W polskim systemie prawnym istnieje wiele regulacji dotyczących obowiązków sprawozdawczych przedsiębiorstw. Jednym z istotnych elementów tego systemu jest obowiązek składania sprawozdań finansowych do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS). W szczególności przedsiębiorstwa mogą poddać swoje sprawozdania dobrowolnemu badaniu przez biegłego rewidenta, co przynosi szereg korzyści, ale także wymaga przestrzegania określonych zasad i regulacji. Jakie obowiązki wobec KRS niesie za sobą dobrowolne badanie sprawozdania finansowego?
Obowiązkowe i dobrowolne badanie sprawozdania finansowego
Zgodnie z art. 64 ust. 1 ustawy o rachunkowości badaniu podlegają roczne skonsolidowane sprawozdania finansowe grup kapitałowych oraz roczne sprawozdania finansowe – kontynuujących działalność:
- banków krajowych, oddziałów instytucji kredytowych, oddziałów banków zagranicznych, zakładów ubezpieczeń, zakładów reasekuracji, głównych oddziałów i oddziałów zakładów ubezpieczeń, głównych oddziałów i oddziałów zakładów reasekuracji oraz oddziałów zagranicznych firm inwestycyjnych;
1a) spółdzielczych kas oszczędnościowo-kredytowych; - jednostek działających na podstawie przepisów o obrocie papierami wartościowymi, przepisów o świadczeniu usług finansowania społecznościowego dla przedsięwzięć gospodarczych oraz przepisów oc funduszach inwestycyjnych i zarządzaniu alternatywnymi funduszami inwestycyjnymi oraz jednostek, o których mowa w art. 2 ust. 2b
2a) jednostek działających na podstawie przepisów o organizacji i funkcjonowaniu funduszy emerytalnych;
2b) krajowych instytucji płatniczych i instytucji pieniądza elektronicznego; - spółek akcyjnych, z wyjątkiem spółek będących na dzień bilansowy w organizacji;
- pozostałych jednostek, które w poprzedzającym roku obrotowym, za który sporządzono sprawozdania finansowe, spełniły co najmniej dwa z następujących warunków:
- średnioroczne zatrudnienie w przeliczeniu na pełne etaty wyniosło co najmniej 50 osób,
- suma aktywów bilansu na koniec roku obrotowego stanowiła równowartość w walucie polskiej co najmniej 2 500 000 euro,
- przychody netto ze sprzedaży towarów i produktów oraz operacji finansowych za rok obrotowy stanowiły równowartość w walucie polskiej co najmniej 5 000 000 euro.
W praktyce gospodarczej zdarza się, że określonej jednostki nie obejmuje ustawowy obowiązek badania sprawozdań finansowych wynikający z art. 64 ustawy o rachunkowości, jednak jednostka ta może być zobligowana do przeprowadzenia badania na podstawie przepisów innych ustaw czy też umów, które zawiera. Do obowiązkowego badania swoich sprawozdań finansowych są także zobligowane jednostki prowadzące księgi rachunkowe, które zdecydowały się na ustalanie różnic kursowych dla celów podatkowych na podstawie przepisów o rachunkowości; obowiązek ten wynika z art. 14b ust. 2 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych i art. 9b ust. 1 pkt 2 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. Wymogi dotyczące przeprowadzenia audytu mogą być stawiane przez banki lub inne instytucje finansujące działalność jednostki, a także wynikać z warunków umowy franczyzowej, na podstawie której jednostka działa, czy z innych umów handlowych lub kontraktów zawartych z podmiotami, z którymi jednostka współpracuje.
Decyzja o przeprowadzeniu badania sprawozdania finansowego może być również całkowicie dobrowolna, wiele firm decyduje się na taki krok, aby zwiększyć wiarygodność swoich danych finansowych w oczach partnerów biznesowych, inwestorów oraz instytucji finansowych. Dobrowolne badanie sprawozdania finansowego może wynikać z planowanej inwestycji wymagającej pozyskania zewnętrznego finansowania, wątpliwości dotyczących poprawności i rzetelności prowadzenia ksiąg rachunkowych zgłaszanych przez właścicieli, zarząd jednostki czy radę nadzorczą albo wynikających z pism otrzymanych od organów podatkowych, wszczętych postępowań kontrolnych lub też przy zmianie biura rachunkowego bądź głównego księgowego w jednostce.
Dobrowolne badanie sprawozdania finansowego – na czym polega i jakie korzyści się z tym wiążą?
Sprawozdania finansowe są źródłem informacji o sytuacji majątkowej i finansowej firmy, Informacje te służą nie tylko samej jednostce do podejmowania decyzji w jej zarządzaniu, lecz także użytkownikom zewnętrznym. Dobrowolne badanie sprawozdania finansowego polega na ocenie rzetelności i zgodności z obowiązującymi przepisami prawa przez niezależnego biegłego rewidenta. W trakcie badania sprawozdania finansowego biegły rewident analizuje prawidłowość stosowania przepisów ustawy o rachunkowości oraz przyjętych przez jednostkę zasad (polityki) rachunkowości, ocenia on zgodność sprawozdania finansowego z obowiązującymi spółkę przepisami prawa oraz postanowieniami umowy lub statutu spółki. Badanie przez biegłego rewidenta zapewnia, że sprawozdanie finansowe jest rzetelne, co podnosi zaufanie wśród interesariuszy.
W przypadku dobrowolnego badania sprawozdania finansowego również należy przestrzegać zasad wyboru audytora przez organ zatwierdzający oraz zasady niezależności. Zgodnie z art. 66 ust. 4 ustawy o rachunkowości wyboru firmy audytorskiej do przeprowadzenia badania sprawozdania finansowego dokonuje organ zatwierdzający sprawozdanie finansowe jednostki, chyba że statut, umowa lub inne wiążące jednostkę przepisy prawa stanowią inaczej. Kierownik jednostki nie może dokonać takiego wyboru. Niezależność biegłego rewidenta stanowi fundamentalny element gwarantujący wiarygodność i obiektywizm wydawanych opinii na temat sprawozdań finansowych. Bezstronność audytora jest niezbędna, aby zapewnić rzetelność i transparentność ocen, na podstawie których interesariusze mogą podejmować kluczowe decyzje gospodarcze.
Kierownik jednostki zawiera z firmą audytorską umowę o badanie sprawozdania finansowego w terminie umożliwiającym firmie audytorskiej udział w inwentaryzacji znaczących składników majątkowych. Warto zauważyć, że w odróżnieniu od obowiązkowego badania sprawozdania, umowa na dobrowolne badanie sprawozdania finansowego może zostać zawarta na 1 rok.
Dobrowolne badanie sprawozdania finansowego a obowiązki wobec Krajowego Rejestru Sądowego
Na mocy art. 69 ust. 1 ustawy o rachunkowości kierownik jednostki składa we właściwym rejestrze sądowym roczne sprawozdanie finansowe, sprawozdanie z badania, jeżeli podlegało ono badaniu, odpis uchwały bądź postanowienia organu zatwierdzającego o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego i podziale zysku lub pokryciu straty, a w przypadku jednostek, o których mowa w art. 49 ust. 1 – także sprawozdanie z działalności – w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego. Z przepisu tego wynika, że sprawozdanie z badania składa się do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS), jeżeli sprawozdanie to podlegało badaniu. Treść tego przepisu nie wskazuje jednoznacznie czy obowiązek złożenia sprawozdania z badania do KRS obejmuje każde badanie sprawozdania finansowego, czy dotyczy jedynie badania obowiązkowego wynikającego z przepisów ustawy o rachunkowości (art. 64 ust. 1 UoR).
W celu wyjaśnienia wątpliwości dotyczących ewentualnego obowiązku składania sprawozdania z badania do Krajowego Rejestru Sądowego należy odnieść się do art. 40 pkt 3 ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym. Zgodnie z tym przepisem w dziale 3 rejestru przedsiębiorców zamieszcza się wzmiankę o złożeniu sprawozdania z badania, jeżeli sprawozdanie podlegało obowiązkowi badania przez firmę audytorską na podstawie przepisów o rachunkowości. Oznacza to, że obowiązek złożenia do KRS sprawozdania z badania dotyczy wyłącznie obowiązkowego badania sprawozdania finansowego, które wynika z ustawy o rachunkowości. W związku z tym sprawozdanie z dobrowolnego badania nie podlega przekazaniu do Krajowego Rejestru Sądowego. Co więcej, obowiązek złożenia sprawozdania z badania nie dotyczy także jednostek, które nie były zobligowane do przeprowadzenia badania sprawozdania finansowego na podstawie przepisów o rachunkowości, a wykonały je, realizując obowiązek wynikający z przepisów ustaw o podatku dochodowym (art. 14b ust. 2 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych/art. 9b ust. 1 pkt 2 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych). W tej sytuacji, chociaż badanie jest obligatoryjne, nie odnosi się ono do wymogów wynikających z przepisów o rachunkowości, ale do przepisów podatkowych.
Przykład 1.
Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością jest przedsiębiorstwem zajmującym się produkcją innowacyjnych rozwiązań technologicznych w branży IT, w szczególności systemów zarządzania danymi oraz aplikacji mobilnych. Z uwagi na wątpliwości dotyczące rzetelności i poprawności prowadzonych ksiąg rachunkowych przez biuro rachunkowe, które zajmuje się jej księgowością, rozważa przeprowadzenie dobrowolnego badania sprawozdania finansowego za 2024 rok. Wątpliwości te wynikają z przeprowadzonego w 2024 roku postępowania kontrolnego dotyczącego podatku VAT, które ujawniło nieprawidłowości. W związku z tym pojawiły się obawy jednostki dotyczące ewentualnych nieprawidłowości w księgach rachunkowych, niezgodności z obowiązującymi przepisami prawa i zasadami rachunkowości. Przeprowadzenie dobrowolnego badania ma na celu uzyskanie niezależnej oceny sytuacji finansowej spółki oraz przywrócenie zaufania do prezentowanych danych. Czy przy składaniu rocznego sprawozdania finansowego za 2024 rok do KRS konieczne będzie dołączenie sprawozdania z badania, jeśli audyt był przeprowadzony na zasadzie dobrowolności?
Spółka z o.o. przy składaniu rocznego sprawozdania finansowego za 2024 rok do KRS nie ma obowiązku dołączania sprawozdania z badania, jeśli audyt był przeprowadzony dobrowolnie. Zgodnie z przepisami prawa obowiązek przedstawienia sprawozdania z badania dotyczy jedynie tych podmiotów, które są zobowiązane do przeprowadzania badania sprawozdania finansowego na mocy przepisów ustawy o rachunkowości, co nie ma miejsca w tym przypadku.
