Samochód osobowy w firmie - ograniczenia w rozliczeniu kosztów

Obecnie posiadanie samochodów osobowych w prowadzonej działalności gospodarczej stało się pewnym standardem. Stanowi to bowiem nie tylko komfort podczas podróży służbowych, ale także oszczędność czasu. Powszechną praktyką wśród przedsiębiorców jest użytkowanie pojazdów wprowadzonych do ewidencji środków trwałych lub wykorzystywanych na podstawie odpowiedniej umowy, np. leasingu, użyczenia. Wielu podatników zdecydowało się również na używanie własnego samochodu osobowego zarówno w celach prywatnych, jak i firmowych.

Użytkowanie samochodu w działalności gospodarczej wiążę się głównie z ponoszeniem wydatków na jego utrzymanie podczas bieżącej eksploatacji, m.in. na zakup paliwa, części zamiennych, koszty naprawy, itp. Podatnicy muszą jednak pamiętać o ograniczeniach w stosunku do rozliczania wydatków na samochód osobowy w kosztach uzyskania przychodów na podstawie art. 23 ustawy o PIT.

Z definicji, jaka została określona w art. 5a pkt 19a, wynika, że samochodem osobowym jest każdy pojazd samochodowy o dopuszczalnej masie całkowitej nieprzekraczającej 3,5 tony - konstrukcyjnie przeznaczony do przewozu nie więcej niż 9 osób łącznie z kierowcą.

Samochód osobowy jako środek trwały

Zgodnie z przepisami ustawy o PIT podatnicy posiadają prawo wprowadzenia samochodu osobowego do ewidencji środków trwałych. Wówczas wartość początkowa pojazdu jest rozliczana w kosztach uzyskania przychodów na podstawie dokonywanych odpisów amortyzacyjnych. Zastrzeżeniem jest jednak, aby pojazd stanowił własność lub współwłasność podatnika oraz był wykorzystywany na potrzeby związane z prowadzoną działalnością gospodarczą. Dodatkowo powinien być kompletny i zdatny do użytku w dniu przyjęcia do ewidencji, a okres przewidywanej użyteczności powinien być dłuższy niż rok.

W ustawie przewidziano jednak pewne ograniczenia dotyczące amortyzacji samochodów osobowych. Wedle art. 23 ust. 1 pkt 4 nie mogą stanowić kosztu uzyskania przychodów odpisy amortyzacyjne w części ustalonej od wartości samochodu przewyższającej równowartość 20.000 euro. Przeliczenia na złote dokonuje się natomiast według kursu średniego euro ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z dnia przekazania pojazdu do używania.

Przykład 1.

Podatnik zakupił samochód osobowy o wartości 95.000 PLN oraz następnie wprowadził do go ewidencji środków trwałych. Kurs średni ogłoszony przez NBP z dnia przyjęcia pojazdu do ewidencji był równy 4,30 PLN/EUR, zatem limit po przeliczeniu wynosi:

4,30 PLN/EUR x 20.000 EUR = 86.000 PLN

Co istotne, na podstawie art. 23 ust. 1 pkt 45 kosztem podatkowym nie mogą być również odpisy amortyzacyjne od wartości początkowej samochodów osobowych zakupionych ze środków finansowych otrzymanych np. z dotacji unijnej.

Wszelkie wydatki poniesione w związku z użytkowaniem samochodu osobowego będącego środkiem trwałym w firmie podatnik może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów w pełnej wysokości. Jedyny wyjątek stanowią wydatki na ubezpieczenie dobrowolne samochodu osobowego, o czym mowa w dalszej części artykułu.

Samochód osobowy niewprowadzony do ewidencji

Kolejnym rozwiązaniem często wykorzystywanym przez przedsiębiorców jest użytkowanie własnych samochodów osobowych - niewprowadzonych do ewidencji środków trwałych bądź udostępnionych na podstawie umowy cywilnoprawnej (np. najmu). Wówczas wydatki związane z używaniem danego pojazdu w przedsiębiorstwie powinny być rozliczane zgodnie z brzmieniem art. 23 ust. 1 pkt 46.

Na podstawie przytoczonych przepisów podatnik użytkujący samochody osobowe niewprowadzone do ewidencji środków trwałych bądź będące jego własnością zobowiązany jest do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu dla celów podatku dochodowego. Obowiązek prowadzenia tzw. “kilometrówki” wynika z konieczności rozróżnienia, jaka wysokość wydatków poniesionych na użytkowanie pojazdu faktycznie dotyczy prowadzonej działalności gospodarczej.

Wydatki związane z użytkowaniem samochodów osobowych co do zasady mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów wyłącznie do wysokości limitu wynikającego z ewidencji przebiegu pojazdu. Ustalenie wspomnianego limitu polega na pomnożeniu liczby faktycznie przejechanych kilometrów w ramach prowadzonej działalności przez stawkę za jeden kilometr przebiegu. Obecnie stawki dla samochodów osobowych wynoszą:

• 0,5214 zł - o pojemności skokowej silnika do 900 cm3,
• 0,8358 zł - o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3.

Zgodnie z zasadą funkcjonowania ewidencji przebiegu pojazdu, jeżeli wartość poniesionych wydatków jest niższa niż wynikający z niej limit, wówczas do kosztów uzyskania przychodów trafia cała ich wartość. W przeciwnym przypadku, kosztem są jedynie wydatki objęte ustalonym limitem, natomiast ich nadwyżka przechodzi na następny okres (miesiąc) danego roku podatkowego.

Ponadto przedsiębiorca posiada prawo do powiększenia kosztów podatkowych o wydatki ponoszone przez pracowników wykorzystujących prywatne samochody na potrzeby działalności gospodarczej. Jednak w tym przypadku również występuje ograniczenie wynikające z art. 23 ust. 1 pkt 36, zgodnie z którym pracownicy zobowiązani są do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu, na podstawie której ustalana jest wartość kosztów podlegających zwrotowi przez przedsiębiorcę.

Polecamy

Koszty naprawy powypadkowego samochodu firmowego

Wśród wydatków na utrzymanie oraz bieżącą eksploatację, możliwych do rozliczania w ramach kilometrówki znajdują się m.in. zakup paliwa, składki na ubezpieczenie, części zamienne, wydatki na bieżące naprawy, przeglądy, opłaty za parking lub przejazdy autostradą. Wyjątek stanowią jednak opłaty za czynsz w ramach umowy najmu lub dzierżawy samochodu osobowego wykorzystywanego w ramach prowadzonej działalności gospodarczej. Ich rozliczenie następuje bowiem poza limitem ewidencji przebiegu pojazdu w pełnej wysokości - bezpośrednio do kosztów uzyskania przychodów. Powyższe znalazło potwierdzenie w interpretacji ogólnej Ministra Finansów z dnia 8 listopada 2013 roku.

Handel samochodami a koszty

W przypadku podatników zajmujących się sprzedażą samochodów w zakresie prowadzonej działalności gospodarczej nie obowiązują ograniczenia w kwestii rozliczania koszów użytkowania pojazdów. Wszelkie wydatki poniesione na ich utrzymanie oraz eksploatację stanowią koszt w ujęciu podatkowym, ponieważ wspomniane samochody stanowią towary handlowe przedsiębiorstwa. Podatnicy nie są zatem zobowiązani do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdów przeznaczonych na sprzedaż, chociaż nie zostały wprowadzone do majątku firmy. Jedyny wyjątek stanowią składki na ubezpieczenie samochodu osobowego, które mogą stanowić koszt uzyskania przychodu do limitu, o którym mowa w art. 23 ust. 1 pkt 47.

Ubezpieczenie samochodu - kolejne ograniczenie

Samochód osobowy podlega zarówno obowiązkowym ubezpieczeniom, jak i dobrowolnym, których nabycie zależy od podatnika. O ile w przypadku tych pierwszych nie istnieją żadne ograniczenia, to w odniesieniu do ubezpieczeń dobrowolnych - zależnych od wartości pojazdu - już tak.

Zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 47 do kosztów uzyskania przychodów nie można zaliczyć składek na ubezpieczenie samochodu osobowego w wysokości przekraczającej ich część ustaloną w takiej proporcji, w jakiej pozostaje równowartość 20.000 euro, w wartości samochodu przyjętej dla celów ubezpieczenia. Przeliczenia na złote - w przypadku osób fizycznych - dokonuje się według kursu sprzedaży walut obcych ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z dnia zawarcia umowy ubezpieczenia. Co istotne, powyższe przepisy odnoszą się jedynie do ubezpieczenia autocasco (AC), którego wartość uzależniona jest od wartości samochodu osobowego.

Przykład 2.

Ten sam podatnik (z przykładu pierwszego) w dniu przekazania pojazdu do używania podpisał również umowę dobrowolnego ubezpieczenia AC. Wartość samochodu dla celów ubezpieczenia jest taka sama jak cena nabycia i wynosi 95.000 PLN, natomiast kurs sprzedaży walut NBP był równy: 4,20 PLN/EUR.

Wartość procentowa składki ubezpieczenia, możliwa do ujęcia w kosztach podatkowych wynosi zatem:

20.000 EUR x 4,20 PLN/EUR / 95.000 PLN x 100 = 88,42%

- pozostałe 11,58% jest wyłączone z kosztów uzyskania przychodów.

Od posiadania dobrowolnego ubezpieczenia samochodu uzależnione jest również ujęcie w kosztach wydatków na powypadkową naprawę lub likwidację pojazdów. Właściwa regulacja została zawarta w art. 23 ust. 1 pkt 48, zgodnie z którą nie stanowią kosztów uzyskania przychodów:

• straty powstałe w wyniku utraty lub likwidacji oraz
• wydatki poniesione na remonty powypadkowe,

- samochodów nieobjętych ubezpieczeniem dobrowolnym.

Samochód objęty leasingiem operacyjnym

Według ustawy o PIT z leasingiem operacyjnym mamy do czynienia w sytuacji, gdy jedna ze stron (finansujący) oddaje do odpłatnego używania albo używania i pobierania pożytków na warunkach określonych w ustawie drugiej stronie (korzystającemu), podlegające amortyzacji środki trwałe. Opłaty ustalone w umowie leasingu (raty leasingowe, opłata wstępna), ponoszone przez podatnika w okresie umowy z tytułu używania - w tym przypadku samochodu osobowego - podlegają całkowitemu zaliczeniu do kosztów podatkowych.

Umowa leasingu w przypadku osób prowadzących działalność gospodarczą:

• powinna zostać zawarta na okres oznaczony stanowiący co najmniej 40% normatywnego okresu amortyzacji, jeżeli przedmiotem umowy są podlegające odpisom amortyzacyjnym rzeczy ruchome. W przypadku samochodów osobowych normatywny okres amortyzacji wynosi pięć lat, zatem minimalny okres umowy leasingu nie może być krótszy niż dwa lata;
• suma opłat ustalonych w umowie leasingu, pomniejszona o należny podatek od towarów i usług, odpowiada co najmniej wartości początkowej środków trwałych.

Na podstawie art. 23 ust. 3b uznaje się również, że bieżące wydatki poniesione na utrzymanie oraz eksploatację pojazdu będącego przedmiotem umowy leasingu nie podlegają rozliczeniu w ramach kilometrówki. Podatnik wykorzystujący samochód osobowy na podstawie takiej umowy ma zatem prawo do ujmowania pełnej wartości wydatków na jego utrzymanie do kosztów uzyskania przychodów, z wyjątkiem wcześniej wspomnianego ubezpieczenia dobrowolnego.