Zmienne warunki ekonomiczne zmuszają przedsiębiorców do poszukiwania oszczędności. Kluczowym obszarem staje się optymalizacja kosztów zatrudnienia, która pozwala firmie dostosować się do sytuacji rynkowej bez konieczności przeprowadzania zwolnień. Jakie działania można podjąć, aby legalnie obniżyć wydatki na pracowników i jednocześnie utrzymać stabilność zespołu w czasach gospodarczej niepewności?
Czym jest optymalizacja kosztów zatrudnienia?
Przez pojęcie optymalizacji kosztów zatrudnienia powinniśmy rozumieć podejmowanie działań ochronnych dla firm w czasach kryzysu i rosnących wydatków. Taki stan może wynikać zarówno z przyczyn zewnętrznych (inflacja, kryzysy wojenne, ekonomiczne lub środowiskowe), jak i wskutek niewłaściwych działań samego przedsiębiorcy (nieumiejętne prowadzenie działalności, generowanie strat, odpływ klientów i zmniejszenie dochodów). Zwolnienie pracowników jest co prawda jedną z form zażegnania kryzysu finansowego firmy, jednak na dłuższą metę nie rozwiązuje problemu. Przedsiębiorcy potrzebują pracowników, jeśli chcą powiększać swoje dochody i zasięg oddziaływania na klientów. Redukcja etatów może być oczywiście niewielka i czasowa, jednak optymalizacja kosztów zatrudnienia może być ciekawszą alternatywą.
Optymalizacja to nic innego jak proces dostosowywania różnych elementów, systemów, procesów lub strategii w celu osiągnięcia jak najlepszych wyników przy minimalnym zużyciu zasobów. W kontekście kosztów zatrudnienia polega ona na zmianie modelu działalności, tak aby nie było potrzeby zwalniania obecnej kadry. Optymalizacja kosztów zatrudnienia pozwala zwiększyć konkurencyjność firmy – sprzedawane usługi i towary mogą być po prostu tańsze. Optymalizacja pozwala również obniżyć bieżące wydatki na płace i składki ZUS, dzięki czemu uwalnia kapitał, który można przeznaczyć na inwestycje, rozwój lub poduszkę bezpieczeństwa. Elastyczne zarządzanie kosztami zatrudnienia umożliwia szybką reakcję na zmieniające się zapotrzebowanie na rynku zarówno w okresach wzrostu, jak i spowolnienia. W dłuższej perspektywie rozsądne zarządzanie kosztami pracy przyczynia się do ogólnej stabilności i odporności przedsiębiorstwa na kryzysy.
Elastyczne formy zatrudnienia
Jedną z podstawowych form optymalizacji kosztów zatrudnienia w czasach zmian jest stosowanie elastycznych form zatrudnienia. Mowa tu oczywiście o stosowaniu umów cywilnoprawnych, które niejako zastępują umowy o pracę. Tradycyjna umowa o pracę na czas nieokreślony, choć daje pracownikowi stabilność, bywa obciążeniem dla pracodawcy w okresach wahań popytu. Wiele małych i średnich firm oferuje zatrudnienie na podstawie stosunku cywilnoprawnego, na czele z umowami zlecenia lub o dzieło. Dla przedsiębiorcy oznacza to niższe koszty składek ZUS (zwłaszcza w przypadku studentów do 26. roku życia, emerytów czy osób zatrudnionych na umowę o pracę u innego pracodawcy z co najmniej minimalnym wynagrodzeniem). Tego rodzaju umowy charakteryzują się dużą elastycznością w ustalaniu wymiaru pracy i wynagrodzenia. Z drugiej jednak strony umowy cywilnoprawne nie tworzą stosunku pracy, a przez to wykonawca nie posiada uprawnień pracowniczych (np. prawa do urlopu, odprawy, okresu wypowiedzenia), chyba że strony co innego zastrzegą w swojej umowie. W przypadku umowy o dzieło mówimy o najniższych kosztach zatrudnienia, ponieważ taki kontrakt oznacza dla zatrudniającego brak składek ZUS (chyba że wykonawca działa na rzecz własnego pracodawcy lub umowa jest zawarta z osobą, z którą wykonawca pozostaje w stosunku pracy).
Pamiętajmy, aby przed zastosowaniem umów cywilnoprawnych dokładnie przeanalizować ich zgodność z rzeczywistym charakterem świadczonej pracy, aby uniknąć ryzyka kontroli ZUS lub Państwowej Inspekcji Pracy i ewentualnych roszczeń pracownika. Jeśli dany stosunek prawny zostanie uznany przez sąd za stosunek pracy, zatrudniający będzie musiał liczyć się z zapłatą odszkodowania, kar oraz zaległych składek na ubezpieczenia społeczne.
Alternatywą dla umów cywilnoprawnych może być outsourcing i leasing pracowniczy. Pierwsze pojęcie oznacza przekazanie zewnętrznej firmie realizacji określonych funkcji biznesowych (np. księgowość, IT, HR, logistyka, obsługa klienta). Drugie zaś wynajem pracowników od agencji pracy tymczasowej. W przypadku outsourcingu przedsiębiorca przenosi koszty stałe na zmienne, a także zyskuje dostęp do specjalistycznej wiedzy i technologii, redukcję wewnętrznego personelu i związanych z nim obciążeń administracyjnych. Minusem jest jednak to, że traci część kontroli nad procesem zatrudnienia. Pojawia się wówczas konieczność dokładnego określenia zakresu usług w umowie. W przypadku leasingu pracowniczego przedsiębiorca ma szansę na szybkie uzupełnianie braków kadrowych oraz elastyczność w dopasowaniu liczby pracowników do sezonowego zapotrzebowania. Ta forma zatrudnienia to także brak formalnych zobowiązań pracodawcy wobec pracownika tymczasowego. Rozliczenia i formalności pozostają bowiem po stronie agencji. Z drugiej strony omawiane rozwiązanie oznacza również wyższe koszty jednostkowe niż w przypadku zatrudnienia bezpośredniego i potencjalne problemy z integracją pracowników tymczasowych z zespołem.
Subwencje i dotacje – wsparcie z budżetu państwa i UE
Optymalizacja kosztów zatrudnienia może odbywać się także poprzez uzyskiwanie wszelkiego rodzaju dotacji i dofinansowań do prowadzonej działalności. Zarówno Polska, jak i Unia Europejska oferują szereg programów wspierających pracodawców w zatrudnianiu określonych grup pracowników lub w trudnych sytuacjach gospodarczych. Do najpopularniejszych należą:
- dotacje z urzędów pracy, w tym dotacje na utworzenie nowego miejsca pracy, refundacje do kosztów zatrudnienia dla pracodawców zatrudniających bezrobotnych w ramach robót publicznych lub prac interwencyjnych, dofinansowanie szkoleń dla pracowników i pracodawców;
- wsparcie z PFRON (Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych), w tym dofinansowanie do wynagrodzeń, zwrot kosztów przystosowania stanowiska pracy dla osób z niepełnosprawnościami;
- fundusze europejskie, w tym programy operacyjne (np. szkolenia, staże, subsydia płacowe dla nowo zatrudnionych).
Pamiętajmy, że warunki i dostępność subwencji zmieniają się dynamicznie. Kluczowe jest regularne monitorowanie stron internetowych Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, Urzędów Pracy oraz PFRON-u.
Optymalizacja czasu pracy i wynagrodzeń
Kolejnym rozwiązaniem, jeśli chodzi o optymalizację kosztów zatrudnienia, jest dostosowanie czasu pracy i wynagrodzeń pracowniczych do aktualnych potrzeb przedsiębiorstwa. To obszar, który często jest niedoceniany, a może przynieść realne oszczędności bez konieczności redukcji zatrudnienia. Pracodawca powinien rozważyć w pierwszej kolejności zastosowanie szczególnych systemów czasu pracy, a dokładniej:
- równoważnego systemu czasu pracy, który pozwala na wydłużenie dobowego wymiaru czasu pracy do 12 godzin, w zamian za skrócenie w inne dni lub udzielenie dni wolnych, co daje większą elastyczność w planowaniu pracy;
- zadaniowego systemu czasu pracy, w przypadku gdy nie da się dokładnie określić godzin pracy (np. dla niektórych specjalistów), pracodawca ustala zadania do wykonania w określonym terminie. Pracownik sam decyduje o rozkładzie swojego czasu pracy. Nie obniża to bezpośrednio kosztów, ale zwiększa efektywność i odpowiedzialność pracownika;
- systemu pracy w ruchu ciągłym. W przypadku przedsiębiorstw, które pracują 24/7 (np. zakłady produkcyjne, szpitale), ten system pozwala na optymalne wykorzystanie zasobów ludzkich, choć wymaga precyzyjnego planowania grafików;
- banku godzin, który nie jest formalnie uregulowanym systemem. W praktyce firmy korzystają z elastycznych rozliczeń czasu pracy, gromadząc nadgodziny, a następnie oddając je w formie dni wolnych w okresach mniejszego zapotrzebowania, zamiast wypłacać dodatki za nadgodziny. Wymaga to precyzyjnego uregulowania w regulaminie pracy lub układzie zbiorowym.
Jeśli chodzi o optymalizację kosztów zatrudnienia w zakresie wysokości wypłacanego wynagrodzenia, pracodawca może zdecydować się na zastosowanie tzw. pensji zmiennej. Część wynagrodzenia jest wówczas uzależniona od wyników pracy (premie, prowizje, bonusy). Pozwala na powiązanie kosztów z efektywnością i wynikami firmy. W tzw. systemie kafeteryjnym pracownicy wybierają świadczenia pozapłacowe z dostępnej dla nich puli, co może być bardziej efektywne kosztowo niż jednorodne benefity dla wszystkich.
Zwolnienia grupowe – ostateczność w kryzysie
Jeśli przedsiębiorca nie ma możliwości zastosowania narzędzi optymalizacyjnych, o których była mowa wcześniej, powinien rozważyć zwolnienia grupowe. Są co prawda drastycznym, ale czasem niezbędnym narzędziem w obliczu głębokiego kryzysu gospodarczego, restrukturyzacji firmy lub spadku zamówień. Ich przeprowadzenie jest ściśle regulowane Kodeksem Pracy i wymaga spełnienia określonych warunków i procedur.
Zgodnie z Ustawą z dnia 13 marca 2003 roku o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników zwolnienia grupowe mają miejsce, gdy w okresie 30 dni następuje rozwiązanie stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników:
- co najmniej 10 pracowników, gdy pracodawca zatrudnia mniej niż 100 pracowników;
- 10% pracowników, gdy pracodawca zatrudnia co najmniej 100, lecz mniej niż 300 pracowników;
- 30 pracowników, gdy pracodawca zatrudnia co najmniej 300 lub więcej pracowników.
Podsumowanie
Optymalizacja kosztów zatrudnienia to proces ciągły, wymagający analizy, planowania i elastyczności. Kluczem do sukcesu jest holistyczne podejście, które uwzględnia zarówno aspekty ekonomiczne, jak i społeczne. Wybierając odpowiednie strategie, firmy mogą nie tylko przetrwać trudne czasy, ale również wzmocnić swoją pozycję na rynku, stając się bardziej konkurencyjnymi i odpornymi na przyszłe wyzwania. Pamiętajmy, że każda zmiana w obszarze zatrudnienia powinna być przeprowadzona zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa pracy, z poszanowaniem praw pracowników i, w miarę możliwości, w atmosferze otwartej komunikacji.
