Poradnik Przedsiębiorcy

Ujmij w kosztach firmowych szkolenie dla pracownika

Coraz częściej pracodawcy decydują się na szkolenia i kursy dla swoich pracowników. Takie działania mają na celu podnoszenie kwalifikacji zawodowych podwładnych oraz pełnią funkcję motywacyjną. Sprawdź, czy szkolenie dla pracownika, przedsiębiorca może ująć w kosztach firmy.

Szkolenie dla pracownika w kosztach firmowych

Wydatki poniesione na szkolenie dla pracownika przedsiębiorca ma prawo zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów, jednakże należy pamiętać o tym, że szkolenie powinno być ściśle związane z zakresem pełnionych przez pracownika obowiązków w firmie. Oznacza to, że np. księgowa odbywa kurs z zakresu podatków czy księgowości. Wątpliwości wzbudziłoby wysłanie jej np. na kurs operatora wózków widłowych. W tej sytuacji pracodawcy trudno by było udowodnić, że opłacone szkolenie było związane z uzyskaniem przychodów, czy też miało na celu zabezpieczenie ich źródeł.

Wątpliwości pojawiają się również w sytuacji, kiedy wraz z kosztem szkolenia przedsiębiorca ponosi wydatki na usługi hotelowe, gastronomiczne czy wynajem sali konferencyjnej.

Koszty poniesione na szkolenia pracowników powinny spełniać podstawowy warunek określony w art. 22 ust 1 Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej: ustawa o PIT) oraz art. 15 ust. 1 Ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (dalej: ustawa o CIT), czyli wydatek może stanowić koszty uzyskania przychodu, jeśli poniesiono go w celu uzyskania przychodu lub zabezpieczenia bądź zachowania źródła przychodu. Zatem cel szkolenia powinien być powiązany z perspektywą uzyskania przychodu.

Odpowiednie udokumentowanie

Koszty szkoleń pracowników z pewnością wzbudzą zainteresowanie organów podatkowych, jeśli wraz z nimi wystąpiły wydatki na gastronomię lub też część rozrywkową. W takiej sytuacji należy się spodziewać że organy podatkowe będą szczegółowo badały związek pomiędzy szkoleniem a prowadzoną działalnością, a także to, czy celem podnoszenia kwalifikacji tak naprawdę nie było wyłącznie zapewnienie rozrywki wraz z gastronomią. Tego typu świadczenia należałoby uznać za osobiste, a co za tym idzie, wyłączyć z kosztów uzyskania przychodu.

Przedsiębiorca powinien posiadać wszelkie dokumenty, które pozwolą udowodnić, że poniesione wydatki są ściśle związane ze szkoleniem, a co za tym idzie, spełniają przesłanki wymienione w art. 22 ust. 1 ustawy o PIT.

Istotne jest, by szkolenia, na które przedsiębiorca wydatkuje pieniądze, powinny być związane z prowadzoną działalnością, ale także przekładać się na polepszenie wydajności pracy czy lepszą jej organizację.

Gastronomia w kosztach

Wydatki na gastronomię bezpośrednio związaną ze szkoleniem przedsiębiorca również może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. Posiłek podczas szkolenia zazwyczaj stanowi jego nierozłączną część, ma na celu zapewnienie odpowiedniego poziomu świadczonej usługi.

W przypadku jeśli pracodawca zorganizuje posiłek niezwiązany ze szkoleniem, np. po jego zakończeniu, wówczas takiego wydatku nie można uznać za koszt uzyskania przychodu. Należałoby uznać, że miał na celu uprzyjemnić czas pracownikom. Wydatki poniesione na gastronomię muszą wynikać z charakteru szkolenia.

Stanowisko dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy w interpretacji indywidualnej z 27 lutego 2013roku, sygn. ITPB1/415-1260C/12/WM w sprawie zaliczenia w koszty uzyskania przychodów szkoleń dla pracowników:

“(...) Z powyższego przepisu wynika, że kosztami uzyskania przychodów są wszelkie koszty, a więc bezpośrednio i pośrednio związane z uzyskiwaniem przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 powołanej ustawy. Jednakże, aby dany wydatek mógł zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodów, podatnik musi wykazać jego związek z prowadzoną działalnością oraz to, że poniesienie tego wydatku miało lub mogło mieć wpływ na wielkość osiągniętego przychodu, ewentualnie na zachowanie lub zabezpieczenie źródła tego przychodu. Kosztami podatkowymi są zarówno koszty, które pozostają w bezpośrednim związku

przyczynowo-skutkowym z przychodami podatkowymi, jak również koszty pośrednie, których powiązanie z konkretnym przychodem nie jest możliwe, jednak dla prawidłowego funkcjonowania przedsiębiorstwa poniesienie ich jest uzasadnione.

(...) Celowość ponoszenia tego rodzaju kosztów przez przedsiębiorcę jest uzasadniona wynikającym z przepisów prawa pracy nakazem ułatwiania pracownikom podnoszenia kwalifikacji zawodowych. Zakres wiedzy, jaki pracownicy mogą zdobywać na koszt pracodawcy w ramach wyżej wymienionego obowiązku podnoszenia kwalifikacji nie jest jednak nieograniczony. Wydatki na podnoszenie kwalifikacji pracowniczych – aby mogły stanowić koszt uzyskania przychodu dla pracodawcy – muszą mieć ścisły związek z zakresem obowiązków pracownika wynikającym ze stosunku pracy oraz charakterem działalności pracodawcy”.