Kilometrówka dla celów PIT, czyli ewidencja przebiegu pojazdu, jest jednym ze sposobów rozliczania wydatków ponoszonych na samochód w firmie. Obowiązuje ona tych przedsiębiorców, którzy wykorzystują prywatny samochód w celach firmowych.
Kilometrówka - co powinna zawierać?
Kilometrówka polega na spisywaniu faktycznie przejechanych kilometrów. Aby prowadzić ją zgodnie z przepisami, powinna ona zawierać następujące elementy:
dane osoby, która korzysta z samochodu,
numer rejestracyjny auta,
pokonaną trasę - jej odległość, cel i datę.
Kilometrówka określa maksymalną kwotę wydatków, jakie można rozliczyć w związku z wykorzystywaniem auta.
Kiedy można prowadzić kilometrówkę?
Jak już zostało wspomniane, ewidencja przebiegu pojazdu powinna być prowadzona wówczas, gdy w firmie wykorzystywany jest prywatny samochód, stanowiący własność przedsiębiorcy, pracownika lub osoby trzeciej. Innymi słowy kilometrówka jest stosowana, gdy używany samochód nie został wprowadzony do ewidencji środków trwałych w firmie. W ramach limitu kilometrówki można rozliczać samochód, który:
stanowi wyposażenie firmy (nie jest uwzględniany w środkach trwałych firmy),
stanowi własność prywatną,
jest wykorzystywany na podstawie umowy najmu, dzierżawy czy użyczenia.
Obowiązujące stawki w limicie kilometrówki
Należy jednak mieć na względzie, że prowadzenie kilometrówki nie zwalnia przedsiębiorcy z konieczności dokumentowania wydatków związanych z eksploatacją auta. Bowiem do kosztów uzyskania przychodu można zaliczyć tylko te wydatki, które zostały faktycznie poniesione w związku z wykorzystywaniem danego samochodu w prowadzonej działalności. Wysokość tych wydatków ustala się na podstawie faktur i rachunków.
Kilometrówka nie jest dowodem poniesienia kosztu. Na jej podstawie ustala się jedynie limit wydatków związanych z użytkowaniem auta, które można zaliczyć do kosztów podatkowych. Limit ten wyznacza się poprzez przemnożenie liczby przejechanych kilometrów przez stawkę za 1 km przebiegu.
Aktualnie obowiązujące stawki za 1 km przebiegu pojazdu wynoszą odpowiednio:
dla samochodu o pojemności do 900 cm3 - 0,5214 zł,
dla samochodu o pojemności od 900 cm3 - 0,8358 zł,
dla motocyklu - 0,2302 zł,
dla motoroweru - 0,1382 zł.
Przenoszenie wydatków na kolejny okres rozliczeniowy kilometrówki
Jeśli koszty poniesione w danym miesiącu związane z eksploatacją auta, czyli wydatki z faktur kosztowych, rachunków, itp., przekraczają limit wynikający z kilometrówki, możne je rozliczyć z następnych miesiącach. Bowiem wydatki uwzględniane w kilometrówce rozliczane są narastająco. Oznacza to, że jeśli poniesione koszty w danym miesiącu są zbyt wysokie, by rozliczyć je w tym miesiącu, wówczas mogą zostać zaliczone do limitu kilometrówki w miesiącu następnym. Należy jednak mieć na względzie, że takie przenoszenie kosztów jest możliwe jedynie w obrębie konkretnego roku podatkowego. Nie jest możliwe przeniesienie ich na rok następny.
Brak ewidencji przebiegu pojazdu i jego konsekwencje
Jeśli przedsiębiorca wykorzystuje w prowadzonej działalności auto, które nie zostało wprowadzone do ewidencji środków trwałych, nie prowadząc do niego kilometrówki, wówczas do kosztów podatkowych nie może zaliczyć wydatków związanych z jego użytkowaniem.
