Samochód w firmie - sposoby rozliczania kosztów

To, ile z wydatków na samochód trafi do kosztów i ile VAT-u zostanie odliczone, zależy od trzech rzeczy: formy posiadania pojazdu (środek trwały, prywatny, leasing, najem), jego emisji CO₂ oraz sposobu użytkowania (wyłącznie firmowo czy w sposób mieszany). Od 1 stycznia 2026 r. zmieniły się limity kosztowe – sprawdź, jak rozliczyć samochód w firmie na nowych zasadach.

Samochód w firmie – środek trwały w PIT i VAT

Popularnym rozwiązaniem wśród przedsiębiorców jest wprowadzenie pojazdu samochodowego do ewidencji środków trwałych firmy. Żeby było to możliwe, pojazd musi spełniać następujące warunki:

• stanowi własność lub współwłasność przedsiębiorcy;
• jest wykorzystywany na potrzeby firmy;
• jest kompletny i zdatny do użytku;
• przewiduje się go używać powyżej 12 miesięcy;
• ewentualnie został oddany innemu podatnikowi w używanie na podstawie umowy najmu, leasingu, dzierżawy lub umowy o podobnym charakterze.

Dla przypomnienia wysokość odpisów amortyzacyjnych (amortyzacja) obliczana jest od kwoty ustalonej wartości początkowej samochodu. 

Dla samochodów osobowych i pojazdów zaliczanych do samochodów osobowych (w rozumieniu art. 5a pkt 19a updof: o dopuszczalnej masie całkowitej nieprzekraczającej 3,5 ton, konstrukcyjnie przeznaczonych do przewozu nie więcej niż 9 osób łącznie z kierowcą, z wyjątkiem m.in. pojazdów z adnotacją VAT-1/VAT-1a/VAT-1b/VAT-2 i pojazdów specjalnych) o wartości początkowej powyżej 10 000 zł należy zastosować amortyzację według:

1. standardowej stawki 20% lub 
2. indywidualnej stawki 40%, jeżeli podatnik udowodni, że przed ich nabyciem były wykorzystywane przez podmiot inny niż podatnik, co najmniej przez okres 6 miesięcy.

To oznacza ujęcie odpisów amortyzacyjnych rozłożonych w czasie na 5 lat (stawka 20%) albo na 2,5 roku (stawka 40%). Im wyższa stawka amortyzacyjna, tym więcej kosztów w krótszym czasie ujmie podatnik w kosztach podatkowych.

Odpisy od wartości samochodu osobowego wprowadzonego do ewidencji od 1.01.2026 r. stanowią koszt tylko do wartości: 

• 225 000 zł - pojazd elektryczny lub napędzany wodorem;
• 150 000 zł - pozostałe samochody osobowe o emisji CO₂ poniżej 50 g/km;
• 100 000 zł - samochody osobowe o emisji CO₂ równej lub wyższej niż 50 g/km.

Emisję ustala się na podstawie danych z centralnej ewidencji pojazdów.

W określonych sytuacjach przedsiębiorca może też skorzystać z prawa do amortyzacji jednorazowej:

• gdy wartość samochodu nie przekracza 10 000 zł;
• z pomocy de minimis – w odniesieniu do środków trwałych z grup 3–8 KŚT z wyłączeniem samochodów osobowych, a więc m.in. samochodów ciężarowych, naczep i przyczep, do łącznej wysokości 50 000 euro rocznie (w 2026 r. to kwota 213 000 zł) – dotyczy małych podatników oraz przedsiębiorców rozpoczynających działalność.

Z kolei, gdy mowa o pojazdach samochodowych o DMC powyżej 3,5 ton będących środkiem trwałym, to nie ma ograniczeń dotyczących wartości takiego pojazdu, a zatem ww. limity nie obowiązują.

Co ważne, do kosztów uzyskania przychodu, poza odpisami amortyzacyjnymi, można zaliczyć również wydatki związane z bieżącym użytkowaniem pojazdu, jak np.: paliwo, myjnię, płyny, części czy naprawy. 

W przypadku samochodów osobowych będących środkami trwałymi do wydatków eksploatacyjnych przedsiębiorca zaliczy:

• 75% z kwoty (netto + 50% kwoty VAT niepodlegającej odliczeniu), gdy samochód jest używany w działalności i prywatnie;
• 100% kwoty netto, gdy samochód jest wykorzystywany wyłącznie do działalności gospodarczej – co wynika albo z konstrukcji pojazdu, albo, w przypadku osobówek, ze zgłoszenia VAT-26, wprowadzenia regulaminu wykluczającego użytek prywatny i prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu dla celów VAT.

W przypadku przedsiębiorców będących podatnikami zwolnionymi z VAT 75% albo 100% należy liczyć od kwot brutto. Natomiast wydatki eksploatacyjne dotyczące pojazdów samochodowych o DMC powyżej 3,5 ton będących środkiem trwałym mogą być ujęte w 100% w kosztach firmy. Nie obowiązują tutaj żadne ograniczenia procentowe. Wydatki oczywiście muszą być przeznaczone na cele prowadzenia działalności.

Warto w tym miejscu podkreślić, że czynny podatnik VAT ma prawo bez ograniczeń do odliczenia 100% podatku VAT od faktur dokumentujących wydatki eksploatacyjne dotyczące pojazdów samochodowych o DMC powyżej 3,5 ton stanowiących środki trwały w działalności podatnika.

Zupełnie odmiennie jest w przypadku pojazdów samochodowych o DMC do 3,5 ton. W tym wypadku przedsiębiorca ma możliwość odliczenia:

1. 50% VAT naliczonego z faktur dokumentujących wydatki na zakup i eksploatację pojazdu samochodowego w przypadku używania go w działalności i prywatnie (użytek mieszany) – drugie 50% nieodliczonego podatku VAT ujmuje się w kosztach firmy, ale nie w całości, a w 75%;
2. 100% podatku VAT naliczonego z faktur dokumentujących zakup i wydatki eksploatacyjne pojazdu samochodowego w przypadku używania go tylko w działalności – pojazd samochodowy o DMC do 3,5 ton uznaje się za używany tylko w działalności z uwagi na konstrukcję pojazdu albo w przypadku osobówek – zgłoszenie ich do urzędu skarbowego przez formularz VAT-26, zaprowadzenie dla nich zasad wykluczających użytek prywatny oraz prowadzenie ewidencji kilometrów.

Spełnienie wymagań konstrukcyjnych wykluczających użytek prywatny stwierdza się – w przypadku pojazdów innych niż samochody osobowe – na podstawie dodatkowego badania technicznego przeprowadzonego przez okręgową stację kontroli pojazdów, potwierdzonego zaświadczeniem tej stacji oraz adnotacją VAT-1, VAT-1a, VAT-1b albo VAT-2 w dowodzie rejestracyjnym. W przypadku pojazdów specjalnych wystarczają dokumenty wydane zgodnie z przepisami o ruchu drogowym. 

Prywatny samochód osobowy przedsiębiorcy w działalności

Przedsiębiorca w prowadzonej działalności może wykorzystywać również prywatny samochód osobowy. Prywatny samochód osobowy to taki, który pozostaje w majątku osobistym przedsiębiorcy i w żaden możliwy sposób nie jest wprowadzony do działalności gospodarczej podatnika ani nie jest przekazany do używania innym podatnikom na cele prowadzonej działalności.

W takim wypadku przedsiębiorca może jak najbardziej ujmować wydatki eksploatacyjne dotyczące tego samochodu w kosztach uzyskania przychodów. Może też odliczać podatek VAT od tych wydatków.

Limit wydatków 20% ustala się od:

1. kwoty brutto z faktury w przypadku nabywcy będącego podatnikiem zwolnionym z VAT;
2. kwoty netto + 50% podatku VAT niepodlegającego odliczeniu w przypadku nabywcy będącego czynnym podatnikiem VAT.

Z kolei, gdy jest mowa o możliwości odliczeniu podatniku VAT od wydatków eksploatacyjnych dotyczących używania prywatnego samochodu osobowego w firmie, to podatnik używający tego auta w swojej działalności ma prawo do odliczenia 50% kwoty VAT z faktury za taki wydatek. Pozostałe 50% podatku VAT stanowi podatek VAT niepodlegający odliczeniu.

W przypadku wydatków za używanie prywatnego samochodu osobowego w firmie stanowi on koszt uzyskania przychodu, jednak nie w całej wysokości 50%, a w wysokości 20% z tych 50%.

Warto w tym miejscu wspomnieć o tym, że przedsiębiorca używający prywatnego samochodu osobowego w działalności nie prowadzi już ewidencji przebiegu pojazdu na potrzeby podatku dochodowego – limit 20% zastąpił dawną kilometrówkę.

Samochód pracownika lub wspólnika – kilometrówka i ryczałt

Obowiązek prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu pozostał wyłącznie w sytuacji z art. 23 ust. 1 pkt 36 ustawy o PIT – gdy przedsiębiorca zwraca pracownikowi lub wspólnikowi koszty używania samochodu osobowego o DMC do 3,5 tony, stanowiącego własność tej osoby i wykorzystywanego na potrzeby działalności przedsiębiorcy. Zwrot następuje na podstawie umowy cywilnoprawnej między pracodawcą a pracownikiem o używanie pojazdu do celów służbowych – w formie kilometrówki (według faktycznego przebiegu) albo miesięcznego ryczałtu (wyłącznie dla jazd lokalnych).

Informacje, jakie powinny znaleźć się w prawidłowo prowadzonej ewidencji przebiegu pojazdu, ustawodawca określił w art. 23 ust. 7 updof: dane osoby używającej pojazdu, numer rejestracyjny i pojemność silnika, kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu, opis trasy, liczbę faktycznie przejechanych kilometrów, stawkę za 1 km, kwotę wynikającą z ich przemnożenia oraz podpis pracodawcy. Ewidencję prowadzi pracownik, a pracodawca potwierdza ją na koniec każdego miesiąca.

Kwota wynikająca z kilometrówki jest górnym limitem kosztu pracodawcy – do tej wysokości zwrot stanowi koszt uzyskania przychodu niezależnie od tego, jakie wydatki (paliwo, naprawy, ubezpieczenie) pracownik faktycznie poniósł na własny pojazd. Nadwyżka ponad ten limit nie jest kosztem podatkowym.

Alternatywą dla kilometrówki w jazdach lokalnych jest miesięczny ryczałt, obliczany jako iloczyn stawki za 1 kilometr przebiegu i miesięcznego limitu kilometrów na jazdy lokalne. Ryczałt wypłaca się po złożeniu przez pracownika pisemnego oświadczenia o używaniu pojazdu do celów służbowych w danym miesiącu – ewidencji przebiegu pojazdu w tym wypadku nie prowadzi się.

Oświadczenie to powinno zawierać dane dotyczące pojazdu (pojemność silnika, marka, numer rejestracyjny) oraz określać liczbę dni nieobecności pracownika w miejscu pracy w danym miesiącu z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej lub innej nieobecności, a także liczbę dni, w których pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych. Za każdy taki dzień ryczałt zmniejsza się o 1/22.

Miesięczny limit kilometrów na jazdy lokalne ustalony w zależności od liczby mieszkańców w danej gminie lub mieście, w których pracownik jest zatrudniony, nie może przekroczyć:

1. 300 km – do 100 tys. mieszkańców,
2. 500 km – ponad 100 tys. do 500 tys. mieszkańców,
3. 700 km – ponad 500 tys. mieszkańców.

Co ważne, podstawą ujęcia zwrotu w kosztach pracodawcy jest umowa z pracownikiem oraz – przy kilometrówce – potwierdzona ewidencja przebiegu pojazdu, a przy ryczałcie – oświadczenie pracownika. Faktur za paliwo czy naprawy pracownik nie przedkłada: są wystawiane na niego, nie na pracodawcę.

Z tego samego powodu pracodawca nie odlicza podatku VAT od kwot zwracanych pracownikowi – nie jest nabywcą towarów i usług, a zwrot kosztów nie jest czynnością opodatkowaną. Prawo do odliczenia 50% VAT przysługuje tylko wtedy, gdy pracodawca sam kupuje paliwo lub usługi do pojazdu udostępnionego mu przez pracownika i faktura jest wystawiona na pracodawcę. W praktyce odliczenie 100% VAT jest tu wyjątkiem – wymaga wykazania użytku wyłącznie firmowego, złożenia VAT-26 i prowadzenia ewidencji przebiegu.

Samochód w leasingu i najmie a odliczenie VAT

Samochód wykorzystywany w celach firmowych może być również pozyskany z zewnątrz w ramach leasingu lub najmu krótkoterminowego. W każdym z wymienionych przypadków, gdy leasing, najem dotyczy samochodu osobowego, przedsiębiorca ma możliwość odliczenia:

1. 50% VAT naliczonego z faktur dokumentujących raty (czynsz) za leasing, najem, innych opłat za leasing, najem i wydatki eksploatacyjne w przypadku używania samochodu osobowego w działalności i prywatnie (używanie mieszane);
2. 100% podatku VAT naliczonego z faktur dokumentujących raty (czynsz) za leasing, najem, innych opłat za leasing, najem i wydatki eksploatacyjne w przypadku używania samochodu osobowego tylko w działalności gospodarczej (pojazd samochodowy o DMC do 3,5 ton uznaje się za używany tylko w działalności z uwagi na konstrukcję pojazdu albo w przypadku osobówek zgłoszenie ich do urzędu skarbowego przez formularz VAT-26, zaprowadzenie dla nich zasad wykluczających użytek prywatny oraz prowadzenie ewidencja kilometrów).

Warto wspomnieć o jednej istotnej różnicy pomiędzy leasingiem operacyjnym a finansowym na gruncie podatku VAT. W przypadku leasingu operacyjnego podatnik będący korzystającym odlicza podatek VAT z faktur za leasing, gdzie naliczony jest podatek VAT oraz z faktur za inne opłaty dotyczące leasingowanego samochodu osobowego, gdzie naliczony jest podatek VAT. W przypadku leasingu finansowego podatnik będący korzystającym płaci z góry całą wartość podatku VAT, a więc odlicza podatek VAT tej faktury już na początku zawiązania umowy leasingu – przy czym również tu obowiązuje ograniczenie do 50% kwoty podatku, jeżeli pojazd jest wykorzystywany w sposób mieszany. 

Leasing operacyjny a PIT

W przypadku tego rodzaju umowy leasingowej samochód przez cały okres trwania umowy pozostaje własnością leasingodawcy. Nie może być więc wprowadzany do środków trwałych firmy (brak możliwości amortyzacji).

Kosztami uzyskania przychodu w leasingu operacyjnego będą:

• opłata wstępna i raty leasingowe – w części, w jakiej limit wartości samochodu (225 000 zł dla pojazdów elektrycznych i wodorowych, 150 000 zł dla pojazdów o emisji CO2 poniżej 50 g/km, 100 000 zł dla pojazdów o emisji CO2 równej lub wyższej niż 50 g/km) pozostaje do wartości pojazdu wynikającej z umowy;
• wydatki eksploatacyjne – z limitem 75%/100% jak przy środkach trwałych;
• składka OC w całości, a składka AC w części odpowiadającej proporcji kwoty 150 000 zł do wartości samochodu przyjętej dla celów ubezpieczenia – limit ten jest taki sam dla wszystkich samochodów osobowych, także elektrycznych.

Po zakończeniu umowy leasingu zwykle możliwy jest wykup samochodu – na firmę albo na cele prywatne. Wykup prywatny jest dopuszczalny, ale jeżeli pojazd zostanie sprzedany przed upływem 6 lat, przychód z tej sprzedaży rozlicza się jako przychód z działalności gospodarczej. 

Leasing finansowy a PIT

Gdy umowa leasingu przybiera charakter leasingu finansowego, to korzystający ma prawo do zaliczenia pojazdu samochodowego do swoich środków trwałych i dokonywania odpisów amortyzacyjnych od wartości początkowej tegoż pojazdu. 

Różnica polega więc na ujęciu podstawy naliczania kosztu. W odróżnieniu od leasingu operacyjnego do kosztów podatkowych nie trafią poszczególne raty leasingu. Kosztami będą natomiast w szczególności:

• odpisy amortyzacyjne – obowiązują limity jak w przypadku środka trwałego;
• część odsetkowa raty leasingowej w całości;
• wydatki związane z eksploatacją, jak zakup paliwa, koszty napraw – limity jak w przypadku środków trwałych;
• ubezpieczenie OC w całości, a składka AC w części odpowiadającej proporcji kwoty 150 000 zł do wartości samochodu przyjętej dla celów ubezpieczenia – limit ten jest taki sam dla wszystkich samochodów osobowych, także elektrycznych.

Wynajem samochodu osobowego

Przy wynajmie samochodu osobowego ujęcie wydatków związanych z eksploatacją pojazdu w kosztach podatkowych będzie wyglądało tak, jak przy leasingu operacyjnym. 

Podobnie będzie miała się kwestia możliwej do odliczenia kwoty podatku VAT z faktur dotyczących wydatków eksploatacyjnych pojazdu czy faktur (czynsz) za najem pojazdu.