Samochód w firmie - sposoby rozliczania kosztów

W obecnych czasach posiadanie samochodu to nic nadzwyczajnego – wiele osób wręcz nie wyobraża sobie życia bez niego. Wśród nich znajdują się przedsiębiorcy, dla których stanowi on często element niezbędny w prowadzonej działalności gospodarczej. Należy pamiętać, że sposób użytkowania oraz rodzaj pojazdu definiuje prawa i obowiązki związane z rozliczaniem kosztów oraz podatku VAT. Sprawdź, jak rozliczyć samochód w firmie!

Samochód w firmie – środek trwały w PIT i VAT

Popularnym rozwiązaniem wśród przedsiębiorców jest wprowadzenie pojazdu samochodowego do ewidencji środków trwałych firmy. Żeby było to możliwe, pojazd musi spełniać następujące warunki:

• stanowi własność lub współwłasność przedsiębiorcy;
• jest wykorzystywany na potrzeby firmy;
• jest kompletny i zdatny do użytku;
• przewiduje się go używać powyżej 12 miesięcy;
• ewentualnie został oddany innemu podatnikowi w używanie na podstawie umowy najmu, leasingu, dzierżawy lub umowy o podobnym charakterze.

Dla przypomnienia wysokość odpisów amortyzacyjnych (amortyzacja) obliczana jest od kwoty ustalonej wartości początkowej samochodu. 

Dla samochodów osobowych i pojazdów zaliczanych do samochodów osobowych (o dopuszczalnej masie całkowitej nieprzekraczającej 3,5 ton) o wartości początkowej powyżej 10 000 zł należy zastosować amortyzację według:

1. standardowej stawki 20% lub 
2. indywidualnej stawki 40%, jeżeli podatnik udowodni, że przed ich nabyciem były wykorzystywane przez podmiot inny niż podatnik, co najmniej przez okres 6 miesięcy.

To oznacza ujęcie odpisów amortyzacyjnych rozłożonych w czasie na 5 lat (stawka 20%) albo na 2,5 roku (stawka 40%). Im wyższa stawka amortyzacyjna, tym więcej kosztów w krótszym czasie ujmie podatnik w KPiR.

Limit wszystkich ujętych w kosztach odpisów amortyzacyjnych nie może przekroczyć:

• 225 000 zł – w przypadku samochodu osobowego będącego pojazdem elektrycznym oraz w przypadku samochodu osobowego będącego pojazdem napędzanym wodorem;
• 150 000 zł – w przypadku pozostałych samochodów osobowych.

W określonych sytuacjach przedsiębiorca może jeszcze skorzystać również z prawa do amortyzacji jednorazowej:

• gdy wartość samochodu nie przekracza 10 000 zł;
• z pomocy de minimis w przypadku samochodów ciężarowych (uwzględniając limit 50 000 euro rocznie) – dotyczy małych podatników oraz przedsiębiorców rozpoczynających działalność.

Z kolei, gdy mowa o pojazdach samochodowych o DMC powyżej 3,5 ton będących środkiem trwałym, to nie ma ograniczeń dotyczących wartości takiego pojazdu, a zatem ww. limity nie obowiązują.

Co ważne, do kosztów uzyskania przychodu, poza odpisami amortyzacyjnymi, można zaliczyć również wydatki związane z bieżącym użytkowaniem pojazdu, jak np.: paliwo, myjnię, płyny, części czy naprawy. 

W przypadku samochodów osobowych będących środkami trwałymi do wydatków eksploatacyjnych przedsiębiorca zaliczy:

• 75% z kwoty (netto + 50% kwoty VAT niepodlegającej odliczeniu), gdy samochód jest używany w działalności i prywatnie;
• 100% kwoty netto, gdy samochód jest używany tylko w działalności – pojazd samochodowy o DMC do 3,5 ton uznaje się za używany tylko w działalności z uwagi na konstrukcję pojazdu albo w przypadku osobówek zgłoszenie ich do urzędu skarbowego przez formularz VAT-26, zaprowadzenie dla nich zasad wykluczających użytek prywatny oraz prowadzenie ewidencja kilometrów.

W przypadku przedsiębiorców będących podatnikami zwolnionymi z VAT 75% albo 100% należy liczyć od kwot brutto. Natomiast wydatki eksploatacyjne dotyczące pojazdów samochodowych o DMC powyżej 3,5 ton będących środkiem trwałym mogą być ujęte w 100% w kosztach firmy. Nie obowiązują tutaj żadne ograniczenia procentowe. Wydatki oczywiście muszą być przeznaczone na cele prowadzenia działalności.

Warto w tym miejscu podkreślić, że czynny podatnik VAT ma prawo bez ograniczeń do odliczenia 100% podatku VAT od faktur dokumentujących wydatki eksploatacyjne dotyczące pojazdów samochodowych o DMC powyżej 3,5 ton stanowiących środki trwały w działalności podatnika.

Zupełnie odmiennie jest w przypadku pojazdów samochodowych o DMC do 3,5 ton. W tym wypadku przedsiębiorca ma możliwość odliczenia:

1. 50% VAT naliczonego z faktur dokumentujących wydatki na zakup i eksploatację pojazdu samochodowego w przypadku używania go w działalności i prywatnie (użytek mieszany) – drugie 50% nieodliczonego podatku VAT ujmuje się w kosztach firmy, ale nie w całości, a w 75%;
2. 100% podatku VAT naliczonego z faktur dokumentujących zakup i wydatki eksploatacyjne pojazdu samochodowego w przypadku używania go tylko w działalności – pojazd samochodowy o DMC do 3,5 ton uznaje się za używany tylko w działalności z uwagi na konstrukcję pojazdu albo w przypadku osobówek – zgłoszenie ich do urzędu skarbowego przez formularz VAT-26, zaprowadzenie dla nich zasad wykluczających użytek prywatny oraz prowadzenie ewidencja kilometrów.

Potwierdzenia konstrukcji pojazdu o DMC do 3,5 ton spełniającej wymogi dla prawa do odliczenia 100% podatku VAT od nabycia i wydatków eksploatacyjnych tego pojazdu dokonuje się w stacji diagnostycznej.

Prywatny samochód osobowy w działalności a kilometrówka

Przedsiębiorca w prowadzonej działalności może wykorzystywać również prywatny samochód osobowy. Prywatny samochód osobowy to taki, który pozostaje w majątku osobistym przedsiębiorcy i w żaden możliwy sposób nie jest wprowadzony do działalności gospodarczej podatnika ani nie jest przekazany do używania innym podatnikom na cele prowadzonej działalności.

W takim wypadku przedsiębiorca może jak najbardziej ujmować wydatki eksploatacyjne dotyczące tego samochodu w kosztach uzyskania przychodów. Może też odliczać podatek VAT od tych wydatków.

Limit wydatków 20% ustala się od:

1. kwoty brutto z faktury w przypadku nabywcy będącego podatkiem zwolnionym z VAT;
2. kwoty netto + 50% podatku VAT niepodlegającego odliczeniu w przypadku nabywcy będącego czynnym podatnikiem VAT.

Z kolei, gdy jest mowa o możliwości odliczeniu podatniku VAT od wydatków eksploatacyjnych dotyczących używania prywatnego samochodu osobowego w firmie, to podatnik używający tego auta w swojej działalności ma prawo do odliczenia 50% kwoty VAT z faktury za taki wydatek. Pozostałe 50% podatku VAT stanowi podatek VAT niepodlegający odliczeniu.

W przypadku wydatków za używanie prywatnego samochodu osobowego w firmie stanowi on koszt uzyskania przychodu, jednak nie w całej wysokości 50%, a w wysokości 20% z tych 50%.

Warto w tym miejscu wspomnieć o tym, że przedsiębiorca używający prywatnego samochodu osobowego w działalności nie prowadzi już kilometrówki na cele ustalenia kosztów uzyskania przychodów.

Natomiast obowiązek ten dotyczy tylko przypadku określonego w art. 23 ust. 1 pkt 36 ustawy o PIT, kiedy to wydatki eksploatacyjne dotyczą samochodów (o DMC do 3,5 ton) będących własnością pracownika (wspólnika), ale są ponoszone na cele działalności przedsiębiorcy pracownika (wspólnika). 

Informacje, jakie powinny znaleźć się w prawidłowo prowadzonej ewidencji przebiegu pojazdu, ustawodawca określił w art. 23 ust. 7 updof.

W ramach kilometrówki rozlicza się wszelkie wydatki związane z bieżącym użytkowaniem samochodu, jak np. zakup paliwa, części, naprawy, myjnię, opłaty parkingowe, polisę ubezpieczeniową. 

Zwrot kosztów używania pojazdów o DMC do 3,5 ton stanowiących własność pracownika (wspólnika) do celów służbowych następuje w formie miesięcznego ryczałtu obliczonego jako:

• iloczyn stawki za 1 kilometr przebiegu i miesięcznego limitu przebiegu kilometrów na jazdy lokalne 

– po złożeniu przez pracownika pisemnego oświadczenia o używaniu przez niego pojazdu do celów służbowych w danym miesiącu. 

Oświadczenie to powinno zawierać dane dotyczące pojazdu (pojemność silnika, marka, numer rejestracyjny) oraz określać liczbę dni nieobecności pracownika w miejscu pracy w danym miesiącu z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej lub innej nieobecności, a także liczbę dni, w których pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych.

Miesięczny limit kilometrów na jazdy lokalne ustalony w zależności od liczby mieszkańców w danej gminie lub mieście, w których pracownik jest zatrudniony, nie może przekroczyć:

1. 300 km – do 100 tys. mieszkańców,
2. 500 km – ponad 100 tys. do 500 tys. mieszkańców,
3. 700 km – ponad 500 tys. mieszkańców.

Co ważne, wydatki rozliczane w ramach prowadzonej kilometrówki muszą zostać odpowiednio udokumentowane, np. przez fakturę lub rachunek.

Zwrot kosztów używania przez pracownika w celach służbowych do jazd lokalnych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy, następuje na podstawie zawartej umowy cywilnoprawnej między pracodawcą a pracownikiem o używanie pojazdu do celów służbowych.

Pracodawca ma prawo odliczyć 50% podatku VAT naliczonego z faktur dokumentujących ww. wydatki. Nie ma możliwości odliczenia 100% kwoty podatku VAT od wydatków eksploatacyjnych zarówno w przypadku, gdy przedsiębiorca używa swojego prywatnego pojazdu samochodowego w działalności, jak i gdy pracownik używa swojego pojazdu na cele działalności.

Samochód w leasingu/wynajęty a odliczenie VAT

Samochód wykorzystywany w celach firmowych może być również pozyskany z zewnątrz w ramach leasingu lub najmu krótkoterminowego. W każdym z wymienionych przypadków, gdy leasing, najem dotyczy samochodu osobowego, przedsiębiorca ma możliwość odliczenia:

1. 50% VAT naliczonego z faktur dokumentujących raty (czynsz) za leasing, najem, innych opłat za leasing, najem i wydatki eksploatacyjne w przypadku używania samochodu osobowego w działalności i prywatne (używanie mieszane);
2. 100% podatku VAT naliczonego z faktur dokumentujących raty (czynsz) za leasing, najem, innych opłat za leasing, najem i wydatki eksploatacyjne w przypadku używania samochodu osobowego tylko w działalności gospodarczej (pojazd samochodowy o DMC do 3,5 ton uznaje się za używany tylko w działalności z uwagi na konstrukcję pojazdu albo w przypadku osobówek zgłoszenie ich do urzędu skarbowego przez formularz VAT-26, zaprowadzenie dla nich zasad wykluczających użytek prywatny oraz prowadzenie ewidencja kilometrów).

Warto wspomnieć o jednej istotnej różnicy pomiędzy leasingiem operacyjnym a finansowym na gruncie podatku VAT. W przypadku leasingu operacyjnego podatnik będący korzystającym odlicza podatek VAT z faktur za leasing, gdzie naliczony jest podatek VAT oraz z faktur za inne opłaty dotyczące leasingowanego samochodu osobowego, gdzie naliczony jest podatek VAT. W przypadku leasingu finansowego podatnik będący korzystającym płaci z góry całą wartość podatku VAT, a więc odlicza podatek VAT tej faktury już na początku zawiązania umowy leasingu. 

Leasing operacyjny a PIT

W przypadku tego rodzaju umowy leasingowej samochód przez cały okres trwania umowy pozostaje własnością leasingodawcy. Nie może być, więc wprowadzany do środków trwałych firmy (brak możliwości amortyzacji).

Kosztami uzyskania przychodu w leasingu operacyjnego będą:

• opłata wstępna, raty leasingowe w całości, ale tylko, gdy wartość pojazdu wynikająca z umowy nie przekracza sumy 225 000 zł w przypadku pojazdów elektrycznych oraz sumy 150 000 zł w przypadku pozostałych pojazdów;
• wydatki związane z eksploatacją, jak zakup paliwa, koszty napraw – limity tak, jak w przypadku środków trwałych;
• ubezpieczenie OC w całości, natomiast AC w całości, ale tylko, gdy wartość pojazdu wynikająca z polisy ubezpieczeniowej nie przekracza sumy 225 000 zł w przypadku pojazdów elektrycznych oraz sumy 150 000 zł w przypadku pozostałych pojazdów.

Po ustaniu okresu umowy leasingu możliwy jest zwykle wykup samochodu. Wykup ten możliwy jest aktualnie tylko na cele działalności gospodarczej.

Leasing finansowy a PIT

Gdy umowa leasingu przybiera charakter leasingu finansowego, to korzystający ma prawo do zaliczenia pojazdu samochodowego do swoich środków trwałych i dokonywania odpisów amortyzacyjnych od wartości początkowej tegoż pojazdu. 

Różnica polega, więc na ujęciu podstawy naliczania kosztu. W odróżnieniu od leasingu operacyjnego do kosztów podatkowych nie trafią poszczególne raty leasingu. Kosztami będą natomiast w szczególności:

• odpisy amortyzacyjne – obowiązują limity jak w przypadku środka trwałego;
• część odsetkowa raty leasingowej w całości;
• wydatki związane z eksploatacją, jak zakup paliwa, koszty napraw – limity jak w przypadku środków trwałych;
• ubezpieczenie OC w całości, natomiast AC w całości, ale tylko, gdy wartość pojazdu wynikająca z polisy ubezpieczeniowej nie przekracza sumy 225 000 zł w przypadku pojazdów elektrycznych oraz sumy 150 000 zł w przypadku pozostałych pojazdów.

Wynajem samochodu osobowego

Przy wynajmie samochodu osobowego ujęcie wydatków związanych z eksploatacją pojazdu w kosztach podatkowych będzie wyglądało tak, jak przy leasingu operacyjnym. 

Podobnie będzie się miała się kwestia możliwej do odliczenia kwoty podatku VAT z faktur dotyczących wydatków eksploatacyjnych pojazdu czy faktur (czynsz) za najem pojazdu.