Poradnik Przedsiębiorcy

Posiłki dla podwykonawców - czy mogą stanowić koszt uzyskania przychodu?

W toku prowadzonej działalność gospodarczej przedsiębiorcy często korzystają z usług podwykonawców. W ramach tej współpracy zobowiązani są do ponoszenia różnego rodzaju wydatków. Czy wydatek na posiłki dla podwykonawców może stanowić koszt uzyskania przychodu w działalności podatnika? Sprawdźmy.

Czym jest koszt podatkowy?

Przy analizie możliwości uznania danego wydatku za koszt podatkowy w pierwszej kolejności należy odnieść się do ogólnej definicji kosztu. Definicja ta wyrażona została w art. 22 ust. 1 ustawy PIT, gdzie możemy przeczytać, że „kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23”.

W oparciu o powyższy przepis powszechnie uznaje się, że kosztem uzyskania przychodów będzie wydatek spełniający łącznie następujące warunki:

  • został poniesiony przez podatnika,

  • jest definitywny (rzeczywisty),

  • pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

  • poniesiony został w celu uzyskania przychodów, zachowania lub zabezpieczenia ich źródła lub może mieć inny wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,

  • został właściwie udokumentowany,

  • nie został wymieniony w katalogu opisanym w art. 23 ustawy.

Spełnienie wszystkim ww. warunków pozwala na ujęcie poniesionego wydatku w kosztach podatkowych.

W konsekwencji to, czy wydatek na posiłki dla podwykonawców może zostać uznany za koszt podatkowy, zależy od spełnienia powyższych przesłanek.

Posiłki dla podwykonawców – czy mogą stanowić koszt podatkowy?

Przedsiębiorcy, którzy chcą uniknąć odmowy wykonania zleceń, pogorszenia wizerunku lub renomy firmy bardzo często zmuszeni są do skorzystania z usług podwykonawców. Naturalnie jednak żaden przepis prawa nie nakłada na przedsiębiorców obowiązku dostarczenia im posiłków. Trzeba jednak zauważyć, że powinność ta może wynikać z treści umowy o świadczenie usług.

W takim układzie wydatek poniesiony na posiłki dla podwykonawców spełnia ogólną definicję kosztu podatkowego, ponieważ z jednej strony zapewnia uzyskanie przychodu (poprzez skuteczną realizację zamówienia), a z drugiej strony zabezpiecza źródło przychodu (chroni bowiem  przed utratą klientów na skutek niewykonania zlecenia głównego).Wydatki na posiłki dla podwykonawców stanowią koszt uzyskania przychodu i mogą zostać ujęte w rozliczeniu podatkowym.

To korzystne dla podatników stanowisko prezentują również organy podatkowe. Przykładowo Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji z 16 kwietnia 2018 roku (nr 0111-KDIB2-1.4010.34.2018.2.AT) stwierdził, że „mając powyższe na względzie stwierdzić należy, że wskazane we wniosku wydatki ponoszone przez Spółkę na zapewnienie wyżywienia podwykonawcom mogą stanowić koszty uzyskania przychodów. Tego rodzaju wydatki są bowiem kosztami Wnioskodawcy, gdyż wiążą się z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą i przyczyniają się do osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów.

Z przedstawionego we wniosku opisu zdarzenia przyszłego jednoznacznie wynika bowiem, że obowiązek ponoszenia ww. wydatków przez Wnioskodawcę wynika z zawartych z podwykonawcami umów lub innych dokumentów, stanowiących podstawę realizacji przez nich usług na rzecz Wnioskodawcy. Co równie istotne, fakt zapewnienia wyżywienia na rzecz podwykonawców będzie miał wpływ na wysokość należnego im wynagrodzenia za świadczone usługi, co oznacza, że koszt tego wyżywienia będzie elementem kalkulacyjnym odpłatności za wykonane przez podwykonawców usługi”.

Nie należy również zapominać, że opisane wydatki na rzecz podwykonawców mogą stanowić koszty podatkowe pod warunkiem należytego ich udokumentowania. W tym przypadku najlepszą formą będzie faktura VAT.

Przykład 1.

Przedsiębiorca prowadzący działalność w branży budowlanej otrzymał kilka zamówień na realizację robót. Z uwagi na ograniczone możliwości kadrowe zdecydował się na skorzystanie z usług podwykonawców. W zawartej umowie o współpracy został zastrzeżony warunek, że przedsiębiorca zobowiązuje się do zapewnienia podwykonawcom posiłków na czas realizacji zlecenia. Przedsiębiorca zaakceptował treść umowy i przez okres wykonywania prac zapewniał podwykonawcom posiłki. W związku z tym wydatek poniesiony na zakup posiłków stanowi dla podatnika w całości koszt uzyskania przychodów.

Wydaje się, że stanowisko o możliwości ujęcia w kosztach podatkowych wydatków na posiłki dla podwykonawców jest ugruntowane i akceptowane również przez fiskus. Ważne jednak, aby podatnicy pamiętali o prawidłowym udowodnieniu związku przyczynowo-skutkowego pomiędzy poniesionym wydatkiem na posiłki a prowadzoną działalnością gospodarczą. Nie zapominajmy, iż ciężar dowodowy w takim przypadku spoczywa na na podatnikach.