. 1 ustawy o VAT podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.Tym samym podatnik odliczając podatek naliczony z faktur, musi pamiętać, aby przy przeprowadzaniu transakcji sprawdzić swojego kontrahenta, jak i okoliczności dokonanej transakcji.

Metodyka oceny należytej staranności a stanowisko Ministerstwa Finansów

Dla dochowania należytej staranności podatnik powinien sprawdzić zarówno swojego kontrahenta, jak i okoliczności, w jakich zawarto transakcję. Ministerstwo Finansów 25 kwietnia 2018 roku opublikowało dokument pod tytułem Metodyka w zakresie oceny dochowania należytej staranności przez nabywców towarów w transakcjach krajowych (Metodyka), który skierowany jest do Krajowej Administracji Skarbowej. Zawarty w nim zbiór wskazówek stanowi informację dla podatników, czym w ocenie należytej staranności kierują się urzędnicy skarbówki.Metodyka oceny należytej staranności nie stanowi obowiązującego aktu prawnego, jednak na podstawie jej zapisów podatnicy będą mogli skuteczniej bronić swoich racji w walce z fiskusem.

Metodyka oceny należytej staranności - jaki jest podział?

Metodyka oceny należytej staranności podatnika, dzieli się na 3 etapy występujące w ramach współpracy z kontrahentem. Są to:

  1. Ocena należytej staranności na etapie rozpoczęcia współpracy z kontrahentem.
  2. Ocena należytej staranności przy kontynuacji współpracy z kontrahentem.
  3. Ocena dochowania należytej staranności przez podatnika w razie płatności przy wykorzystaniu mechanizmu podzielonej płatności.

Ocena należytej staranności na etapie rozpoczęcia współpracy z kontrahentem

Na etapie rozpoczęcia współpracy dochowanie należytej staranności powinno obejmować przede wszystkim weryfikację dostawcy towarów. Ministerstwo Finansów uznało, iż podatnik nie dochował należytej staranności w tym zakresie w przypadku, gdy jego kontrahent:

  1. Nie był zarejestrowany w KRS lub CEIDG (dot. podatników krajowych).
  2. W przypadku kontrahentów zagranicznych wskazane byłoby uzyskanie dokumentu odpowiadającego wyciągowi z KRS lub CEIDG, zgodnie z prawodawstwem kraju siedziby tego kontrahenta.
  3. Nie był zarejestrowany jako podatnik VAT czynny. Sprawdzenia można dokonać przy wykorzystaniu usługi „Sprawdzenie statusu podmiotu VAT” dostępnej w Portalu Podatkowym Ministerstwa Finansów lub poprzez złożenie wniosku do właściwego urzędu skarbowego.
  4. Był na moment dokonania transakcji wpisany do wykazu podmiotów, które nie zostały zarejestrowane jako podatnicy VAT lub zostały wykreślone z rejestru podatników VAT.
  5. Nie posiadał lub nie przedstawił wymaganych odrębnymi przepisami koncesji i zezwoleń dotyczących towarów będących przedmiotem planowanych transakcji.
  6. Osoby zawierające umowę lub dokonujące transakcji nie posiadają umocowania do działania w imieniu kontrahenta. Powyższe umocowania można sprawdzić na podstawie danych podatnika z KRS lub CEIDG.

Ponadto, w przypadku dokonywania transakcji należy zweryfikować okoliczności transakcji jakie wskazuje metodyka oceny należytej staranności. Dokonanie weryfikacji powinno pozwolić podatnikom na zwiększenie prawdopodobieństwa dochowania należytej staranności. Podstawową okolicznością wskazująca na nietypowy przebieg transakcji może być całkowite wyeliminowanie ryzyka gospodarczego. Przykładem może być brak konieczności angażowania w transakcję o znacznej wartości własnych środków finansowych. Podatnik płaci za towar pieniędzmi uzyskanymi od podmiotu, któremu go sprzedał (natychmiastowy przelew). Ponadto podatnik nie musi szukać klienta na zakupiony towar, ponieważ przyprowadza go dostawca.

Pozostałe kryteria transakcyjne to:

  • zapłata za towar musi być dokonana na 2 odrębne rachunki bankowe (nie dotyczy mechanizmu podzielonej płatności), rachunek podmiotu trzeciego lub rachunek zagraniczny;
  • cena towaru znacząco odbiegała od ceny rynkowej – bez ekonomicznego uzasadnienia;
  • płatność dokonana jest gotówką albo obniżenie ceny nastąpi w razie płatności gotówką – w przypadku, gdy wartość transakcji przekracza 15 000 zł;
  • transakcja – bez ekonomicznego uzasadnienia – dotyczyła towarów, które należały do innej branży niż ta, w której działa kontrahent i których dotychczas podatnik od niego nie nabywał;
  • termin płatności za towar od podatnika był krótszy niż standardowy termin płatności – bez ekonomicznego uzasadnienia;
  • warunki transakcji nie gwarantują bezpieczeństwa obrotu (według standardów obowiązujących w danej branży);
  • kontrahent dostarczał towary niezgodne z wymaganiami jakościowymi określonymi w przepisach prawa powszechnie obowiązującego;
  • transakcja pomiędzy podatnikiem a kontrahentem nie została udokumentowana umową w formie pisemnej (w tym w formie elektronicznej), zamówieniem lub innym potwierdzeniem warunków tej transakcji.

Ponadto należy zwrócić uwagę na sytuację, gdy kontrahent:

  • będący spółką kapitałową dysponuje kapitałem zakładowym niewspółmiernie niskim w stosunku do okoliczności transakcji,
  • nie posiadał zaplecza organizacyjno-technicznego odpowiedniego do rodzaju i skali prowadzonej działalności gospodarczej,
  • nie dysponuje stroną internetową (lub nie jest obecny w mediach społecznościowych) z informacjami odpowiednimi do skali prowadzonej działalności, mimo że jest to przyjęte w danej branży.

Ocena należytej staranności przy kontynuacji współpracy z kontrahentem

W przypadku kontynuacji współpracy gospodarczej istnieje mniejsze ryzyko udziału podatnika w procederze oszustwa podatkowego. Tym samym dochowanie należytej staranności należy oceniać w sposób odmienny niż na etapie nawiązania współpracy.

Na brak dochowania przez podatnika należytej staranności mogą wskazywać następujące okoliczności:

  • podatnik nie weryfikuje w sposób regularny, czy:
  • kontrahent nie utracił wymaganych koncesji i zezwoleń,
  • kontrahent jest zarejestrowany jako podatnik VAT czynny,
  • osoby zawierające umowę/dokonujące transakcji posiadają aktualne umocowania do działania w imieniu kontrahenta,
  • kontrahent został wpisany do prowadzonego przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej wykazu podmiotów, które zostały wykreślone przez naczelnika urzędu skarbowego z rejestru jako podatnicy VAT, chyba że rejestracja kontrahenta została przywrócona w późniejszym okresie.

Ocena dochowania należytej staranności w przypadku, gdy podatnik korzysta z MPP

1 lipca 2018 roku weszły w życie przepisy wprowadzające system podzielonej płatności w podatku VAT. W przypadku, gdy podatnik płacąc dostawcy za towar, będzie korzystał z mechanizmu podzielonej płatności, należy uznać, że dochował należytej staranności, jeżeli:

  • pozytywnie zweryfikował przesłanki formalne,
  • nie zachodzą inne okoliczności, które w sposób jednoznaczny mogłyby wskazywać na brak dochowania należytej staranności.

Metodyka oceny należytej staranności wskazuje, iż powyższe wyłączenie odpowiedzialności nie będzie mieć zastosowania w przypadku, w którym podatnik wiedział, że faktura zapłacona z zastosowaniem mechanizmu podzielonej płatności:

  • została wystawiona przez podmiot nieistniejący,
  • stwierdza czynności, które nie zostały dokonane,
  • podaje kwoty niezgodne z rzeczywistością,
  • potwierdza czynności, do których mają zastosowanie przepisy art. 58 i art. 83 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny 12, tj. czynności:
  • prawne sprzeczne z ustawą albo mające na celu obejście ustawy,
  • prawne sprzeczne z zasadami współżycia społecznego,
  • w przypadku których oświadczenie woli zostało złożone drugiej stronie za jej zgodą dla pozoru.

Na zakończenie trzeba podkreślić, iż metodyka oceny należytej staranności podlegać będzie aktualizacji m.in. z uwagi na zmiany w przepisach prawa, jak również w celu dostosowania jego treści do aktualnych potrzeb Krajowej Administracji Skarbowej albo gdyby na taką konieczność wskazywała praktyka życia gospodarczego.Okoliczności określone w Metodyce nie mają charakteru zamkniętego – organy podatkowe mogą brać pod uwagę wszystkie okoliczności, jakie uznają za konieczne dla rzetelnej oceny dochowania przez podatnika należytej staranności. Każda sytuacja powinna być rozpatrywana przez organ podatkowy na tle całokształtu okoliczności towarzyszących danej transakcji gospodarczej.Podsumowując, metodyka oceny należytej staranności na pewno ułatwi podatnikom weryfikację kontrahentów i pozwoli uniknąć negatywnych konsekwencji podatkowych.