Pierwsze miejsce, z którym mają styczność kontrahenci firmy lub przedstawiciele mediów - sekretariat - jest często traktowane niepoważnie przez menadżerów i innych pracowników wyższego stopnia. Natomiast osobom odwiedzającym siedzibę przedsiębiorstwa kojarzy się on ze stanowiskiem tonącym w stosie różnych pism i dokumentów. Ten stereotyp powoli odchodzi do przeszłości. Dzięki korzystaniu z internetu, a przede wszystkim z poczty elektronicznej, rzadko kiedy na biurkach sekretarek zalegają stosy listów i umów. Zmieniają się także funkcje samego miejsca. W tym artykule dowiesz się jakie one są, a także dlaczego firma powinna posiadać sekretariat.
Co to jest sekretariat?
Sekretariat jest centrum informacyjnym każdego przedsiębiorstwa. To właśnie do niego docierają wiadomości z otoczenia zewnętrznego firmy. Nie wszystkie z nich mają tak samo ważne znaczenie dla firmy, dlatego osoba pracująca na stanowisku asystenta musi dokonać ich wstępnej selekcji, uporządkowania, zestawienia lub archiwizacji.
Sekretariat jest również bardzo istotnym ogniwem w komunikacji wewnętrznej firmy. W tym przypadku służy on jako jej centrum logistyczne. Wybrane w opisanych powyżej procesach informacje krążą następnie między: zarządem a poszczególnymi departamentami, osobami odpowiedzialnymi za obsługę klientów, a także resztą pracowników.
Ponadto sekretariat w dużej mierze stanowi o pierwszym wrażeniu, jakie odniesie klient w trakcie wizyty w danym przedsiębiorstwie.
Funkcje sekretariatu w firmie
Sekretariat spełnia przede wszystkim trzy kluczowe role w każdym przedsiębiorstwie:
- komunikacyjną - pomaga w wewnętrznym obiegu informacji, a także w zachowywaniu prawidłowych relacji,
- organizacyjną - realizuje wszystkie czynności, które przyczyniają się do jego prawidłowego działania,
- wizerunkową - buduje zewnętrzny obraz firmy.
Charakterystyka komunikacji w sekretariacie lub recepcji przedsiębiorstwa
Jako zostało opisane wyżej, sekretariat powinien pełnić rolę komunikacyjną w firmie. Aby realizować ją w prawidłowy sposób, należy zadbać o to, żeby porozumiewanie się przebiegało szybko, sprawnie i wielostronnie. W tym celu sekretarka powinna precyzyjnie i oszczędnie dobierać słowa oraz gesty. Trzeba również pamiętać o właściwym rozplanowaniu działań, ponieważ nierzadko kilka spraw musi być załatwionych w tym samym, niecierpiącym zwłoki terminie. Poza tym sekretarka powinna mieć podzielność uwagi, zdolność koordynowania wielu zadań na raz i dynamicznego wykonywania swoich zadań.
Sekretarka ma także istotny wpływ na atmosferę wewnątrz firmy. Kulturę organizacyjną przedsiębiorstwa w znacznej mierze kształtuje właśnie sposób porozumiewania się asystentki z innymi pracownikami. To od niej często zależy, jak zostaną odebrane złe informacje.
Porady online
Prowadzisz firmę i masz pytania?
Skorzystaj z porad ekspertów Poradnika Przedsiębiorcy
Podsumowując, sekretariat jest niezbędnym elementem każdej firmy. Jego efektywne działania mogą zapewnić przedsiębiorstwu dobry obieg odpowiednio wyselekcjonowanych informacji, prawidłową komunikację wewnętrzną, jak i pozytywny wizerunek w otoczeniu zewnętrznym - szczególnie w oczach obecnych i potencjalnych klientów.
