Poradnik Przedsiębiorcy

Odpowiedzialność biur rachunkowych za JPK V7 a kara za błędy!

Od 1 października 2020 roku wszyscy czynni podatnicy VAT składają jeden plik JPK V7 wraz z dodatkowymi oznaczeniami i kodami GTU. Obowiązek ten dotyczy wszystkich firm zarejestrowanych do VAT, niezależnie od ich wielkości. Jak w świetle tych przepisów kształtuje się odpowiedzialność biur rachunkowych za JPK V7? Sprawdzamy!

Podstawowe informacje o JPK V7

Nowy JPK V7 został wprowadzony na mocy Rozporządzenia Ministra Finansów, Inwestycji i Rozwoju z dnia 15 października 2019 roku w sprawie szczegółowego zakresu danych zawartych w deklaracjach podatkowych i w ewidencji w zakresie podatku od towarów i usług. Zastąpił on dotychczas składane oddzielnie deklaracje VAT-7 lub VAT-7K z załącznikami oraz informację JPK_VAT. Nowy JPK V7 składa się z dwóch części:

  • ewidencyjnej – obejmuje informacje dotyczące zakupów i sprzedaży za dany okres,

  • deklaracyjnej – jest odpowiednikiem deklaracji VAT-7 i VAT-7K.

Obie części – ewidencyjna i deklaracyjna – są wysyłane łącznie w jednym pliku. Do składania JPK V7 są zobligowani wszyscy czynni podatnicy VAT. Obowiązek ten dotyczy więc zarówno dużych, średnich czy małych firm, jak i mikroprzedsiębiorstw. Rozwiązanie miało zostać wprowadzone wcześniej – od 1 kwietnia 2020 roku dla dużych przedsiębiorstw oraz od 1 lipca 2020 roku dla wszystkich podatników – jednak w związku z pandemią COVID-19 i postulatami zgłaszanymi przez firmy ostatecznie zaczęło ono funkcjonować 1 października 2020 roku.

Co istotne, w nowych plikach JPK V7 wprowadzono spore skomplikowanie poprzez dodanie szeregu dodatkowych oznaczeń do transakcji oraz kodów GTU od 1 do 13 do określonych rodzajów sprzedaży.

Korzyści z wprowadzenia JPK V7

Według Ministerstwa Finansów wprowadzenie nowego JPK V7 niesie za sobą szereg korzyści:

  • biuro rachunkowe przesyła za przedsiębiorcę jeden plik JPK V7 zamiast dwóch odrębnych deklaracji VAT-7 i VAT-7K i dodatkowej informacji JPK_VAT. Realizuje w ten sposób dwa obowiązki, ale bez potrzeby generowania dwóch plików, składania dwóch podpisów autoryzujących, dokonywania dwóch wysyłek i dwukrotnego oczekiwania na Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO);

  • księgowy nie składa odrębnie dublujących się informacji;

  • mniejsze obciążenia sprawozdawcze dla podatników VAT, co usprawni późniejsze rozliczenia z urzędem skarbowym;

  • mniejsza liczba dokumentów, które są przetwarzane w systemach informatycznych Krajowej Administracji Skarbowej (KAS);

  • ograniczenie liczby kontroli podatkowych i postępowań;

  • skrócenie czasu wykonywania czynności kontrolnych;

  • automatyczna weryfikacja każdego rozliczenia VAT bez konieczności angażowania podatnika i na jego zlecenie biura rachunkowego.

Odpowiedzialność biur rachunkowych za JPK V7

Choć nowe przepisy z założenia miały stanowić ułatwienie dla podatników, jednocześnie wzbudziły wątpliwości wśród przedsiębiorców prowadzących biura rachunkowe. Jedną z podstawowych oferowanych przez nich usług jest prowadzenie ewidencji sprzedaży oraz wypełnianie i składanie jednolitego pliku kontrolnego. Jest ona jednak świadczona w oparciu o dokumentację dostarczoną przez klientów, czyli samych podatników.

Biura rachunkowe obawiały się, że przekazane im faktury sprzedaży nie będą opatrzone kodami grup towarowo-usługowych (GTU) lub będą one oznaczone nieprawidłowo – szczególnie że biura nie zawsze mogą zweryfikować poprawność oznaczenia. Obawy te były wynikiem możliwości zastosowania sankcji wymienionych w ustawie o podatku od towarów i usług. Przewidują one możliwość nałożenia przez naczelnika urzędu skarbowego kary pieniężnej w wysokości 500 złotych za każde błędne oznaczenie w ewidencji, które mimo wezwania nie zostanie w terminie skorygowane ani wyjaśnione.

Błąd w ewidencji – kto ponosi odpowiedzialność?

Zgodnie z art. 109 ust. 3h ustawy o podatku od towarów i usług kara pieniężna może zostać nałożona wyłącznie na podatnika. Z drugiej jednak strony przedsiębiorca może przerzucić swoją odpowiedzialność na firmę prowadzącą jego księgowość w ramach odpowiedzialności regresowej. Art. 471 kodeksu cywilnego wskazuje bowiem, że dłużnik obowiązany jest do naprawienia szkody wynikłej z niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania, chyba że niewykonanie lub nienależyte wykonanie jest następstwem okoliczności, za które dłużnik odpowiedzialności nie ponosi. W takim przypadku odpowiedzialność biura rachunkowego może wynikać z ciążącego na nim zobowiązania, polegającego na świadczeniu usług.

Kluczowe okazują się postanowienia umowy, jaką biuro rachunkowe zawiera z klientem – a przede wszystkim zakres obowiązków obu stron oraz ograniczenia i wyłączenia odpowiedzialności.
Jako że w Rozporządzeniu nałożono na podatników nowe obowiązki, dotychczasowe umowy podpisywane przez biura rachunkowe mogą nie odnosić się do wskazanego problemu. Firma świadcząca usługi rachunkowo-księgowe może zatem ponosić odpowiedzialność za niezachowanie należytej staranności określanej przy uwzględnieniu zawodowego charakteru tej działalności, o której mowa w art. 472 w zw. z art. 355 §2 kodeksu cywilnego.

Jeśli zatem na przedsiębiorcę zostanie nałożona kara finansowa, to biuro rachunkowe będzie musiało wykazać, że dochowało najwyższej staranności w prowadzeniu ewidencji i składaniu jednolitego pliku kontrolnego. W takiej sytuacji na korzyść biura mogą świadczyć próby weryfikacji prawidłowości oznaczeń faktur albo samodzielne ich oznaczanie na podstawie posiadanej wiedzy i zdobytego doświadczenia. Co jednak bardzo istotne, ciężar dowodu spoczywa w tym przypadku na biurze rachunkowym, a nie na podatniku.

Nowy JPK V7 to nowe obowiązki nie tylko dla przedsiębiorców, ale i biur rachunkowych, które świadczą usługi na ich rzecz. Dla zabezpieczenia własnych interesów, aby ograniczyć odpowiedzialność biur rachunkowych, powinny one przeprowadzić audyt zawieranych umów, a w razie konieczności – wprowadzić niezbędne modyfikacje do obowiązującego wzoru i podpisać aneksy z aktualnymi klientami.