Poradnik Przedsiębiorcy

Kiedy pracodawca może wykorzystać wizerunek pracownika

Internet stanowi nieocenione narzędzie przy prowadzeniu przedsiębiorstwa. Pomaga w prowadzeniu marketingu i reklamy, pozwala na dotarcie do globalnego klienta, a także pozwala zaoszczędzić czas i pieniądze. Dzięki temu świadome firmy wiedzą, jak ważną rolę odgrywa prawidłowo stworzona i prowadzona strona internetowa. Aby zdobyć zaufanie potencjalnych klientów, wielu z przedsiębiorców decyduje się na publikację wizerunku swoich pracowników, np. konsultantów czy przedstawicieli. Jednakże czy pracodawca może wykorzystać wizerunek pracownika? A jeżeli tak, to w jakich sytuacjach? Na te pytania odpowiemy w niniejszym artykule.

Wizerunek pracownika stanowi jego dobro osobiste i jednocześnie jest jedną z danych osobowych. Jak wiemy, dane te są szczególnie chronione zarówno przez przepisy prawa polskiego, jaki i Unii Europejskiej – pracowników w tej kwestii chroni Rozporządzenie UE 2016/679 z 27 kwietnia 2016 roku, tzw. RODO, oraz Ustawa z 26 czerwca 1974 roku – Kodeks pracy (dalej jako KP). Z racji tego, że Kodeks pracy obejmuje jedynie stosunek pracy nawiązany na podstawie umowy o pracę, omówiony w niniejszym artykule zakres ochrony wizerunku pracownika nie będzie dotyczył pracowników zatrudnionych na podstawie umów cywilnoprawnych, np. umowy zlecenia czy umowy o dzieło.

Czym jest wizerunek?

W najprostszy sposób rzecz ujmując, wizerunek osoby (pracownika) to sposób jej postrzegania przez innych ludzi. Na sposób postrzegania człowieka składa się kilka czynników, takich jak wygląd zewnętrzny (m.in. rodzaj urody, wzrost, budowa ciała, rodzaj sylwetki, sposób mówienia, sposób poruszania się), zachowanie, charakter oraz życiorys.

Bardzo ważne w kontekście ochrony dóbr osobistych oraz danych osobowych jest wyobrażenie o danej osobie na podstawie przedstawionego wizerunku. Ma to związek z faktem, że zazwyczaj wizerunek osoby kształtowany zostaje na podstawie fragmentów informacji o niej oraz na podstawie informacji domniemanych. Tworzy się więc wyobrażenie o danej osobie, które może być zupełnie niezgodne z prawdą. W przypadku aktora nie jest to tak groźne, gdyż jego wizerunek na scenie tworzy wyobrażenie o granej przez niego postaci, w przypadku natomiast „zwykłej” osoby, której wizerunek zostaje wykorzystany, wyobrażenie o niej utożsamiane jest z nią samą. Dlatego też wykorzystanie wizerunku pracownika, np. w spocie reklamowym przedsiębiorstwa, które okaże się następnie nierzetelne, może być dla tego pracownika bardzo kłopotliwe i rzutować zarówno na jego życie prywatne, jak i zawodowe.

W jaki sposób prawo chroni dane osobowe pracownika?

Jak zostało wspomniane na wstępie, wizerunek pracownika stanowi jego dane osobowe. Należy podkreślić, że KP w związku z RODO chroni nie tylko zatrudnionych pracowników, ale także kandydatów na stanowisko pracy. Dlatego też, mówiąc o wizerunku, nie można mieć na uwadze jedynie zdjęć czy filmów dokonywanych np. ramach kampanii marketingowej, na których znajdują się pracujące osoby w danym przedsiębiorstwie – omawiany wizerunek to również np. zdjęcie dołączane do CV kandydata czy wysłane portfolio.

Każdy rodzaj danych osobowych, takich jak wykształcenie, kwalifikacje i doświadczenie zawodowe, dane kontaktowe czy właśnie wizerunek mogą być przetwarzane jedynie w przypadku, gdy są niezbędne do zajmowania konkretnego stanowiska.

Zgodnie z art. 221 KP pracodawca ma prawo żądać od pracownika podania danych osobowych takich jak:

  • imię (imiona) i nazwisko;
  • data urodzenia;
  • dane kontaktowe wskazane przez taką osobę;
  • wykształcenie;
  • kwalifikacje zawodowe;
  • przebieg dotychczasowego zatrudnienia;
  • adres zamieszkania;
  • numer PESEL, a w przypadku jego braku – rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość;
  • inne dane osobowe pracownika, a także dane osobowe dzieci pracownika i innych członków jego najbliższej rodziny, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy;
  • wykształcenie i przebieg dotychczasowego zatrudnienia, jeżeli nie istniała podstawa do ich żądania od osoby ubiegającej się o zatrudnienie;
  • numer rachunku płatniczego, jeżeli pracownik nie złożył wniosku o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych.

Ważne! Polecenie służbowe pracodawcy nakładające obowiązek na pracownika do udzielenia informacji niewymienionych powyżej jest niezgodne z prawem. Odmowa przez pracownika jego wykonania nie może stanowić podstawy rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika (art. 52 KP).

Mając powyższe na uwadze, pracodawca może wykorzystywać wizerunek pracownika wyłącznie w sytuacji, gdy pracownik ten wyraził zgodę na wykorzystanie jego danych osobowych. 

Zgoda na rozpowszechnianie wizerunku

Wiemy już, że do wykorzystania wizerunku pracownika potrzebna jest jego zgoda. Co z kolei prowadzi do potrzeby wyjaśnienia, na jakich zasadach wizerunek pracownika może być wykorzystywany. Zgodnie z art. 81 ust. 1 ustawy Prawo autorskie rozpowszechnianie wizerunku wymaga zezwolenia osoby na nim przedstawionej, przy czym zezwolenie to nie jest wymagane, jeżeli właściciel wizerunku otrzymał umówioną zapłatę za pozowanie.

Istotne jest, że wyrażona zgoda musi być jednoznaczna i wyraźna. Ustawa nie wymusza dochowania jakiejś określonej, szczególnej formy prawnej oświadczenia. Zgoda może być nawet dorozumiana (np. przyjęcie zapłaty). Warunki zgody na udzielenie wizerunku powinny określać jej ramy – osoba, która użycza wizerunku, musi dokładnie wiedzieć, w jakim zakresie jej wizerunek zostanie wykorzystany. Jeżeli więc pozująca osoba wyrazi zgodę na publikację swojego wizerunku na stronie internetowej firmy, publikacja jej wizerunku w spocie reklamowym będzie naruszeniem jej dóbr osobistych, a więc będzie to działanie bezprawne.

Pamiętać przy tym należy, że zgoda na utrwalenie wizerunku pracownika nie jest równoznaczna z pozwoleniem na jej publikację.

Kiedy nie jest potrzebna zgoda pracownika na rozpowszechnianie wizerunku?

Istnieją trzy wyjątki od generalnej zasady określonej w art. 81 ustawy Prawo autorskie – są to przypadki, gdy: 

  • osoba, której wizerunek jest rozpowszechniany, mimo niewyrażenia zgody, otrzyma wynagrodzenie i je przyjmie. Zgodnie z powyższą ustawą wypłacenie wynagrodzenia pozwala na pominięcie czynności, jaką jest ubieganie się o zgodę pozującego;
  • publikowany jest wizerunek osoby powszechnie znanej, o ile jej wizerunek wykonano w związku z pełnieniem przez nią funkcji publicznych, w szczególności politycznych, społecznych czy zawodowych – np. wizerunek polityka rozpowszechniany zostaje przez sztab wyborczy;
  • wizerunek danej osoby stanowi jedynie szczegół całości takiej jak zgromadzenie, krajobraz czy publiczna impreza. Oznacza to, że rozpowszechnianie wizerunku pracownika nie wymaga zezwolenia, jeśli stanowi on jedynie element przypadkowy lub uzupełniający przedstawionej całości, np. w przypadku wykonania zdjęć biura czy imprezy firmowej.

Wykorzystanie wizerunku pracownika bez jego zgody a kara finansowa

Wykorzystanie przez pracodawcę wizerunku pracownika bez jego zgody może wiązać się z negatywnymi konsekwencjami zarówno na gruncie przepisów o ochronie dóbr osobistych, jak również o ochronie danych osobowych.

Wykorzystywanie wizerunku pracownika bez jego jednoznacznej i wyraźnej zgody będzie oznaczało naruszenie Kodeksu pracy oraz RODO. Zgodnie z powyższymi aktami przetwarzanie jest zgodne z prawem wyłącznie w przypadkach, gdy jest to niezbędne do wykonywania przez pracownika swoich obowiązków lub też za zgodą pracownika. Naruszenie tych zasad podlega karze pieniężnej w wysokości nawet do 20 mln euro lub do  4% całkowitego rocznego światowego obrotu przedsiębiorstwa z poprzedniego roku obrotowego, przy czym zastosowanie ma kwota wyższa.

Dodatkowo za naruszenie dóbr osobistych pracownik ma prawo do żądania od pracodawcy wypłacenia zadośćuczynienia pieniężnego lub zapłaty odpowiedniej sumy pieniężnej na wskazany cel społeczny. Jeżeli zaś wskutek naruszenia dobra osobistego została wyrządzona szkoda majątkowa, poszkodowany może żądać również jej naprawienia (tj. odszkodowania). W tym wypadku wysokość świadczeń jest zależna od rozmiaru szkody i krzywdy poszkodowanego.

Co więcej, pracownik, którego wizerunek został bezprawnie wykorzystany, może żądać zaniechania takiej publikacji, jak również podjęcia przez pracodawcę czynności potrzebnych do usunięcia skutków jego działania, m.in. przez złożenie oświadczenia odpowiedniej treści i w odpowiedniej formie – tj. przeprosin.

Kiedy pracodawca może wykorzystać wizerunek pracownika – podsumowanie

Wizerunek pracownika nie został wymieniony w katalogu regulowanym przez art. 221 KP. Oznacza to, że nie jest to dana osobowa, która jest niezbędna do wykonywania przez pracownika obowiązków zawodowych. W takiej sytuacji, na podstawie przepisów RODO, w każdym przypadku do wykorzystania wizerunku pracownika potrzebna jest jego zgoda. Przy czym zgoda ta musi mieć charakter zrozumiały i jednoznaczny.

Pracodawca powinien zadbać o wspomnianą zgodę pracownika, niezależnie czy chodzi o zdjęcie do identyfikatora, czy do spotu reklamowego, gdyż w każdym przypadku brak uzyskania owej zgody może wiązać się z dotkliwymi konsekwencjami. Warto wspomnieć, że kary przewidziane przez RODO za bezprawne przetwarzanie danych osobowych mogą osiągnąć nawet 20 mln euro.