Samochód w firmie - sposoby rozliczania

W obecnych czasach posiadanie samochodu to nic nadzwyczajnego - wiele osób wręcz nie wyobraża sobie życia bez niego. Wśród nich znajdują się przedsiębiorcy, dla których stanowi on często element niezbędny w prowadzonej działalności gospodarczej. Należy pamiętać, iż sposób użytkowania oraz rodzaj pojazdu definiuje prawa i obowiązki, związane z rozliczaniem kosztów oraz podatku VAT. Sprawdź, jak rozliczyć samochód w firmie!

Samochód w firmie - środek trwały

Popularnym rozwiązaniem wśród przedsiębiorców jest wprowadzenie samochodu do ewidencji środków trwałych firmy. Żeby było to możliwe, pojazd musi spełniać następujące warunki:

• stanowi własność lub współwłasność przedsiębiorcy,
• jest wykorzystywany na potrzeby firmy,
• jest kompletny i zdatny do użytku,
• przewiduje się go używać powyżej 12 m-cy.

Dla samochodów osobowych o wartości powyżej 3.500 zł należy zastosować amortyzację wg stawki 20% lub 40% w przypadku pojazdów używanych przez co najmniej 6 miesięcy. Do kosztów uzyskania przychodu trafi w takim wypadku maksymalnie 20.000 euro w przeliczeniu na PLN po średnim kursie NBP z dnia przekazania samochodu do używania.

W określonych sytuacjach przedsiębiorca może skorzystać również z prawa do amortyzacji jednorazowej:

• gdy wartość samochodu nie przekracza 3.500 zł,
• z pomocy de minimis w przypadku samochodów ciężarowych (uwzględniając limit 50.000 euro rocznie) - dotyczy małych podatników oraz przedsiębiorców rozpoczynających działalność.

Co ważne, do kosztów uzyskania przychodu, poza odpisami amortyzacyjnymi, można zaliczyć również wydatki związane z bieżącym użytkowaniem pojazdu, jak np.: paliwo, myjnię, płyny, części czy naprawy. Szczególną uwagę należy zwrócić na fakt, iż przy samochodach osobowych nie ma możliwości odliczenia podatku VAT od zakupu paliwa do tych pojazdów.

Ponadto pamiętać należy, że czynni podatnicy VAT przy zakupie pojazdów osobowych mogą odliczyć jedynie część VAT - a mianowicie 60% jego wartości, jednak nie więcej niż 6.000 zł. Pozostała kwota nieodliczonego podatku VAT zwiększa wartość początkową środka trwałego.

Przy sprzedaży takiego pojazdu, kwotę przychodu do opodatkowania pomniejsza się o jego niezamortyzowaną wartość. W przypadku samochodu osobowego podatnik ma prawo do zastosowania stawki zwolnionej VAT, jeżeli sprzedaż nastąpi po upływie 6 miesięcy.

Ponadto w przypadku samochodów osobowych o wartości:

• do 15.000 zł - jeśli sprzedaż nastąpiła przed upływem roku,
• powyżej 15.000 zł - gdy transakcja sprzedaży nastąpiła w przeciągu 5 lat,

- należy pamiętać o możliwej korekcie VAT-u odliczonego podczas zakupu.

Rozliczanie wydatków w ramach kilometrówki

Przedsiębiorca w prowadzonej działalności może wykorzystywać również prywatny samochód osobowy. Wówczas, aby możliwe było ujęcie w kosztach wydatków związanych z jego eksploatacją, należy prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu (EPP), czyli tzw. kilometrówkę. Obowiązek ten wynika z art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Natomiast informacje, jakie powinny znaleźć się w prawidłowo prowadzonej ewidencji przebiegu pojazdu ustawodawca określił w art. 23 ust. 7 updof.

W ramach kilometrówki rozlicza się wszelkie wydatki związane z bieżącym użytkowaniem samochodu, jak np. zakup paliwa, części, naprawy, myjnię, opłaty parkingowe, polisę ubezpieczeniową. Tutaj również zastosowanie znajduje wspomniana wcześniej ogólna zasada dotycząca braku prawa do odliczenia podatku VAT od paliwa zakupionego do samochodu osobowego. W ramach EPP rozliczana jest wówczas kwota brutto z takiej faktury.

Wydatki związane z użytkowaniem pojazdu zaliczane są do kosztów w ramach limitu kilometrówki. Limit ten oblicza się jako iloczyn faktycznie przejechanych służbowo kilometrów (zapisanych w ewidencji) oraz stawki normatywnej za jeden kilometr przebiegu. EPP prowadzi się z podziałem na odpowiednie miesiące kalendarzowe, a koszty w ramach limitu rozlicza się narastająco od początku roku. Jeżeli w danym miesiącu poniesione wydatki przekroczą limit, możliwe będzie uwzględnienie ich w miesiącu następnym (oczywiście do wysokości limitu).

Co ważne, wydatki rozliczane w ramach prowadzonej kilometrówki muszą zostać odpowiednio udokumentowane, np. przez fakturę lub rachunek.

Samochód osobowy, do którego prowadzona jest EPP nie jest środkiem trwałym, a co za tym idzie nie podlega amortyzacji. Jego sprzedaż z kolei nie stanowi przychodu z działalności gospodarczej.

Samochód w leasingu/wynajęty

Samochód wykorzystywany w celach firmowych może być również pozyskany z zewnątrz w ramach leasingu (długoterminowy wynajem) lub wynajmu krótkoterminowego. W każdym z wymienionych przypadków, gdy wynajem dotyczy samochodu osobowego, przedsiębiorca ma możliwość odliczenia jedynie 60% VAT (nie więcej niż 6.000 zł). Przy rozliczeniu kosztów w firmie znaczenie będzie mieć rodzaj umowy.

Leasing operacyjny

W przypadku tego rodzaju umowy leasingowej samochód przez cały okres trwania umowy pozostaje własnością leasingodawcy. Nie będzie więc wprowadzany do środków trwałych firmy (brak możliwości amortyzacji).

Kosztami w leasingu operacyjnym będą:

• w całości raty leasingowe,
• czynsz inicjalny/opłata wstępna,
• wydatki związane z eksploatacją, jak zakup paliwa, koszty napraw - ujęte bezpośrednio w kosztach bez konieczności prowadzenia EPP,
• ubezpieczenie (przy samochodach osobowych powyżej 20.000 EUR uwaga na limit art. 23 ust.1 pkt 47updof).

Po ustaniu okresu umowy leasingu możliwy jest zwykle wykup samochodu. Rozliczenie będzie zależało od tego, czy będzie to wykup prywatny (tu używanie auta w dalszym ciągu w ramach działalności powoduje konieczność prowadzenia kilometrówki i brak możliwości zaliczenia wartości wykupu do kosztów), czy wykup na firmę (możliwe zaliczenie do kosztów podatkowych oraz odliczenie VAT - dla samochodów osobowych zgodnie z limitem dla samochodów osobowych).

Leasing finansowy

Gdy umowa leasingu przybiera charakter leasingu finansowego, samochód od początku użytkowania jest już własnością przedsiębiorcy. Różnica polega więc na ujęciu podstawy naliczania kosztu. W odróżnieniu od leasingu operacyjnego do kosztów podatkowych nie trafią poszczególne raty leasingu. Kosztami będą natomiast w szczególności:

• odpisy amortyzacyjne (samochód jako środek trwały w firmie),
• część odsetkowa raty leasingowej,
• wydatki związane z eksploatacją - brak obowiązku prowadzenia kilometrówki,
• ubezpieczenie (limit dla aut osobowych).

Wynajem krótkoterminowy

Przy wynajmie krótkoterminowym ujęcie wydatków związanych z eksploatacją pojazdu w kosztach podatkowych będzie wyglądało nieco inaczej. Owszem, faktura za wynajem będzie stanowiła koszt, tak jak w leasingu operacyjnym, natomiast bieżące wydatki będą wyliczane według limitu wynikającego z kilometrówki, której prowadzenie jest obowiązkowe.