Poradnik Przedsiębiorcy

Rozliczenie kosztów związanych z użytkowaniem prywatnego samochodu pracownika

Wśród środków transportu najczęściej wykorzystywanych przez przedsiębiorców pierwsze miejsce zajmują samochody. W sytuacji gdy w firmie wykorzystywany jest pojazd firmowy (stanowiący środek trwały w przedsiębiorstwie), nie ma wątpliwości co do zasadności zaliczenia całości wydatków z nim związanych do kosztów uzyskania przychodu. Co ważne, zasada ta znajduje również zastosowanie, jeżeli z takiego samochodu korzysta pracownik. A jak wygląda rozliczenie kosztów związanych z użytkowaniem prywatnego samochodu pracownika? Sprawdźmy.

Pracownicy a samochody w firmie

Oczywiste jest, że nie każdy właściciel firmy jest w stanie zapewnić swoim pracownikom samochody służbowe, niezbędne do dojazdów do klientów czy partnerów biznesowych. Obecne przepisy dopuszczają możliwość wykorzystywania przez pracownika samochodu prywatnego do celów służbowych. Zwrot wydatków związanych z ich eksploatacją może stanowić dla przedsiębiorcy koszt uzyskania przychodu. Jednak żeby skorzystać z tego przywileju, konieczne jest spełnienie dodatkowych warunków.

Samochód prywatny pracownika a koszty podatkowe

Przedsiębiorca, który wykorzystuje w prowadzonej działalności samochód prywatny (osobowy), ma obowiązek prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu. Po spełnieniu tego warunku może on zaliczyć do kosztów podatkowych kwotę wydatków, która mieści się w limicie wynikającym z kilometrówki (mnoży się liczbę przejechanych kilometrów w ramach działalności oraz stawki za 1 km przebiegu).

Podobnie rozlicza się wykorzystanie przez pracownika prywatnego samochodu do celów służbowych. W takim wypadku zatrudniony może ubiegać się o zwrot poniesionych wydatków na eksploatację pojazdu (jak np. opłaty za autostradę, parking, drobne naprawy), natomiast właściciel firmy ma prawo do zaliczenia zwróconej pracownikowi kwoty do kosztów uzyskania przychodu z działalności

Zasady takiego rozwiązania zostały określone w przepisach Ustawy z dnia 26 lipca 1991 roku o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz Rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 roku w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy.

Jak wynika z art. 23 ust. 36 ww. ustawy, podatnik może zaliczyć do koszów uzyskania przychodów wydatki poniesione na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów w celach służbowych - do pewnego limitu. Sposób rozliczenia kosztów uzależniony jest od charakteru odbytych podróży, tzn. czy pracownik udał się w podróż służbową - jazda zamiejscowa - czy korzystał z samochodu prywatnego w jazdach lokalnych.

Rozliczenie kosztów związanych z użytkowaniem prywatnego samochodu pracownika w podróży służbowej

Na początku warto podkreślić, że podróż służbowa ma miejsce wówczas, gdy pracownik musi opuścić miejscowość, w której znajduje się siedziba firmy lub miejsce jego pracy. Zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie należności przysługujących pracownikom z tytułu podróży służbowej pracodawca, na wniosek pracownika, może zezwolić na jego przejazd w podróży służbowej samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem, który nie należy do majątku przedsiębiorstwa.

W takim wypadku zatrudniony może ubiegać się o zwrot poniesionych kosztów do wysokości wynikającej z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów przez stawkę za 1 km przebiegu (tzw. kilometrówka). Stawki te wynikają z przepisów ww. rozporządzenia i dla samochodu osobowego nie mogą być one wyższe niż:

  • dla silnika o pojemności skokowej do 900 cm3 - 0,5214 zł,
  • dla silnika o pojemności skokowej powyżej 900 cm3 - 0,8358 zł.

Jak zostało wspomniane, pracownik, oprócz samochodu osobowego może wykorzystać inne pojazdy, dla których przewidziano inne stawki za kilometr przebiegu, tj.:

  • w przypadku motocykla - 0,2302 zł,
  • w przypadku motoroweru - 0,1382 zł.

Pracownik zobowiązany jest zatem do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu, której elementy zostały określone w art. 23 ust. 7 ustawy o PIT. Powinna ona zawierać co najmniej:

  • nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu - pracownika,
  • numer rejestracyjny i pojemność silnika pojazdu,
  • kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu, opis trasy (skąd-dokąd),
  • liczbę przedstawiającą faktyczny przebieg pojazdu,
  • przyjętą stawkę za 1 km przebiegu,
  • kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu
  • podpis oraz dane podatnika (pracodawcy).

Co ważne, jeżeli pracownik podczas podróży służbowej poniósł również inne niezbędne wydatki związane z wyjazdem, np. opłaty za bagaż, przejazd drogami płatnymi i autostradami, postój w strefie płatnego parkowania, miejsca parkingowe - wówczas również one podlegają zwrotowi w wysokości wynikającej z dowodów poniesienia tych kosztów.

Samochód prywatny pracownika do celów służbowych - jazdy lokalne

W przepisach przewidziane zostało również użycie przez pracownika samochodu prywatnego do celów służbowych niewykraczających ponad jazdy lokalne. W takim wypadku możliwe są dwa rozwiązania:

  • rozliczanie wydatków eksploatacyjnych w ramach limitu kilometrówki,
  • rozliczanie wydatków w ramach ryczałtu pieniężnego.

To przedsiębiorca decyduje, które z ww. rozwiązań wybierze. Ważne jest, by zasady rozliczeń zostały określone w umowie cywilnej między pracodawcą a pracownikiem.

Przy rozliczaniu jazd lokalnych pracownika na podstawie kilometrówki zasady postępowania są takie same jak przy podróżach służbowych. Pracownik otrzymuje zatem zwrot wydatków poniesionych na eksploatację pojazdu zgodnie z przyjętymi zasadami w przedsiębiorstwie, jednak kosztem podatkowym pracodawcy może być jedynie wartość wynikająca z prowadzonej ewidencji przebiegu pojazdu.

Inaczej jest, jeżeli przedsiębiorca wybrał rozliczenia na podstawie ryczałtu pieniężnego. Polegają one na ustaleniu przez pracodawcę limitu ustalonego jako iloczyn stawki za 1 km przebiegu - określonych dla kilometrówki - oraz miesięcznego limitu przebiegu kilometrów na jazdy lokalne.

Aby zwrot należności za dany miesiąc był możliwy, konieczne jest złożenie przez pracownika pisemnego oświadczenia o używaniu przez niego samochodu prywatnego do celów służbowych. W oświadczeniu takim powinny znaleźć się informacje dotyczące pojazdu - tj. pojemność silnika, marka, numer rejestracyjny oraz określające liczbę dni, w których pracownik był w nieobecny w miejscu pracy w danym miesiącu (z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej lub innej nieobecności), a także liczbę dni, w których pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych.

Wysokość wspomnianego ryczałtu pieniężnego zależna jest od miesięcznego limitu kilometrów, który ustalany jest indywidualnie przez pracodawcę. Jednak jego wysokość nie może przekroczyć wartości wynikających z par. 3 ust. 2 ww. rozporządzenia Ministra Infrastruktury.

Limit ustala się w zależności od liczby mieszkańców w danej gminie lub mieście, w którym pracownik jest zatrudniony, jednak nie może przekroczyć

  • 300 km - do 100 tys. mieszkańców,
  • 500 km - ponad 100 tys. do 500 tys. mieszkańców,
  • 700 km - ponad 500 tys. mieszkańców.

Uwaga!

Kwota ryczałtu pieniężnego jest zmniejszana o 1/22 za każdy roboczy dzień nieobecności pracownika w miejscu pracy oraz za każdy dzień roboczy, w którym pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych (par. 4 ust. 2 ww. rozporządzenia).

Zwrot kosztów za używanie samochodu prywatnego do celów służbowych

Zwroty kosztów poniesionych przez pracownika z tytułu używania samochodu prywatnego do celów służbowych w jazdach lokalnych są zwolnione od podatku, jeżeli obowiązek ponoszenia tych kosztów przez zakład pracy albo możliwość przyznania prawa do zwrotu tych kosztów wynika wprost z przepisów innych ustaw. W takim wypadku wysokość tych koszów ustalana jest na podstawie ryczałtu pieniężnego lub na podstawie ewidencji przebiegu pojazdu prowadzonej przez zatrudnionego. Zasada ta ma zastosowanie w przypadku zatrudnienia w służbie leśnej, ratowniczej czy też w sektorze socjalnym.

Jeżeli zatem przepisy innych ustaw nie określają obowiązku lub możliwości zwrotu poniesionych kosztów na jazdy lokalne pracownika, wówczas konieczne jest pobranie zaliczki na PIT od zwracanej kwoty należności. Wyłączone z opodatkowania są natomiast wydatki poniesione przez pracowników podczas podróży służbowych na mocy art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o PIT, oczywiście do limitu wynikającego z ewidencji przebiegu pojazdu.

Zwrot należności za koszty poniesione w podróży służbowej oraz podczas jazd lokalnych, mieszczących się w określonych limitach, nie podlega zaliczeniu do podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne.

Podsumowując, osoby prowadzące działalność gospodarczą oraz zatrudniające pracowników mogą ustalić wewnętrzne zasady rozliczania kosztów związanych z użytkowaniem samochodu prywatnego do celów służbowych przez pracownika. Za pomocą przyjętego rozwiązania podatnicy mogą sporo zaoszczędzić - nie muszą oni bowiem kupować samochodów służbowych.