Pracodawca jest obowiązany zapewnić pracownikom okulary korekcyjne, zgodnie z zaleceniem lekarza, jeżeli wyniki badań okulistycznych przeprowadzonych w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej wykażą potrzebę ich stosowania podczas pracy przy obsłudze monitora ekranowego. Czy dofinansowanie zakupu okularów dla pracownika jest zwolnione ze składek ZUS oraz podatku dochodowego?
Refundacja okularów - zasady ogólne
Obowiązek zapewnienia okularów korygujących wzrok pracownikom pracującym na stanowiskach z monitorami ekranowymi wynika z par. 8 ust. 2 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 1 grudnia 1998 roku w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe. Obowiązek ten spoczywa na pracodawcy, zgodnie z zaleceniem lekarza, jeżeli wyniki badań okulistycznych przeprowadzanych w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej wykażą potrzebę ich stosowania przy obsłudze monitora ekranowego.
Zgodnie z przepisami rozporządzenia kwota refundacji lub dofinansowania zakładu pracy do zakupu okularów powinna umożliwić pracownikowi zakup zaleconych przez lekarza-okulistę szkieł oraz najprostszych oprawek.
W przepisie tym nie znajdziemy informacji, jak często po stronie pracownika powstaje prawo do refundacji okularów korekcyjnych, pozostawiając po stronie pracodawcy decyzję w tej sprawie. W związku z tym, w wielu zakładach pracy ustalane są specjalne postanowienia w regulaminach wynagradzania, określające, iż dofinansowanie zakupu okularów dla pracownika występuje co 2 lub 3 lata, a za jej podstawę uznaje się orzeczenie lekarskie stwierdzające konieczność ich stosowania podczas pracy przy monitorze ekranowym.
Należy zaznaczyć, iż taki zapis w regulaminie nie wyłącza stosowania przepisów rozporządzenia mówiących o tym, iż to lekarz sprawujący profilaktyczną opiekę nad pracownikami ma decydujący głos w tej sprawie. W sytuacji, gdy pracownik zgłosi pracodawcy podejrzenia co do nagłego pogorszenia się wzroku będzie nieobecny w pracy dłużej niż 30 dni w związku z chorobą, występuje konieczność przeprowadzenia badań lekarskich. Jeżeli w ich trakcie lekarz stwierdzi pogorszenie się wzroku, wówczas ma on prawo wystawić orzeczenie, iż dany pracownik, wykonując pracę przy monitorze ekranowym powinien korzystać z innych okularów. W tym wypadku pracodawca musi przyznać refundację, mimo że nie upłynął okres wskazany w regulaminie wynagrodzeń.
Obowiązek taki nie nastąpi natomiast, jeżeli pracownik zgubi lub zniszczy okulary i będzie ubiegał się o refundację, bez posiadania orzeczenia od okulisty.
Dofinansowanie zakupu okularów dla pracownika - składki i opodatkowanie
W kwestii oskładkowania i opodatkowania kwoty refundacji zakupu okularów korygujących wzrok dla pracownika, należy zaznaczyć dwie kwestie. Po pierwsze, zgodnie z par. 2 ust. 1 pkt 6 rozporządzenia składkowego z podstawy wymiaru składek ZUS wyłączona jest m.in. wartość świadczeń rzeczowych wynikających z przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy oraz ekwiwalenty za te świadczenia wypłacane zgodnie z przepisami wydanymi przez Radę Ministrów lub właściwego ministra. Po drugie, art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych określa, iż od podatku dochodowego wolne są świadczenia rzeczowe i ekwiwalenty za te świadczenia przysługujące na podstawie przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, jeżeli zasady ich przyznawania wynikają z odrębnych ustaw lub przepisów wykonawczych wydanych na podstawie tych ustaw.
W związku z powyższym, jeżeli konieczność zakupu okularów wynika z orzeczenia lekarskiego, wówczas sfinansowane pracownikowi przez pracodawcę nabycie okularów korygujących wzrok jest zwolnione z opodatkowania i oskładkowania.
