Poradnik Przedsiębiorcy

Absencje i rotacje pracowników – jak zabezpieczyć firmę?

Niezależnie od wielkości prowadzonej firmy każdy przedsiębiorca zatrudniający pracowników z doświadczenia wie, że absencje i rotacje podwładnych są wpisane w życie firmy, ponieważ firma to ludzie. W zależności od branży rotacja pracowników może być większa lub mniejsza w danych okresach. Natomiast jeśli chodzi o nieobecności pracowników, to można określić ogólną tendencję, że w okresie wakacyjnym, a także jesienno-zimowym tych absencji jest zdecydowanie więcej. Szczególnie teraz, kiedy trwa pandemia koronawirusa, nieobecności pracowników są dla firm szczególnie mocno odczuwalne. Czy można temu zapobiec? Czy istnieją rozwiązania, które spowodują, że absencje i rotacje pracowników nie wpłyną na prawidłowość funkcjonowania organizacji? Odpowiadamy.

Absencje i rotacje pracowników – przyczyny

Omówienie zagadnienia warto zacząć od pojęcia „absencji”, czyli nieobecności pracowników. Jak już zostało wspomniane, widoczne są ogólne tendencje, że w danych okresach jest ich więcej. Latem, z oczywistych względów, większość pracowników udaje się na urlop wypoczynkowy. Przypomnijmy, że według przepisów prawa pracy pracownik może wykorzystać w ciągu roku 20 lub 26 dni urlopu. Kodeks pracy wskazuje, że na wniosek pracownika urlop ten może być udzielony w częściach, jednak przynajmniej jedna z nich musi wynosić minimum 14 dni. Dwa tygodnie to połowa miesiąca. Jeśli dodamy do tego liczbę pracowników, którzy chcą wykorzystać ten urlop właściwie w przeciągu 3 miesięcy (czerwiec–sierpień), to mimo określenia planu urlopowego może się okazać, że zapewnienie ciągłości pracy w zakładzie będzie dużym wyzwaniem.

Z kolei w okresie jesienno-zimowym najczęstszą przyczyną nieobecności pracowników są choroby i przebywanie na zwolnieniu lekarskim. Jest to o tyle trudna sytuacja, że nie da się jej przewidzieć ani zaplanować. Tym samym zakres działań, które może podjąć w takiej sytuacji pracodawca, jest ograniczony.

Ponadto przepisy prawa pracy dają pracownikom prawo do korzystania z innych rodzajów nieobecności, m.in. takich jak:

  • urlop na żądanie (4 dni wchodzące w wymiar urlopu wypoczynkowego);
  • urlop okolicznościowy (2 dni lub jeden dzień w zależności od okazji);
  • urlop bezpłatny (udzielany przez pracodawcę na wniosek pracownika);
  • urlopy związane z macierzyństwem;
  • inne obecności usprawiedliwione i nieusprawiedliwione.

Nie można również zapominać o rotacji pracowników, czyli zwolnieniach (bez względu na to, która strona umowy inicjuje rozwiązanie umowy o pracę). To zjawisko również należy uwzględnić podczas planowania różnych prac w organizacji. Poziom fluktuacji jest już jednak bardzo indywidualną cechą każdego przedsiębiorstwa, a nawet i każdego działu.

Jak widać, pracownicy mają naprawdę sporo „okazji” do nieobecności w pracy. Doświadczeni menedżerowie dobrze o tym wiedzą, dlatego chcąc zabezpieczyć organizację przed przerwami w pracy z powodu nieobecności pracowników, podejmują różne działania, aby temu zapobiec.

Zastępstwa wewnątrz firmy

Jednym ze sposobów radzenia sobie z nieobecnością danego pracownika lub jego niespodziewanym odejściem są przesunięcia pracowników wewnątrz organizacji. Oczywiście jest to rozwiązanie doraźne i bardzo tymczasowe. Może ono uzupełnić braki kadrowe i zabezpieczyć bardziej kluczowe stanowisko w firmie, jednak ma wiele wad. Przede wszystkim jest to rozwiązanie „na chwilę” i o ile w razie choroby, urlopu czy innej nieobecności pracownika może się sprawdzić, to w przypadku rotacji jest jedynie plastrem na ranę, a nie lekarstwem. Ponadto nie każdego pracownika można tak łatwo i elastycznie zastąpić z dnia na dzień. Pamiętać należy również o demotywującym wpływie na tych, którzy zostaną oddelegowani do odbycia tego zastępstwa.

Rekrutacja

Naturalnym i oczywistym jest prowadzenie rekrutacji pracowników, kiedy rotacja w firmie lub danym dziale jest na dużym poziomie. Rekrutacja jest najczęściej prowadzona w ramach własnych zasobów firmy przez dział HR.

Oprócz rekrutacji doraźnych coraz więcej pracodawców prowadzi rekrutacje stałe, tzn. że przez cały czas zbierają oni CV i umawiają się z kandydatami oraz zatrudniają nowe osoby. Nie jest to nabór na konkretne stanowisko za konkretnego pracownika, który odszedł.

Należy również zwrócić uwagę, że coraz więcej pracodawców decyduje się na korzystanie z usług firm headhunterskich, które zawodowo zajmują się rekrutacją pracowników. Korzystanie z ich usług z pewnością przyspiesza proces pozyskania nowego pracownika, jednak w takim wypadku należy liczyć się z większymi kosztami zatrudnienia.

Planowanie zatrudnienia

Planowanie zatrudnienia jest jedną z najskuteczniejszych metod zabezpieczenia firmy przed przerwaniem ciągu pracy w organizacji. Metoda ta polega na zatrudnianiu pracowników „z nawiązką” i z odpowiednim wyprzedzeniem. Przykładowo, jeśli szczyt pracy w organizacji przypada w okresie zimowym, to pracodawca już od wiosny zatrudnia pracowników, aby do okresu zimowego byli oni odpowiednio wyszkoleni i samodzielni na swoich stanowiskach pracy. Ponadto zatrudnianie większej liczby pracowników, niż to wynika ze ścisłego podziału pracy, daje firmie zabezpieczenie w okresie zwiększonej absencji lub rotacji, ponieważ pomimo nieobecności części pracowników praca nadal jest wykonywana w odpowiedniej ilości, czasie i jakości. Jedną z największych wad tego rozwiązania są koszty zatrudnienia – przez kilka miesięcy zatrudnia się więcej pracowników niż to wynika wprost z ilości pracy. Ponadto w takim przypadku pracodawca powinien organizować pracownikom dodatkowe zadania i obowiązki, aby nie doprowadzić do bezproduktywności.

Outsourcing pracowniczy

Outsourcing można określić jako „wynajmowanie pracowników”. Wynika to z faktu, że agencja pracy zapewnia organizacji pracownika na określone stanowisko, natomiast dla takiego pracownika pracodawcą jest nadal agencja. Oznacza to, że to nie firma (klient), a agencja pracy (outsourcing) ponosi odpowiedzialność za pracownika – rekrutację, rozliczenie wynagrodzenia, zarządzanie. Koszty związane ze współpracą z agencją outsourcingową są mniejsze niż konieczność posiadania własnego rozbudowanego działu kadr. Co istotne, nie ponosi się również kosztów nieobecności takiego „wynajętego” pracownika, ponieważ to po stronie agencji leży obowiązek zapewnienia klientowi „rąk do pracy”.

Polscy pracodawcy i menedżerowie już powszechnie korzystają z takiej formy pozyskiwania pracowników. Szczególnie w celu pozyskania osób o najniższych kwalifikacjach.

Premia za obecność w pracy

Coraz częściej można spotkać się z rozwiązaniem, które ma miejsce w firmach, a mianowicie ustaleniem premii za obecność w pracy. Jest to odpowiedź na nie zawsze uczciwe postępowanie pracowników. Tajemnicą poliszynela jest fakt, że pracownicy wykorzystują krótkie (czasem jednodniowe) zwolnienia lekarskie w celu załatwienia spraw osobistych czy po prostu odpoczynku. Zwolennicy metody premiowania obecności wskazują, że lepiej pracowników nagradzać za obecność niż karać za nieobecność. Premia ma zmotywować zatrudnionych do częstszej obecności w pracy. Niestety jest to również bardzo niebezpieczne narzędzie. Taka premia może zachęcać pracowników do przychodzenia do pracy pomimo choroby, czego skutkiem mogą być zakażenia innych współpracowników. Szczególnie teraz, w sytuacji pandemii koronawirusa, postępowanie takie może być bardzo niebezpieczne.

Absencje i rotacje pracowników są nieodzownym elementem funkcjonowania każdej firmy. Nie wszystkie przyczyny da się zlikwidować czy choćby zminimalizować. Z pewnością jednak można się na takie sytuacje przygotować i wręcz powinno być obowiązkiem kadry zarządzającej, aby podejmowała określone działania odpowiednio wcześniej. Tylko w ten sposób przedsiębiorstwo może mieć zapewnioną ciągłość pracy i brak przestojów.