Organizacja czasu pracy – jak prawidłowo postępować?

Zapewnienie właściwego funkcjonowania zakładu pracy wymaga określenia przez pracodawcę – stosownie do potrzeb firmy – ram czasowych, w których zakresie praca będzie wykonywana. Odnosi się to zarówno do całości przedsiębiorstwa, jak i do poszczególnych jednostek organizacyjnych. Jakie podstawowe uwarunkowania prawne ma organizacja czasu pracy u pracodawcy?

Organizacja czasu pracy – podstawa prawna

Przepisy regulujące zasady postępowania w zakresie organizacji czasu pracy zostały zawarte w Ustawie z dnia 26 czerwca 1974 roku – Kodeks pracy (kp).

Akty zakładowego prawa pracy obejmujące postanowienia w zakresie organizacji czasu pracy

W ogólnym ujęciu wybór aktu zakładowego prawa pracy, w którego ramach należy uregulować kwestie dotyczące organizacji czasu pracy, zależy od wielkości zakładu pracy (liczby pracowników). W największych firmach stosuje się układy zbiorowe pracy (uzp), w mniejszych natomiast zastosowanie znajdują regulaminy pracy lub obwieszczenia. 

Oznacza to zatem, że systemy i rozkłady czasu pracy oraz przyjęte okresy rozliczeniowe ustala się w:

• uzp lub
• regulaminie pracy, lub
• obwieszczeniu, jeżeli pracodawca nie jest objęty uzp lub nie jest obowiązany do wydania regulaminu pracy.

Układ zbiorowy pracy

Jak wynika z treści art. 240 § 1 kp, uzp określa: 

• warunki, jakim powinna odpowiadać treść stosunku pracy;
• wzajemne zobowiązania stron układu, w tym dotyczące stosowania układu i przestrzegania jego postanowień.

W odniesieniu do kwestii związanych z czasem pracy uzp powinien zawierać postanowienia dotyczące:

• ustalenia systemów oraz rozkładów czasu pracy i przyjętych okresów rozliczeniowych (art. 150 § 1 kp);
• określenia maksymalnej liczby godzin nadliczbowych dla pracownika w roku kalendarzowym innej niż 150-godzinna norma kodeksowa (art. 151 § 4 kp);
• wprowadzenia fakultatywnej przerwy w pracy, której nie wlicza się do czasu pracy, w wymiarze nieprzekraczającym 60 minut, przeznaczonej na spożycie posiłku lub załatwienie spraw osobistych (art. 141 § 2 kp).

Regulamin pracy

Jeżeli chodzi o regulamin pracy, to art. 150 § 1 kp zobowiązuje pracodawcę do zamieszczenia w nim postanowień określających stosowane systemy i rozkłady czasu pracy oraz przyjęte okresy rozliczeniowe.

Ustalenia w zakresie zasad świadczenia pracy w porze nocnej wprowadzone w regulaminie pracy wymagają uwzględnienia przepisów art. 151⁷ i 151⁸ kp. 

Zgodnie zatem z art. 104¹ § 1 pkt 2 i 4 kp w regulaminie pracy powinny zostać zawarte postanowienia określające:

• systemy i rozkłady czasu pracy,
• przyjęte okresy rozliczeniowe, 
• porę nocną.

Ustalenie regulaminu pracy leży w kompetencji pracodawcy, przy czym treść postanowień w nim zawartych wymaga uzgodnienia z zakładową organizacją związkową. Pracodawca jest zatem obowiązany dążyć do uzyskania z organizacją związkową pełnego porozumienia co do wszystkich istotnych jego postanowień.

Regulamin pracy wchodzi w życie po upływie 2 tygodni od podania go do wiadomości w przyjęty u danego pracodawcy sposób komunikowania się z pracownikami.

Udostępnienie jego treści ogółowi zatrudnionych jest równocześnie warunkiem uzyskania mocy prawnej przez ten akt zakładowy.

Obwieszczenie dotyczące ustaleń w zakresie czasu pracy

Obowiązek wydania obwieszczenia dotyczącego ustaleń w zakresie czasu pracy odnosi się do mniejszych pracodawców, czyli takich, którzy nie są zobowiązani do zawarcia uzp ani do utworzenia regulaminu pracy. W obwieszczeniu określa się:

• system czasu pracy,
• rozkłady czasu pracy, 
• okresy rozliczeniowe.

Przykład 1.

Pracodawca, którego nie dotyczy uzp i który nie ma obowiązku wydania regulaminu pracy, informacje w zakresie przyjętych rozwiązań w przedmiocie czasu pracy przekazuje pracownikom w formie obwieszczenia. W przypadku systemu czasu pracy wskazuje system obowiązujący ogół pracowników. Jeżeli w odniesieniu do poszczególnych ich grup stosowane są różne systemy, należy to odpowiednio wyodrębnić we wspomnianym dokumencie. Rozkłady czasu pracy można sporządzić jako załączniki do obwieszczenia. Wskazać należy ponadto okresy rozliczeniowe – podstawowy oraz inne okresy rozliczeniowe, jeśli mają być również stosowane.

W zakresie poinformowania pracownika o treści obwieszczenia i w kwestii terminu wejścia w życie tego aktu zakładowego stosuje się odpowiednio przepisy dotyczące regulaminu pracy (art. 104(3) kp).

Przykład 2.

Pracodawca informuje pracowników w kwestii przyjętych zasad organizacji czasu pracy w formie obwieszczenia. Do tego aktu zakładowego prawa stosuje się odpowiednio przepisy dotyczące regulaminu pracy. Oznacza to, że pracodawca zapoznaje pracownika z treścią obwieszczenia przed rozpoczęciem przez niego pracy. Ponadto obwieszczenie wchodzi w życie po 2 tygodniach od podania tego dokumentu do wiadomości pracowników – w sposób przyjęty u danego pracodawcy.

Odstępstwa od ogólnych zasad obowiązujących w zakresie organizacji czasu pracy

Od przedstawionych powyższych zasad sformułowanych w art. 150 § 1 kp przepisy przewidują pewne odstępstwa.

Zgodnie z art. 139 § 3 kp system przerywanego czasu pracy wprowadza się: 

• w uzp lub w porozumieniu z zakładową organizacją związkową, a jeżeli u danego pracodawcy nie działa taka organizacja – w porozumieniu z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym u tego pracodawcy, oraz 

• na zasadzie wyjątku – na podstawie umowy o pracę (dotyczy pracodawcy będącego osobą fizyczną, prowadzącego działalność w zakresie rolnictwa i hodowli, u którego nie działa zakładowa organizacja związkowa).

Ponadto pracodawca, u którego nie działa zakładowa organizacja związkowa, a także pracodawca, u którego zakładowa organizacja związkowa nie wyraża zgody na ustalenie lub zmianę systemów i rozkładów czasu pracy oraz okresów rozliczeniowych, może stosować okresy rozliczeniowe czasu pracy określone w art. 135 § 2 i 3 kp, czyli okresy nieprzekraczające 3 lub 4 miesięcy przewidziane w ramach systemu równoważnego czasu pracy – po uprzednim zawiadomieniu właściwego inspektora pracy (art. 150 § 2 kp).

Przedłużenie okresu rozliczeniowego czasu pracy zgodnie z art. 129 § 2 kp, a więc przedłużenie maksymalnie do 12 miesięcy w warunkach określonych w powołanym przepisie oraz rozkłady czasu pracy wskazane w art. 1401 kp, czyli rozkłady stosowane w tzw. ruchomym czasie pracy, ustala się w:

• uzp lub w porozumieniu z zakładowymi organizacjami związkowymi. Jeżeli jednak nie jest możliwe uzgodnienie treści porozumienia ze wszystkimi organizacjami związkowymi, pracodawca uzgadnia treść porozumienia z organizacjami związkowymi reprezentatywnymi w rozumieniu art. 253 ust. 1 lub 2 Ustawy z dnia 23 maja 1991 roku o związkach zawodowych, z których każda zrzesza co najmniej 5% pracowników zatrudnionych u pracodawcy, albo

• porozumieniu zawieranym z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy – jeżeli u pracodawcy nie działają zakładowe organizacje związkowe.

Niezależnie od powyżej wskazanych postanowień rozkłady czasu pracy przewidziane w ruchomym czasie pracy (art. 1401 kp) mogą być także stosowane na pisemny wniosek pracownika (art. 150 § 5 kp).

Organizacja czasu pracy – jak prawidłowo postępować? Podsumowanie

Prowadzenie zakładu pracy wiąże się z koniecznością określenia zasad w zakresie ustalania i rozliczania czasu pracy. W zależności od wielkości danego przedsiębiorstwa pracodawca dokonuje odpowiednich ustaleń w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy albo za pośrednictwem obwieszczenia. Jednocześnie przepisy prawa pracy przewidują pewne odstępstwa od standardowych reguł dotyczących wprowadzania konkretnych systemów czasu pracy oraz przedłużania okresów rozliczeniowych.