Umowa zlecenia z osobą pracującą za granicą na etacie a ubezpieczenie ZUS

Zawarcie umowy zlecenia ze zleceniobiorcą będącym jednocześnie pracownikiem zatrudnionym w Polsce na umowę o pracę nie budzi wątpliwości co do konieczności zgłoszenia takiego zleceniodawcy do ubezpieczenia w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych. W dzisiejszych czasach, gdzie występuje duża współpraca transgraniczna, niczym nadzwyczajnym nie jest to, że pracownikami lub zleceniobiorcami są osoby podlegające ubezpieczeniom społecznym w innym kraju czy państwie członkowskim Unii Europejskiej. Dlatego też mogą pojawić się wątpliwości, czy zawarcie umowy zlecenia przez polskiego przedsiębiorcę lub inny podmiot z osobą pracującą na etacie poza granicami Polski i posiadającej tam tytuł do ubezpieczenia wymaga zgłoszenia takiego zleceniobiorcy do ubezpieczenia w ZUS-ie. Czy umowa zlecenia z osobą pracującą za granicą powinna być zgłoszona do ZUS?

Umowa zlecenia z obywatelem innego państwa członkowskiego Unii Europejskiej

Wskazane regulacje normują kwestie dotyczące objęciem ubezpieczenia społecznego obywateli jednego z państw członkowskich Unii Europejskiej, Islandii, Liechtensteinu, Norwegii, Szwajcarii w ten sposób, że w danym czasie są oni objęci przepisami jednego kraju, a tym samym obowiązek opłacania składek mają w jednym kraju.

Instytucje zabezpieczenia społecznego oceniają każdorazowo sytuację danego człowieka i ustalą kraj, którego ustawodawstwu w zakresie zabezpieczenia społecznego podlega on zgodnie z powołanymi przepisami Unii Europejskiej.

Jeśli znaczna część działalności wynosząca nie mniej niż 25% wykonywana jest w kraju zamieszkania danej osoby, to wówczas podlega ona ubezpieczeniom społecznym i przepisami z tym związanymi w swoim kraju zamieszkania.

Gdyby jednak osoba ta nie wykonywała znacznej części swojej działalności w swoim kraju zamieszkania, podlegać będzie przepisom kraju, w którym znajduje się siedziba firmy lub miejsce prowadzenia działalności jej pracodawcy.

Jeśli dana osoba pracuje dla kilku pracodawców, których siedziby mieszczą się w różnych krajach, podlegać będzie przepisom swojego kraju zamieszkania, nawet jeśli nie wykonuje w nim znacznej części swojej działalności.

Jeżeli osoba prowadzi działalność na własny rachunek i nie wykonuje znacznej części swojej działalności w swoim kraju zamieszkania, podlega przepisom kraju, w którym znajduje się ośrodek interesów jej życiowych.

Kiedy osoba jest zatrudniona jako pracownik najemny lub prowadzi działalność na własny rachunek w różnych krajach, wówczas będzie ubezpieczona w tym w kraju, w którym jest zatrudniona.

Przechodząc do omawianego problemu, a mianowicie do tego, jak wygląda sytuacja w zakresie ubezpieczenia w ZUS-ie osoby pracującej na etacie za granicą zawierającej umowę zlecenie, wskazać należy, że co do zasady nie będzie ona podlegała ubezpieczeniu w polskim ZUS-ie.

Przykład 1.

Jan Nowak prowadzi firmę XYZ. Zamierza zawrzeć umowę zlecenia z Helmutem Schwarzem – Niemcem, który pracuje w Niemczech w ramach stosunku pracy. Pan Jan zastanawia się, czy w związku z powyższym powinien zgłosić pana Helmuta do ubezpieczenia w ZUS-ie. Wskazać należy, że pan Helmut podlega w takiej sytuacji systemowi zabezpieczenia społecznego w Niemczech, dlatego też ewentualnie obowiązek zgłoszenia go do ubezpieczenia na podstawie umowy zlecenia zaistnieje, o ile niemieckie przepisy będą na to wskazywać. Pan Jan nie ma obowiązku odprowadzania żadnych składek do ZUS-u w Polsce.

Jeżeli przepisy ustawodawstwa kraju zamieszkania zleceniobiorcy w odniesieniu do umowy zlecenie przewidują konieczność zgłoszenia do ubezpieczeń i odprowadzania składek do systemu ubezpieczeń społecznych, polska firma zawierająca umowę zlecenia z taką osobą będzie zobowiązana jako płatnik do odprowadzania składek na ubezpieczenia społeczne w innym kraju członkowskim.

W celu uzyskania informacji, czy z tytułu danej umowy powstanie obowiązek ubezpieczeń społecznych, należy zwrócić się do właściwej instytucji ubezpieczeniowej państwa członkowskiego, w której są za tę osobę opłacane składki.

Umowa zlecenia z osobą pracującą za granicą

Zaświadczenie to stanowi dowód na to, że zleceniobiorca podlega wyłącznie ustawodawstwu innego państwa członkowskiego w zakresie ubezpieczeń społecznych i nie podlega ubezpieczeniom społecznym w Polsce. Zaświadczenie to jest formą ochrony zleceniodawcy w razie kontroli z ZUS-u oraz podstawą do zwolnienia z obowiązku opłacania składek ubezpieczeniowych w Polsce od umowy zlecenia.

Zdarza się również tak, że polskie firmy chcą zawrzeć umowę zlecenie z mieszkańcami innych krajów niż Państwa członkowskie i również w tym wypadku pojawia się wątpliwość, co z ubezpieczeniami społecznymi takich osób z tytułu zlecenia.

Zgodnie z zasadą terytorialności wynikającą z art. 6 ust. 1 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych obowiązkowym ubezpieczeniom społecznym podlegają osoby fizyczne, które na obszarze Polski są m.in.:

• pracownikami;
• osobami wykonującymi pracę na podstawie umowy agencyjnej lub umowy zlecenia albo innej umowy o świadczenie usług, do której zgodnie z Kodeksem cywilnym stosuje się przepisy dotyczące zlecenia, przy czym z umowy-zlecenia uczniowie i studenci do ukończenia 26. roku życia nie podlegają obowiązkowym ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym.

Dlatego, rozstrzygając obowiązek ubezpieczeń społecznych cudzoziemców, należy ustalić:

• czy doszło do zawarcia umowy zlecenia z polskim podmiotem;
• czy zawarta umowa zlecenie jest faktycznie wykonywana na obszarze Polski.

Jeżeli umowa zlecenie została zawarta z polskim podmiotem i zlecenie w ramach zawartej umowy jest wykonywane na obszarze Polski, to cudzoziemiec będzie podlegał ubezpieczeniom społecznym w Polsce z tytułu umowy zlecenia.[/alert-info]

Polskim przepisom o ubezpieczeniach społecznych nie podlegają m.in.:

• cudzoziemcy oraz obywatele polscy zamieszkujący na stałe za granicą, choćby byli zatrudnieni przez polskie podmioty, których miejsce wykonywania zlecenia określone zostało poza granicami Polski.

Wskazać należy, że cudzoziemiec nie podlega polskiemu ustawodawstwu w zakresie ubezpieczeń społecznych nawet w sytuacji, gdy zawarł umowę zlecenia z polskim podmiotem, ale miejsce wykonywania zlecenia określono poza granicami Polski. Jeśli bowiem miejsce wykonania zlecenia zostało określone za granicą i tam jest ono wykonywane, to zatrudniony cudzoziemiec nie jest zleceniobiorcą na obszarze Polski. 

W tym wypadku elementem decydującym o tym, czy cudzoziemiec objęty zostanie ubezpieczeniami społecznymi z ZUS-u z tytułu zlecenia, jest miejsce wykonywania zlecenia w ramach zawartej umowy zlecenie. 

Samo zawarcie umowy zlecenia w siedzibie pracodawcy na terenie Polski nie ma znaczenia dla ustalenia obowiązku zgłoszenia zleceniobiorcy do ubezpieczenia w ZUS-ie; istotne jest miejsce wykonywania zlecenia.

Przykład 2.

Polska firma zamierza zlecić wykonanie zlecenia pracownikom z Meksyku. Z treści zawartej umowy wynika, że zlecenie będzie wykonywane w Meksyku. W takiej sytuacji zleceniobiorca nie jest objęty ubezpieczeniami społecznymi w Polsce, gdyż na obszarze Rzeczypospolitej Polskiej nie wykonuje zlecenia, co nie rodzi obowiązku ubezpieczenia go w polskim ZUS-ie.

Wykonywanie na rzecz polskiej firmy przez cudzoziemca umowy cywilnoprawnej – umowy zlecenia wyłącznie za granicą nie powoduje obowiązku naliczania składek ZUS. 

Powyższe potwierdza też interpretacji Oddziału ZUS w Lublinie z 3 marca 2016 roku (sygn. WPI/200000/43/241/2016), w której wskazano: „Przepisy ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych również nie uzależniają objęcia polskimi ubezpieczeniami od posiadanego obywatelstwa, miejsca zamieszkania, pobytu itp. Istotny dla objęcia obowiązkiem ubezpieczeń emerytalnego i rentowych jest:

1. fakt zawarcia z polskim podmiotem np. stosunku pracy czy innej umowy rodzącej zgodnie z przepisami obowiązek ubezpieczeń społecznych oraz
2. wykonywanie pracy w ramach tych umów na obszarze Polski”.

Przykład 3.

Polska firma zamierza zlecić wykonanie zlecenia pracownikom z Ukrainy. Z treści zawartej umowy wynika, że zlecenie będzie wykonywane w Polsce. W takiej sytuacji zleceniobiorca jest objęty ubezpieczeniami społecznymi w Polsce, gdyż na obszarze Rzeczypospolitej Polskiej wykonuje zlecenie, co rodzi obowiązek ubezpieczenia go w polskim ZUS-ie.

Podsumowując przed zawarciem umowy zlecenia z osobą pracującą za granicą zleceniodawca powinien ustalić, czy osoba ta podlega ubezpieczeniom społecznym w Polsce. W przypadku obywateli państw członkowskich Unii Europejskiej należy zwrócić się do właściwej instytucji ubezpieczeniowej w tym państwie o wydanie zaświadczenia E-101. W przypadku cudzoziemców należy ustalić, czy miejsce wykonywania zlecenia określono w Polsce.