Część przedsiębiorców, którzy mają trudności ze ściągnięciem należności od nierzetelnych kontrahentów, decyduje się na złożenie pozwu o zapłatę należności. Wyjaśniamy, w jaki sposób powinna być zaksięgowana należność dochodzona na drodze sądowej oraz koszty dochodzenia takiej należności.
Czym jest należność dochodzona na drodze sądowej?
Roszczenie o zapłatę należności może zostać skierowane na drogę sądową, jeżeli kontrahent nie uregulował należności i nie uległy one przedawnieniu.
Zgodnie z art. 118 ustawy Kodeks cywilny, jeżeli przepis szczególny nie stanowi inaczej, termin przedawnienia wynosi 6 lat, a dla roszczeń o świadczenia okresowe oraz roszczeń związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej – 3 lata. Jednakże koniec terminu przedawnienia przypada na ostatni dzień roku kalendarzowego, chyba że termin przedawnienia jest krótszy niż 2 lata.
Należności dochodzone na drodze sądowej mogą dotyczyć zarówno należności spornych, czyli kwestionowanych przez dłużnika, jak i należności bezspornych, gdy dłużnik zwleka z zapłatą, a skierowanie ich do sądu ma na celu przerwanie biegu przedawnienia bądź uzyskanie prawa do ich egzekucji.
Należność dochodzona na drodze sądowej w księgach rachunkowych
Skierowanie należności na drogę sądową powoduje, że jednostka powinna przeksięgować kwotę roszczenia określoną w pozwie sądowym pod datą skierowania go do sądu na konto 246 „Należności dochodzone na drodze sądowej”. Konto 246 „Należności dochodzone na drodze sądowej” jest przeznaczone do ewidencji roszczeń o zapłatę nieprzedawnionych wierzytelności skierowanych na drogę sądową. Kwoty roszczeń w wysokości określonej w pozwach sądowych ujmowane są po stronie Wn tego konta.
Skierowanie należności na drogę sądową ewidencjonujemy następująco:
- Wn konto 246 „Należności dochodzone na drodze sądowej”,
- Ma konto 200 „Rozrachunki z odbiorcami” lub konto 240 „Pozostałe rozrachunki”.
Po stronie Ma konta 246 „Należności dochodzone na drodze sądowej” wykazuje się natomiast roszczenia prawomocnie zasądzone i roszczenia oddalone przez sąd.
Ewidencja kosztów dochodzenia należności na drodze sądowej
Trzeba pamiętać, że konto 246 „Należności dochodzone na drodze sądowej” służy do ewidencjonowania kwot roszczeń w wysokości określonej w pozwach sądowych. Na koncie tym nie należy ujmować kosztów związanych z samym postępowaniem sądowym, a więc kosztów usług prawniczych, opłat sądowych, skarbowych czy kosztów opinii biegłych. Tego typu wydatki ewidencjonowane są odnoszone w ciężar pozostałych kosztów operacyjnych w momencie ich poniesienia. Zgodnie z art. 3 ust. 1 pkt 32 ustawy o rachunkowości przez pozostałe koszty i przychody operacyjne rozumie się koszty i przychody związane pośrednio z działalnością operacyjną jednostki.
Przykład 1.
Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością jest podmiotem zwolnionym z VAT. Wniosła ona do sądu pozew o zapłatę należności, które są kwestionowane przez dłużnika. Na kwotę roszczenia określoną w pozwie składa się:
- kwota należności głównej w wysokości 40 000 zł,
- naliczone odsetki za zwłokę w wysokości 900 zł.
Dodatkowo jednostka poniosła koszty dochodzenia należności na drodze sądowej takie jak:
- koszty usług prawniczych – faktura za wynagrodzenie prawnika kwota brutto 5000 zł,
- opłata sądowa w kwocie 2000 zł zapłacona przelewem.
W jaki sposób ewidencjonować należności dochodzone na drodze sądowej oraz koszty dochodzenia należności na drodze sądowej?
Skierowanie należności na drogę sądową w dacie skierowania roszczenia do sądu (kwota 40 900 zł) ewidencjonujemy zapisem:
- Wn konto 246 „Należności dochodzone na drodze sądowej”,
- Ma konto 200 „Rozrachunki z odbiorcami” lub konto 240 „Pozostałe rozrachunki”.
Fakturę za wynagrodzenie prawnika (5000 zł) księgujemy zapisem:
- Wn konto 76-1 „Pozostałe koszty operacyjne”,
- Ma konto 20 „Rozrachunki z odbiorcami” lub konto 24 „Pozostałe rozrachunki”.
Opłatę sądową zapłaconą przelewem (2000 zł) ewidencjonujemy następująco:
- Wn konto 76-1 „Pozostałe koszty operacyjne”,
- Ma konto 13-0 „Rachunek bieżący”.
W polskiej procedurze cywilnej obowiązuje zasada zawarta w art. 98 ust. 1 ustawy Kodeks postępowania cywilnego, która stanowi, że strona przegrywająca sprawę obowiązana jest zwrócić przeciwnikowi na jego żądanie koszty niezbędne do celowego dochodzenia praw i celowej obrony (koszty procesu). Może się zatem zdarzyć, że jednostka otrzyma zwrot poniesionych wydatków związanych z dochodzeniem należności na drodze sądowej zaliczonych uprzednio do pozostałych kosztów operacyjnych. Zwrot tych wydatków przez dłużnika podlega zaliczeniu do pozostałych przychodów operacyjnych.
