Jeżeli przedsiębiorca chce dany wydatek potraktować jako koszt podatkowy, to musi zadbać o jego właściwe udokumentowanie. W naszym dzisiejszym artykule zastanowimy się, czy historia operacji bankowych spełnia kryteria dowodu księgowego. Zapraszamy do lektury.
Obowiązek właściwego udokumentowania kosztu podatkowego
Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o PIT kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.
W kontekście powyższego, aby zatem wydatek mógł być uznany za koszt uzyskania przychodu winien, w myśl powołanego przepisu, spełniać łącznie następujące warunki:
pozostawać w związku przyczynowym z przychodem lub źródłem przychodu i być poniesiony w celu osiągnięcia przychodu bądź zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodu;
nie znajdować się na liście wydatków nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów, wymienionych w art. 23 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych;
być właściwie udokumentowany.
Przy czym ostatni warunek stanowiący o właściwym udokumentowaniu ma charakter obiektywny. Zgodnie bowiem z art. 180 Ordynacji podatkowej podatnicy mogą posłużyć się każdym dowodem, który służy wyjaśnieniu sprawy, a nie jest sprzeczny z prawem. Mamy zatem do czynienia z otwartym katalogiem środków dowodowych.
W kontekście historii operacji bankowych warto także sięgnąć do treści rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów.
inne dowody, wymienione w § 12 i § 13, stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierające co najmniej:
wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy;
datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym że, jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty;
przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych;
podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych
– oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiające powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie.
W świetle tak skonstruowanej normy prawnej należy rozważyć, czy historia operacji bankowych spełnia powyższe wymogi. Kwestia ta zostanie poruszona w dalszej części artykułu.
Historia operacji bankowych jako dokument księgowy
W kontekście przedstawionego problemu rozważmy przykład, w którym przedsiębiorca nabywa określony towar na aukcji internetowej. Jak wynika z przyjętej praktyki gospodarczej, w takim przypadku przedsiębiorca nie może spodziewać się otrzymania umowy sprzedaży ze strony sprzedawcy.
W związku z tym pojawia się pytanie, czy przedsiębiorca może jako koszt uzyskania przychodu ująć wydatek udokumentowany potwierdzeniem przelewu bankowego.
Należy podkreślić, że księgi podatkowe są jednymi z najważniejszych dowodów w postępowaniu podatkowym. Księgi podatkowe prowadzone rzetelnie (dokonywane w nich zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty) i w sposób niewadliwy (zgodnie z zasadami wynikającymi z odrębnych przepisów) stanowią dowód tego, co wynika z zawartych w nich zapisów.
Z powyższego wynika, że przesłanką konieczną dla zaliczenia określonego wydatku do kosztów uzyskania przychodów jest wykazanie związku przyczynowego pomiędzy poniesionym kosztem a uzyskanym przychodem bądź zachowaniem lub zabezpieczeniem źródła przychodów. Każdorazowa ocena wydatków poniesionych przez podatnika wymaga zatem dokonania indywidualnej analizy.
Niedostarczenie przez podatnika umowy zawierającej podpisy osób dokonujących transakcji nie jest równoznaczne z nieuznaniem danego wydatku za koszt uzyskania przychodu w sytuacji gdy fakt poniesienia wydatku zostanie udokumentowany w inny sposób.
Podobnie Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji z 10 października 2019 roku, nr 0112-KDIL3-1.4011.227.2019.1.GM, wskazał, że brak możliwości zewidencjonowania danych wydatków z uwagi na brak posiadania przez podatnika wymaganej formy ich udokumentowania nie oznacza automatycznego braku możliwości uznania ich za koszt uzyskania przychodu w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Jeżeli zatem podatnik w inny sposób rzetelnie udokumentuje poniesienie kosztu podatkowego, powinien to uwzględnić w trakcie roku podatkowego w bieżącej zaliczce na podatek, jak również w rocznym rozliczeniu podatku dochodowego.
Nie można zatem kategorycznie odrzucić potwierdzenia przelewu oraz historii operacji bankowych jako podstawy zapisów w KPiR.
Historia operacji bankowych w świetle ustawy o rachunkowości
Spora grupa podatników jest zobligowana do prowadzenia ksiąg rachunkowych. W związku z tym, jak stanowi art. 20 ustawy o rachunkowości, do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie. Podstawą takich zapisów są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej. Dowód księgowy zasadniczo powinien zawierać:
określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego;
określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej;
opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych;
datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą – także datę sporządzenia dowodu;
podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów;
stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.
W konsekwencji, jeżeli wyciąg bankowy potwierdzający historię operacji przedsiębiorcy spełnia wymienione wyżej kryteria, może zostać uznany za dowód księgowy.
W świetle przedstawionych argumentów możemy zatem wskazać, że nie jest wykluczone, aby historia operacji bankowych stanowiła podstawę zapisów w KPiR lub w księgach rachunkowych. Istotne w tym przypadku jest, aby taki dokument spełniał kryteria ustawowe.
