Poradnik Przedsiębiorcy

Jak rozliczać kilometrówkę w praktyce? - przykłady

Wykorzystując prywatny samochód osobowy w ramach działalności gospodarczej, przedsiębiorca może zaliczyć zakup paliwa oraz inne wydatki eksploatacyjne do kosztów uzyskania przychodów, ale - w granicach określonego limitu. Limit ten wyliczany jest w ramach ewidencji przebiegu pojazdu, nazywanej potocznie kilometrówką. Warto dowiedzieć się, jak rozliczać kilometrówkę w praktyce - przyjrzyjmy się bliżej na podstawie przykładu.

Jak rozliczać kilometrówkę - studium przypadku

Przedsiębiorca z Warszawy wykorzystuje w ramach swojej działalności gospodarczej samochód osobowy o pojemności skokowej silnika 1598 cm³.

Styczeń - obliczanie limitu w kilometrówce

W styczniu w celach firmowych wybrał się w trasę trzy razy:

  • 5 stycznia - trasa z Warszawy do potencjalnego kontrahenta w Otwocku, w celu przedstawienia swojego produktu - długość trasy 25 km w jedną stronę (ogółem - 50 km),
  • 16 stycznia - trasa z Warszawy do hurtowni w Nowym Dworze Mazowieckim - długość trasy 38 km w jedną stronę (ogółem - 76 km),
  • 26 stycznia - trasa z centrum miasta na Mokotów, w celu wykonania usługi - długość trasy 5 km w jedną stronę (ogółem - 10 km).

Wszystkie trasy należy ująć, podając uwzględnione powyżej informacje, w ewidencji przebiegu pojazdów.

Uwaga! 

W systemie wfirma.pl trasy przejechane samochodem prywatnym przedsiębiorca wprowadza poprzez zakładkę WYDATKI » KILOMETRÓWKA » DODAJ WPIS. System uwzględnia w generowanych wpisach wszystkie niezbędne dane.

Jak rozliczać kilometrówkę w systemie wfirma

Na podstawie przejechanych kilometrów należy następnie wyliczyć limit wydatków, jakie przedsiębiorca może w danym miesiącu zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu. W tym celu należy skorzystać z odpowiedniej stawki - wynoszą one odpowiednio:

  • 0,5214 zł dla samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika do 900 cm³,
  • 0,8358 zł dla samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm³,
  • 0,2302 zł dla motocykla,
  • 0,1382 zł dla motoroweru.

Zatem jak rozliczać kilometrówkę w styczniu dla podanego w przykładzie samochodu? Odpowiednią stawką będzie ta w wysokości 0,8358 zł. Limit wydatków w styczniu wyniesie:

50 km * 0,8358 zł + 76 km * 0,8358 zł + 10 km * 0,8358 zł = 41,79 zł + 63,52 zł+ 8,36 zł = 113,67 zł.

Uwaga! 

Korzystając z systemu wfirma.pl, użytkownik nie musi samodzielnie dokonywać obliczeń - system zrobi to automatycznie, a wyliczenia będą widoczne po dodaniu wpisu w zakładce WYDATKI » KILOMETRÓWKA.

Jak rozliczać kilometrówkę poprzez wfirma.pl

W styczniu przedsiębiorca dokonał także niezbędnych zakupów do samochodu:

  • paliwo - 61,50 zł brutto,
  • płyn do spryskiwaczy - 14,76 zł brutto (12 zł netto),
  • paliwo - 123,00 zł brutto.

Przez wzgląd na fakt, iż podatek VAT od zakupu paliwa do samochodu osobowego podlega odliczeniu w wysokości 50%, do wyliczeń brane są pod uwagę kwoty netto + 50% nieodliczonego VAT. W styczniu zatem przedsiębiorca poniósł w sumie koszty dla celów podatku dochodowego w następującej kwocie:

55,75 zł + 13,38 zł + 111,50 zł = 180,63 zł.

Uwaga! 

Wydatki związane z samochodem użytkownik systemu dodaje przez zakładkę WYDATKI » KSIĘGOWANIE » DODAJ » FAKTURA VAT/ FAKTURA (BEZ VAT), wybierając jako rodzaj wydatku ZAKUP PALIWA DO POJAZDU, bądź też INNE WYDATKI ZWIĄZANE Z BIEŻĄCYM UŻYTKOWANIEM POJAZDU. Dzięki wybraniu poprawnego schematu i pojazdu system odpowiednio rozliczy podatek VAT i przyporządkuje wydatek do kilometrówki.

Jak rozliczać kilometrówkę - wprowadzenie kosztu do pojazdu

Zatem - na zakończenie miesiąca z obliczeń wynika, że limit wydatków na samochód możliwych do zaliczenia do kosztów wynosi 113,67 zł. Natomiast w rzeczywistości przedsiębiorca wydał 180,63 zł. W styczniu przedsiębiorca wykorzysta cały limit, zaliczając do kosztów uzyskania przychodu 113,67 zł. Nadwyżka wydatków - w kwocie 66,96 zł - zostanie przeniesiona na kolejny miesiąc.

A jak rozliczać kilometrówkę w KPiR? Kwotę wydatków na eksploatację samochodu prywatnego należy ująć w kol. 13 KPiR w jednej kwocie, na koniec miesiąca. Pod prowadzoną ewidencję należy natomiast podpiąć wszystkie faktury zakupowe dotyczące poniesionych wydatków związanych z użytkowaniem samochodu.

Uwaga! 

W systemie wfirma.pl wydatki na samochód zostaną automatycznie uwzględnione w KPiR a także w rejestrze zakupów VAT (50%). W zakładce WYDATKI » KILOMETRÓWKA znajduje się opcja DRUKUJ » EWIDENCJĘ (KPIR). Dzięki niej z systemu zostanie wygenerowana miesięczna ewidencja - składająca się z zestawienia miesięcznego przejechanych tras, wraz z ich długością i przeliczeniem na limit, zestawienia wydatków z miesiąca oraz podsumowania narastająco od początku roku podatkowego.

Jak rozliczać kilometrówkę - drukowanie kilometrówki

Jak rozliczać kilometrówkę w kolejnym miesiącu pokażemy na przykładzie lutego.

Luty - obliczanie limitu w kilometrówce

W lutym przedsiębiorca pokonał trasę, wynoszącą 80 km w jedną, a 160 km w dwie strony. Zatem, po przeliczeniu 160 km * 0,8358 zł = 133,73 zł. Wydatki poniesione w tym miesiącu ograniczają się do jednego tankowania w kwocie 30 zł brutto.

W lutym przedsiębiorca będzie mógł zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu maksymalnie 133,73 zł. Jego koszty wynoszą 30 zł z lutego oraz 66,96 zł nadwyżki, przeniesionej z poprzedniego miesiąca. Podsumowując - koszty wyniosą 96,96 zł, zatem zmieszczą się w możliwym w tym miesiącu limicie.

Skoro do kosztów zostało zaliczone 133,73 zł, to nadwyżka limitu w kwocie 36,77 zł (133,73zł - 96,96 zł = 36,77 zł) zostanie przeniesiona i dodana do limitu w miesiącu następnym - marcu.

Podane przykłady demonstrują jak rozliczać kilometrówkę w ciągu roku, pamiętając jednak że przeniesienia nadwyżek kosztów bądź limitów dokonuje się przez cały rok podatkowy - od stycznia do grudnia. Natomiast nadwyżki, które pojawią się w grudniu, nie będą mogły zostać rozliczone w kolejnym roku podatkowym. W styczniu należy zaprowadzić nową ewidencję przebiegu pojazdów oraz rozpocząć na nowo wyliczanie limitów i poniesionych wydatków.