Poradnik Przedsiębiorcy

Koszty organizacji imprezy dla pracowników

Zadowolenie pracownika ze swojej pracy bez wątpienia jest czynnikiem, który przynosi zyski firmie. Przedsiębiorcy powinni przemyśleć kwestię organizowania integracyjnych firmowych imprez. Koszty organizacji imprezy dla pracowników pod pewnymi warunkami mogą być kosztem uzyskania przychodu. Kiedy jednak zorganizowanie imprezy integracyjnej nie będzie kosztem firmowym? W jaki sposób rozliczyć taki wydatek?

Koszty organizacji imprezy dla pracowników jako koszty prowadzenia działalności

Z definicji kosztu uzyskania przychodu wynika, że może to być wydatek, którego celem jest uzyskanie przychodu, zabezpieczenie lub zachowanie źródła przychodu. Oznacza to, że wydatki, które zostały poniesione w innym celu, nie mogą stanowić kosztu uzyskania przychodu. Podatnik zobowiązany jest wykazać nie tylko fakt poniesienia danego wydatku, ale także jego celowość i racjonalność.

W związku z tym, aby zakwalifikować koszty organizacji imprezy dla pracowników do kosztów podatkowych, istotne znaczenie ma określenie celu, w jakim zostały poniesione.

Z takiej imprezy musi wynikać wprost cel motywacyjno-integracyjny dla pracowników. Warunkiem zaliczenia wydatków poniesionych przez przedsiębiorcę na zorganizowanie imprezy dla pracowników jest to, aby miały one rzeczywiście na celu poprawę atmosfery pracy, zintegrowanie pracowników między sobą, z firmą oraz z pracodawcą, co ma przełożenie na budowanie lojalności wobec pracodawcy, jak i na zwiększenie efektywności pracy a co za tym idzie także na zwiększenie przychodów osiąganych przez firmę.

Stanowisko to zyskało poparcie w licznych interpretacjach podatkowych, np. dyrektora IS w Bydgoszczy z 17 lutego 2014 r. (ITPB3/423-559/13/PST). Zdaniem Dyrektora IS w Warszawie z 20.07.2010 r., sygn. IPPB1/415-544/11 2/EC), jeżeli przebywanie pracowników ze sobą czy konsumpcja są celem samym w sobie, to w takim przypadku nie można uznać, iż wydatki poniesione na organizację takiej imprezy mają związek z przychodem, wobec czego nie stanowią one kosztu uzyskania przychodów. Należy więc mieć na uwadze, iż spotkania nie mogą mieć jedynie charakteru konsumpcyjnego czy rozrywkowego, a wydatki nie powinny wykraczać poza główny cel spotkania, jakim jest integracja bądź szkolenie i nie powinny mieć charakteru reprezentacji”.

Warto zauważyć, że to na przedsiębiorcy ciąży obowiązek udowodnienia związku danego wydatku z prowadzoną działalnością. Przedsiębiorca więc ma obowiązek oprócz dowodów księgowych sporządzić dokumentację, z której jednoznacznie wynikać będzie integrujący i motywujący charakter imprezy dla pracowników. Tylko koszty organizacji imprezy dla pracowników, które są należycie udokumentowane, są uznawane przez organy podatkowe za koszt uzyskania przychodu.

Prowadzi to do wniosku, że organizując imprezę dla pracowników, nie powinno być problemem rozliczenie kosztów np. wynajęcia sali, ewentualnego zakwaterowania i wyżywienia pracowników. Wyjątkiem są wydatki na alkohol, które zdaniem organów podatkowych nie mogą zostać zaliczone do kosztów firmowych. W ich ocenie wydatki na napoje alkoholowe nie są niezbędne do zorganizowania imprezy dla pracowników, ani nie służą także celowi, jakim jest osiągnięcie przychodu lub zachowanie jego źródła.

WSA we Wrocławiu w wyroku z 5 lipca 2012 r. (sygn. akt I SA/Wr 4444/12) stwierdził, że wydatki na napoje alkoholowe, także te podawane przy okazji różnego rodzaju szkoleń i konferencji, nawet jeżeli uznawane są za zwyczajowo przyjęte i zostaną dostosowane do charakteru spotkania, nie stanowią kosztów uzyskania przychodów. Bez względu na taką ocenę pozostaje również ilość i rodzaj podawanego alkoholu.

Należy również podkreślić, że do kosztów uzyskania przychodu można zaliczyć wydatki poniesione w związku z organizacją imprezy tylko i wyłącznie dla pracowników. Jeśli w spotkaniu mają uczestniczyć osoby spoza firmy, np. osoby towarzyszące, rodziny pracowników lub kontrahenci, to w tej części jest to już reprezentacja, a ta została wprost wyłączona z możliwości zaliczenia do kosztów podatkowych, bez względu na jej cel i faktyczny związek z uzyskiwanymi przychodami.

W sytuacji, kiedy w imprezie nie uczestniczą tylko pracownicy, ciężko wyodrębnić koszty poniesione tylko w stosunku do pracowników. Dlatego zdaniem organów podatkowych, w przypadku, kiedy nie jest możliwe wydzielenie oraz udokumentowanie wydatków przypadających tylko i wyłącznie na pracowników - koszty poniesione na organizację imprezy dla pracowników oraz innych osób nie stanowią kosztów uzyskania przychodu w całości. Aby zatem nie wdać się w spór z organami podatkowymi, najbezpieczniej jest przeznaczyć imprezę tylko i wyłącznie dla pracowników zatrudnionych w danej firmie.

Do kosztów uzyskania przychodu nie mogą zostać również zaliczone koszty organizacji imprezy dla pracowników sfinansowane z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Wynika to z art. 23 ust. 1 pkt 42 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, zgodnie z którym nie uważa się za koszty uzyskania przychodu wydatków pracodawcy na działalność socjalną, o której mowa w przepisach o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych.

Koszty organizacji imprezy dla pracowników - odliczanie VAT

Chcąc odliczyć podatek naliczony z faktur dokumentujących koszty organizacji imprezy dla pracowników, przede wszystkim należy mieć na uwadze ogólną zasadę, mówiącą o tym, że prawo do odliczenia VAT naliczonego przysługuje przedsiębiorcom w takiej części, w jakiej wydatek służył wykonywaniu czynności opodatkowanych. W związku z tym, od wydatków poniesionych na organizację imprezy dla pracowników, pracodawca ma prawo odliczyć VAT w całości (dla podatników wykonujących wyłącznie czynności opodatkowane) bądź w proporcji (dla podatników wykonujących działalność mieszaną). Z kolei w przypadku podatników zwolnionych od podatku - prawo do odliczenia nie przysługuje w ogóle.

Należy również pamiętać, że zgodnie z art. 88 ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT, podatku naliczonego nie odliczy się w przypadku usług noclegowych oraz gastronomicznych.

W związku z powyższym, prawo do odliczenia nie przysługuje w stosunku do zakupu poczęstunku w restauracji czy też rezerwacji hotelu dla pracownika, nawet jeżeli zakup ten ma związek z prowadzoną przez podatnika działalnością opodatkowaną VAT.

Warto jednak zwrócić uwagę, że pojęcie "usługi gastronomiczne" nie jest tożsame z pojęciem "usługi cateringowe" – co podkreślają organy podatkowe w wydawanych interpretacjach. Catering nie stanowi usługi gastronomicznej w rozumieniu art. 88 ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT.

Różnica pomiędzy tymi usługami polega na tym, że usługa gastronomiczna świadczona jest w restauracji (tj. w pomieszczeniu będącym w posiadaniu podmiotu realizującego usługę), podczas gdy katering to dostarczenie zamówionej gotowej potrawy do lokalizacji wskazanej przez zlecającego. W związku z tym, gdyby przedsiębiorca dokonywał zakupu usług cateringowych, wówczas miałby prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego od tego zakupu.

Inaczej wygląda sprawa odliczenia podatku naliczonego z faktury VAT dokumentującej koszty organizacji imprezy dla pracowników. W interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z dnia 23 lipca 2008 r. (sygn. ILPP1/443-436/08-4/BD) możemy przeczytać, że ograniczenie odliczenia podatku naliczonego od nabywanych usług noclegowych i gastronomicznych nie ma jednak zastosowania w sytuacji , gdy przedmiotem zakupu jest cała impreza integracyjna, czyli co do istoty jedna usługa, na którą składają się poszczególne elementy, w tym usługi noclegowe, czy gastronomiczne. Zatem w sytuacji otrzymania od podmiotu trzeciego – usługodawcy świadczącego usługę – faktury VAT za całościową organizację imprezy, w której poszczególne elementy stanowią integralną część usługi, Spółce przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wynikającego z tej faktury.