Wynagrodzenie minimalne, potocznie nazywane „najniższą krajową”, to gwarantowana kwota minimalnego wynagrodzenia otrzymanego za pracę wykonaną przez osoby zatrudnione na podstawie umowy o pracę. Prawo to zostało ustanowione dla pracowników w 2002 roku i od tego czasu kwota minimalnej wypłaty co roku sukcesywnie wzrasta. Wielu pracodawców zastanawia się natomiast, jak zmiana wynagrodzenia minimalnego na przełomie roku wpłynie na wysokość składek ZUS.
Wysokość płacy minimalnej
Wysokość minimalnej krajowej ustalana jest w drodze negocjacji Rady Ministrów i Trójstronnej Komisji. Wpływ na wysokość tej kwoty mają:
- wskaźnik cen w roku poprzednim i prognozowane ceny na rok następny;
- wskaźnik udziału dochodów z pracy najemnej oraz przeciętnej liczby osób na utrzymaniu osoby pracującej najemnie w poprzednim roku;
- prognozowany wskaźnik przeciętnego wynagrodzenia;
- poziom wydatków gospodarstw domowych w roku poprzednim;
- wysokość przeciętnych miesięcznych wynagrodzeń w poprzednim roku według rodzajów działalności;
- poziom życia różnych grup społecznych;
- warunki gospodarcze państwa.
Art. 6.1. Wysokość wynagrodzenia pracownika zatrudnionego w pełnym miesięcznym wymiarze czasu pracy nie może być niższa od wysokości minimalnego wynagrodzenia ustalonego w trybie art. 2 negocjacje w sprawie minimalnego wynagrodzenia za pracę i art. 4 minimalne wynagrodzenie w 2004r.
Wynagrodzenie minimalne za grudzień płatne w styczniu
W sytuacji, gdy wynagrodzenie za pracę wykonaną w grudniu 2023 roku zostanie wypłacone pracownikowi w styczniu 2024 roku w kwocie 3600 zł, to ustalając, czy jego przychód wyniesie co najmniej tyle, co wynagrodzenie minimalne za pracę, bierze się pod uwagę przepisy obowiązujące w grudniu 2023 roku. Wynika to z art. 80 Kodeksu pracy, w którym mowa jest o tym, że wynagrodzenie przysługuje za pracę wykonaną. Nie powinno ono zależeć od daty wypłaty.
Mimo że będzie wypłacone w styczniu 2024 roku, przyjmuje się, że pracownik osiągnął przychód w kwocie wynagrodzenia minimalnego.
Wynagrodzenie minimalne za grudzień płatne w styczniu a składki ZUS
Zgodnie z § 2 ust. 6 rozporządzenia Rady Ministrów z 18 kwietnia 2008 roku w sprawie szczegółowych zasad i trybu postępowania w sprawach rozliczania składek, do których poboru jest zobowiązany Zakład Ubezpieczeń Społecznych, w raportach do ZUS-u uwzględnia się należne składki na ubezpieczenia społeczne od wszystkich dokonanych lub postawionych do dyspozycji ubezpieczonego wypłat – od pierwszego do ostatniego dnia miesiąca kalendarzowego, którego deklaracja dotyczy – stanowiących podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne. Oznacza to, że składki w deklaracjach ZUS wykazywane są w miesiącu ich wypłaty, bez względu na to, za jaki okres były należne.
Reasumując, w deklaracji ZUS za styczeń naliczane są składki z wynagrodzenia za pracę wykonaną w grudniu. W grudniu obowiązywało wynagrodzenie minimalne 3600 zł. Nie ma zatem obowiązku wypłacania wynagrodzenia za grudzień w kwocie 4242 zł.
Wynagrodzenie za grudzień w styczniu a obowiązek podatkowy
Przesunięcie daty wypłaty wynagrodzenia pracowników wpływa również na obowiązek podatkowy. Podobnie jak w przypadku składek ZUS, obowiązek podatkowy powstaje w momencie wypłaty wynagrodzenia pracownikowi lub pozostawienie jej do jego dyspozycji. Takie rozwiązanie niesie za sobą różne konsekwencje. Po pierwsze, w przypadku pracowników, którzy otrzymują wysokie wynagrodzenia i pod koniec roku przekraczają pierwszy próg podatkowy, w momencie gdy ich wynagrodzenie za grudzień wypłacone jest w styczniu, będzie opodatkowane ponownie pierwszym progiem podatkowym.
Przykład 1.
Pracownik Kowalski już podczas otrzymania wypłacanej w październiku wypłaty za wrzesień przekroczył pierwszy próg podatkowy. Wynagrodzenie za październik wypłacone w listopadzie oraz za listopad wypłacone w grudniu zostało w całości opodatkowane 32% podatkiem. Natomiast wynagrodzenie za grudzień wypłacone w styczniu zostało opodatkowane pierwszym, 12% podatkiem dochodowym.
Wynagrodzenie minimalne na przełomie roku a kwota wolna od potrąceń
Kolejną konsekwencją wypłaty minimalnego wynagrodzenia na przełomie roku jest zastosowanie innej kwoty wolnej od potrąceń. Mianowicie przepisy wskazują kwoty wynagrodzenia pracownika, które muszą mu zostać zagwarantowane po dokonaniu możliwych potrąceń (przymusowych lub dobrowolnych). Kwota wolna od potrąceń określana jest na podstawie wynagrodzenia minimalnego netto obowiązującego w danym roku. Przy wypłacie minimalnego wynagrodzenia z przesunięciem za grudzień w styczniu powstaje wiele pytań i wątpliwości o to, które stawki kwot wolnych od potrąceń należy zastosować. Tutaj odpowiedzi udzielił Główny Inspektorat Pracy w piśmie z 26 stycznia 2011 roku, GPP-364-4560-3-1/11/PE/RP, uznając, że: „[…] Dokonując potrąceń z wynagrodzenia za pracę, pracodawca obowiązany jest stosować kwotę wolną od potrąceń w wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę obowiązującego w dacie dokonywania potrącenia”.
W praktyce oznacza to, że mimo iż pracownik w styczniu otrzymał niższą kwotę minimalnego wynagrodzenia (obowiązującego z grudnia), to pracodawca powinien zastosować kwotę wolną od potrąceń obowiązująca w miesiącu dokonywania potrącenia, czyli w styczniu.
Zmiana minimalnego wynagrodzenia a aneksy dla pracowników
Wysokość otrzymywanego wynagrodzenia za wykonaną pracę jest jednym z najważniejszych elementów zawartych w umowie o pracę. Tym samym każdą zmianę w tym obszarze należy udokumentować aneksem do umowy. Co zatem w sytuacji, kiedy wysokość wynagrodzenia zmienia się co roku? Nie zawsze modyfikacja wysokości minimalnego wynagrodzenia będzie rodziła obowiązek przygotowania aneksu. Jeśli w umowie została podana wysokość wynagrodzenia kwotowo, to faktycznie coroczna zmiana wysokości płacy minimalnej będzie wiązała się z obowiązkiem aneksowania umów. Jednak jeśli kwota wynagrodzenia za pracę zostanie w umowie określona jako „minimalne wynagrodzenie”, to zmiana płacy minimalnej nie będzie rodziła takiego obowiązku. Wynika to z faktu, że wysokość wynagrodzenia minimalnego jest taka sama dla wszystkich pracowników, bez względu na zajmowane stanowisko czy staż pracy.
Wypłacanie wynagrodzenia z przesunięciem do 10. dnia kolejnego miesiąca jest zgodne z prawem i bardzo wygodne dla osób rozliczających wynagrodzenia pracowników, ponieważ znacznie minimalizuje konieczność korygowania okresów rozliczeniowych. Uiszczanie wynagrodzenia minimalnego na przełomie roku wiąże się jednak także z pewnymi konsekwencjami. W tym czasie szczególną uwagę należy przywiązywać do zastosowania odpowiednich przepisów.
