Może się zdarzyć, że z powodu błędu w rozliczeniach pracownik otrzyma wynagrodzenie w wysokości wyższej niż należna. Dzieje się tak np. w razie nieuwzględnienia przy wypłacie należnych składek na ubezpieczenia społeczne w części finansowanej przez pracownika. W konsekwencji powstaje niedopłata, którą płatnik powinien uregulować. Czy jeśli to uczyni, w takiej sytuacji jest możliwe potrącenie zaległych składek ZUS z wynagrodzenia za zgodą pracownika? Na ten temat piszemy poniżej.
Potrącenia z wynagrodzenia za pracę – zasady ogólne
Zasady dokonywania potrąceń z wynagrodzenia pracowniczego zostały uregulowane w przepisach Ustawy z dnia 26 czerwca 1974 roku – Kodeks pracy (kp).
Zgodnie z art. 87 § 1 kp z wynagrodzenia za pracę – po odliczeniu składek na ubezpieczenia społeczne oraz zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych, oraz wpłat dokonywanych do pracowniczego planu kapitałowego, jeżeli pracownik nie zrezygnował z ich dokonywania – podlegają potrąceniu tylko następujące należności:
- sumy egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych na zaspokojenie świadczeń alimentacyjnych,
- sumy egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych na pokrycie należności innych niż świadczenia alimentacyjne,
- zaliczki pieniężne udzielone pracownikowi,
- kary pieniężne przewidziane w art. 108 kp.
Ponadto z wynagrodzenia za pracę odlicza się, w pełnej wysokości, kwoty wypłacone w poprzednim terminie płatności za okres nieobecności w pracy, za który pracownik nie zachowuje prawa do wynagrodzenia (art. 87 § 7 kp).
Oznacza to, że bez zgody pracownika można potrącić wyłącznie wyżej wyszczególnione należności.
Należności inne niż wskazane w art. 87 § 1 i § 7 kp mogą być potrącane z wynagrodzenia pracownika tylko za jego zgodą wyrażoną na piśmie.
Zaległe składki ZUS a potrącenie z wynagrodzenia za pracę
Z przedstawionych powyżej informacji wynika, że zapłata składek uprzednio nienaliczonych wskutek np. błędu księgowego nie figuruje w katalogu należności, które podlegają potrąceniu z wynagrodzenia pracownika. W takiej sytuacji pracodawcy, który był zobowiązany do uregulowania zaległych składek, pozostaje zwrócić się do pracownika o pisemną zgodę na dokonanie wspomnianego potrącenia.
Stanowisko resortu pracy oraz Sądu Najwyższego w sprawie pobrania z wynagrodzenia zaległych składek ZUS
Wskazówki postępowania w zakresie omawianej tematyki znajdziemy w Stanowisku Departamentu Prawa Pracy w Ministerstwie Pracy i Polityki Społecznej (MPiPS) z dnia 27 sierpnia 2014 roku oraz w orzecznictwie Sądu Najwyższego (SN).
W ocenie resortu pracy zawartej w powołanym dokumencie, w świetle przepisów prawa pracy – w razie wypłacenia pracownikowi wynagrodzenia za pracę w wyższej niż należna wysokości, chociażby z powodu błędnego naliczenia składek na ubezpieczenia społeczne w części finansowanej przez pracownika (ubezpieczonego) – można uznać, że doszło do bezpodstawnego wzbogacenia pracownika, polegającego na osiągnięciu korzyści majątkowej bez podstawy prawnej, kosztem innej osoby.
Przykład 1.
Pan Marek otrzymał w danym miesiącu wyższe wynagrodzenie za pracę niż dotychczas, przy czym nie zaistniały ku temu żadne znane mu okoliczności. Po pewnym czasie pracodawca poinformował go, że na skutek błędnego wyliczenia płacy w dziale księgowości nie odprowadzono do ZUS-u składek ubezpieczeniowych w części finansowanej przez pracownika. Właściciel firmy zwrócił się do pana Marka o wyrażenie zgody na potrącenie z należnego mu wynagrodzenia kwoty niedopłaty, którą pracodawca przekazał do ZUS-u. Po namyśle pan Marek przystał na propozycję szefa, wręczając mu pisemne oświadczenie w sprawie zgody na pomniejszenie przysługującej mu pensji o niezapłaconą należność składkową.
W opisanym przypadku wydaje się, że strony przyjęły optymalne rozwiązanie, ponieważ pracodawca nie poniesie straty finansowej, a pracownik nie będzie obciążony zarzutem bezpodstawnego wzbogacenia się, co może także powodować konkretne skutki w zakresie odpowiedzialności prawnej.
Zgoda pracownika jest jednakże bezwzględnie wymagana, co wynika przede wszystkim z cytowanego już przepisu kp. Taki stan prawny potwierdził również resort pracy we wspomnianym stanowisku.
„Pracodawca może zwrócić się do pracownika z prośbą o zwrot nadpłaconej kwoty. Nie ma podstaw prawnych, aby w takim przypadku pracodawca samowolnie dokonał potrącenia nadpłaconej kwoty z wynagrodzenia za pracę w kolejnym terminie wypłaty. Pracownik ma bowiem prawo uważać, że świadczenie wypłacane przez pracodawcę posługującego się wyspecjalizowanymi służbami jest spełniane zasadnie i zgodnie z prawem, a więc jego obowiązek liczenia się ze zwrotem świadczenia ogranicza się zasadniczo do sytuacji, w których ma świadomość otrzymania nienależnego świadczenia (art. 409 w związku z art. 410 § 1 Kodeksu cywilnego w związku z art. 300 kp)”.
Jednocześnie podkreślono, że ciężar udowodnienia faktu, że pracownik miał świadomość uzyskania nienależnego świadczenia, spoczywa na pracodawcy. Taką opinię wyraził SN w wyroku z 9 stycznia 2007 roku (II PK 138/06, OSNP 2008/3-4/38).
Przykład 2.
Pani Annie niewłaściwie obliczono należności składkowe, co spowodowało skutek w postaci wypłacenia jej zawyżonej pensji. Po ujawnieniu błędu powstałego w dziale kadr pracodawca zwrócił się do pani Anny o zgodę na potrącenie z bieżącego wynagrodzenia opłaconych zaległości składkowych. Pani Anna zgodziła się, jednak ze względu na pobyt poza miejscem pracy jej oświadczenie zostało złożone w formie ustnej. W świetle przepisów kp oraz Stanowiska MPiPS i orzecznictwa SN taka zgoda jest nieważna.
Sędziowie SN rozstrzygnęli jednocześnie kwestię zasadności zgody pracownika na potrącenie z wynagrodzenia konkretnego składnika w sytuacji, gdy pracodawca wykorzystuje do rozliczeń fachowców zajmujących się naliczaniem należności pracowniczych. W wyroku z 23 października 2008 roku skład orzekający uznał, że pracownik może wyrazić na piśmie zgodę na dokonywanie potrąceń z wynagrodzenia za pracę konkretnych kwot nadpłaconego dodatku do wynagrodzenia także wtedy, gdy składnik ten wypłacał mu pracodawca posługujący się wyspecjalizowanymi służbami finansowymi (II PK 76/08, OSNP 2010/5-6/64).
Pozostaje jeszcze kwestia konsekwencji braku zgody pracownika na potrącenie z jego wynagrodzenia zaległych składek.
Przykład 3.
Pan Paweł jest zatrudniony w firmie na stanowisku konsultanta do spraw marketingu. Dwukrotnie otrzymał wyższe niż poprzednio wynagrodzenie. Okazało się, że doszło do tego wskutek nieprawidłowo prowadzonej dokumentacji w dziale księgowo-finansowym. Pracodawca zwrócił się z prośbą do pana Pawła o zwrot nadpłaconych kwot z tytułu zaległych składek ZUS. Pracownik jednak odmówił, tłumacząc to tym, że potraktował rozliczenie za właściwe, a dodatkowe pieniądze uznał za drobny gest ze strony pracodawcy w zamian za istotny wkład w rozwój firmy. Z tego też powodu nie zgłaszał tego faktu. Pracodawca nie był zadowolony z takiego rozwiązania – wiedział, że może wystąpić na drogę sądową z żądaniem zwrotu nienależnie wypłaconych kwot w związku z bezpodstawnym wzbogaceniem się przez pracownika. Z drugiej strony rzeczywiście cenił zdolności pana Pawła i nie chciał tworzyć przestrzeni do konfliktu. Ostatecznie pracodawca zrezygnował z dochodzenia roszczeń, mając też na względzie relatywnie niewielką sumę, która miała stanowić przedmiot postępowania sądowego.
Oczywiście pracodawca z powyższego przykładu miał prawo podjąć opisaną decyzję (odstąpić od żądania zwrotu bezpodstawnie wypłaconych pracownikowi kwot). Dopuszczalna jednocześnie byłaby odmienna reakcja, czyli wystąpienie do sądu z powództwem cywilnym przeciwko pracownikowi. Taką możliwość przewidziano w cytowanym już stanowisku resortu pracy.
„W przypadku braku zgody pracownika na zwrot nienależnie wypłaconej kwoty wynagrodzenia pracodawca może wystąpić z roszczeniem majątkowym na drogę sądową. Bezpodstawnie wzbogacony jest obowiązany do wydania korzyści w naturze, a gdyby nie było to możliwe (np. gdy przedmiot wzbogacenia został zbyty, utracony lub uszkodzony) – do zwrotu jej wartości osobie, kosztem której korzyść została odniesiona (art. 405 Kodeksu cywilnego). Jednakże obowiązek wydania korzyści lub zwrotu jej wartości wygasa, jeżeli ten, kto korzyść uzyskał, zużył ją lub utracił w taki sposób, że nie jest już wzbogacony, chyba że wyzbywając się korzyści lub zużywając ją, powinien był liczyć się z obowiązkiem zwrotu (art. 409 Kodeksu cywilnego)”.
Jak więc widać z powyższego wyjaśnienia, odzyskanie nadpłaconych sum jest możliwe, nie ma natomiast gwarancji takiego zwrotu, jeżeli pozwany udowodnił zaistnienie okoliczności wskazanych w art. 409 Kodeksu cywilnego.
Potrącenie zaległych składek ZUS z wynagrodzenia za zgodą pracownika. Podsumowanie
W codziennej praktyce kadrowej może się okazać, że ktoś popełni błąd i naliczy zawyżone wynagrodzenie. Dochodzi do tego najczęściej wskutek braku naliczenia składek ZUS (w części finansowanej przez pracownika) lub wadliwego obliczenia tych składek. Pracodawca może żądać zwrotu nienależnie pobranego wynagrodzenia z tytułu zaległych składek, powołując się na zarzut bezpodstawnego wzbogacenia. Wykluczone jest natomiast potrącenie tych należności z pensji pracownika bez jego zgody. Co więcej – wspomniana zgoda musi posiadać formę pisemną, w przeciwnym razie nie będzie miała wiążącego charakteru.
