Dowód księgowy – jakie są jego wymagania formalne?

Nasz ekspert:
Artykuły autora

Wielkość tekstu:

Jednostki budżetowe, spółki skarbu państwa, jak również prywatni przedsiębiorcy prowadzący firmy w formie spółek prawa handlowego bądź spółki cywilnej co do zasady mają obowiązek sporządzania rocznych sprawozdań budżetowych i finansowych. Sprawozdanie to jest niczym innym, jak dokumentem zbiorczym zawierającym podstawowe informacje o rocznej działalności przedsiębiorstwa ujęte pod względem finansowym, przedstawiające jego kondycję finansową (zyski i straty) oraz perspektywę rozwojową. Podstawą zapisów w księgach rachunkowych, stanowiących fundament dla wspomnianych sprawozdań, jest dowód księgowy. Aby dokument księgowy mógł zostać uznany za dowód, musi spełniać ustawowe wymogi. W niniejszym artykule wskażemy, jakie są te formalne wymagania.

Czym jest dowód księgowy?

Ujmując rzecz w najprostszy sposób, dowód księgowy stanowi pisemne odzwierciedlenie i potwierdzenie zaistnienia określonej operacji gospodarczej i zaewidencjonowania jej lub stwierdzenia stanu poszczególnych zasobów i źródeł ich pochodzenia na dany dzień. Dowód taki powinien być potwierdzeniem przebiegu prawdziwości i zgodności operacji gospodarczej z odpowiednimi przepisami prawa, realizując funkcję rejestracji, atestacji i funkcję kontrolną rachunkowości.

Elementy obligatoryjne dowodu księgowego

Wymagania formalne stawiane dowodom księgowym zostały opisane w art. 21 ustawy o rachunkowości. Na wstępie należy zauważyć, że aktualnie nie ma większego znaczenia forma dowodu księgowego. Zarówno ten w postaci papierowej, jak i wirtualnej muszą zawierać takie same dane dotyczące sprzedawcy i nabywcy bądź przedmiotu transakcji. Różnica polega na tym, że forma papierowa znajduje się na innym nośniku (papierze) niż elektroniczna (np. w postaci pliku). O ile dokument papierowy stanowiący dowód księgowy przechowuje się np. w segregatorach, o tyle w formie elektronicznej powinien być przechowywany przez odbiorcę w formacie, w którym został przesłany. To, że jeden dokument jest spisany na kartce papieru i przechowuje się go w segregatorze, a inny istnieje w postaci pliku i przechowuje się go na dysku twardym lub serwerze, nie wpływa na wymagania stawiane wobec treści samego dokumentu.

Dokument, aby mógł stanowić dowód księgowy, musi zawierać co najmniej dane określone w ust. 1 omawianego przepisu. Jest to:

  • określenie rodzaju dowodu oraz wskazanie jego numeru identyfikacyjnego, np. będzie to „Kw – kasa wypłaci” czy „WZ – wydanie zewnętrzne";
  • określenie stron transakcji poprzez wskazanie nazw oraz adresów. Jeżeli jest to dokument zewnętrzny, strony mogą zostać wskazane poprzez przyłożenie pieczątki firmy. Jeśli dowód jest dokumentem wewnętrznym, wówczas należy oznaczyć go w celu identyfikacji komórki organizacyjnej;
  • opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych. W przypadku rzeczowych składników majątkowych podawana jest na dowodzie księgowym ilość i cena jednostkowa;
  • datę dokonania operacji. W przypadku gdy dowód został sporządzony pod inną datą, należy wskazać również datę sporządzenia dowodu;
  • odpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów;
  • stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (tzw. dekretacja) oraz podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania. Przebieg kontroli powinien być dostosowany do realnych możliwości każdej jednostki i zostać opisany w jej polityce rachunkowości wraz ze wskazaniem osób upoważnionych do dokonywania czynności weryfikacyjnych.

Ostatni element dowodu księgowego, czyli jego kontrola, ma na celu niedopuszczenie do księgowania dowodu wadliwego pod względem merytorycznym, formalnym, prawnym i rachunkowym, a także weryfikację treści dokumentu ze stanem faktycznym. Obowiązek zweryfikowania dowodu księgowego przed jego zaksięgowaniem wynika wprost z art. 14 ust. 2 ustawy o rachunkowości. Sprawdzony dowód księgowy należy następnie zakwalifikować do ujęcia w księgach rachunkowych poprzez wskazanie:

  • kont księgowych (Wn, Ma) dla zapisu kwot danej operacji w księdze głównej, w której obowiązuje zasada podwójnego zapisu;
  • podziałki klasyfikacji budżetowej wykorzystanej w analityce niektórych kont księgi głównej zgodnej z pozycjami planu finansowego.

Ustawodawca przewidział jednak pewne wyjątki określone w art. 21 ust. 1a ustawy o rachunkowości. Możliwe jest nieumieszczenie na dowodzie księgowym podpisu wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów, a także stwierdzenia dotyczącego sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych.

Dekretacja dowodu w ramach elektronicznych systemów księgowych

Dekretacja polega na nadaniu dowodowi księgowemu numeru, określeniu daty i sposobu, w jaki zostanie ujęty w księgach (tzw. dekret księgowy). Tradycyjnie polega to na wpisaniu miesiąca i sposobu ujęcia dokumentu w księgach rachunkowych. Nierzadko powyższe zastępowane jest przystawieniem stempla dekretacyjnego. Przy każdej dekretacji należy dodać podpis osoby odpowiedzialnej za powyższe wskazania.

Ustawodawca dopuścił jednak możliwość odstąpienia od ręcznego dekretowania dowodów księgowych, a co za tym idzie – zaniechania zamieszczania informacji co do stwierdzenia sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca, sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych oraz podpisu osoby odpowiedzialnej. Warunkiem odstąpienia od powyższego jest korzystanie ze stosowanej przez daną jednostkę techniki dokumentowania zapisów księgowych. Przede wszystkim chodzi tu o używanie przez podmiot odpowiedniego systemu komputerowego, dzięki któremu operacje finansowe są księgowane automatycznie według jego algorytmów, a system ten pozwala na wydruk dekretu księgowego. Tak wygenerowany i wydrukowany dekret powinien zawierać jedynie informację o sposobie ujęcia w księgach rachunkowych każdego dokumentu oraz dane, dzięki którym możliwe będzie powiązanie owego wydruku z określonym dowodem księgowym. W takim wypadku pamiętać trzeba, aby wydruk dekretu dołączyć do dokumentu źródłowego.

Dowód księgowy w obcej walucie

Z racji tego, że obecnie nie ma przeszkód, aby przedsiębiorstwa i inne jednostki prowadzące działalność gospodarczą działały na rynku globalnym, nie jest rzadkością przeprowadzanie transakcji w obcej walucie, np. euro czy dolarze.

Dowód księgowy w obcej walucie powinien zawierać przeliczenie wartości zagranicznego kapitału na walutę polską. Wyliczenia tego dokonuje się według kursu obowiązującego w dniu przeprowadzenia operacji gospodarczej. Wynik takiego przeliczenia należy zamieścić na dowodzie, o ile system przetwarzania danych wykorzystywany w jednostce zapewnia automatyczne przeliczenie walut obcych na walutę polską. W takim jednak wypadku trzeba pamiętać, aby sposób wykonania tego przeliczenia potwierdzić odpowiednim wydrukiem.

Dowód księgowy w języku obcym

Prócz dowodów księgowych opiewających na walutę obcą zdarzają się również takie wystawiane w języku obcym. Najczęściej dzieje się tak w sektorze finansów publicznych. Ustawodawca nie narzuca obowiązku tłumaczenia dowodów księgowych wystawionych w obcym języku przed ich księgowaniem. Konieczność taka powstaje jednak w przypadku kontroli przeprowadzanej m.in. przez Regionalną Izbę Obrachunkową, Najwyższą Izbę Kontroli, Urząd Kontroli Skarbowej, Europejski Trybunał Obrachunkowy oraz przez biegłego rewidenta.

W wypadku kontroli tłumaczeniom podlegają jedynie konkretne pozycje, nie zaś całe dokumenty.

Mimo braku obowiązku wynikającego wprost z ustawy o rachunkowości należałoby wskazać, że instytucje publiczne zostały zobligowane do bieżącej translacji dokumentów wystawionych w języku obcym potwierdzających transakcje zagraniczne. Powyższe wynika bowiem z zasady przejrzystości w finansach publicznych.

Tłumaczenie treści dowodów księgowych jest również pomocne przy pracy na tego typu dokumentach, jak np. przy konieczności dokonania korekty. Tylko w przypadku działania na przetłumaczonych dokumentach istnieje realna pewność, że są one zgodne z faktycznym przebiegiem danej operacji gospodarczej oraz zostały sporządzone zgodnie z obowiązującymi w Polsce przepisami.

Rzetelność dowodów księgowych a konieczność kontroli

Z przepisów art. 22 ustawy o rachunkowości wynika jednoznacznie, że tworzone dowody księgowe muszą być:

  • rzetelne, tj. zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują;
  • kompletne, tj. powinny zawierać wszystkie elementy prawidłowego dokumentu, w tym niezbędne dane charakteryzujące operację gospodarczą, której dotyczą;
  • bezbłędne, tj. w swej treści nie mogą zawierać pomyłek.

Aby jednak można było mówić o rzetelności dowodu księgowego, konieczne jest przeprowadzenie odpowiedniej kontroli. Bez niej dowody te nie mogą stanowić wiarygodnej podstawy zapisów księgowych. Kontrolę dokumentów przeprowadza się pod względem:

  • merytorycznym – obejmującym ocenę prawidłowości, celowości i zasadności operacji gospodarczej odzwierciedlanej przez dokument z punktu widzenia celowości transakcji; ustala się, czy dana operacja nie narusza obowiązujących przepisów, a także dokonuje się weryfikacji, czy dane w dokumencie są zgodne z rzeczywistością co do czasu, miejsca, charakteru i rozmiaru operacji;
  • formalnym – obejmującym ocenę prawidłowości i kompletności dowodu księgowego przez zbadanie, czy treść i forma dokumentu odpowiadają przepisom prawa i ustalonym normom, czy dokument został wystawiony przez właściwy podmiot oraz czy operacji dokonały właściwe osoby;
  • rachunkowym – obejmującym weryfikację bezbłędności obliczeń arytmetycznych.

Dowód księgowy – podsumowanie

Dowody księgowe stanowią podstawę zapisów w księgach rachunkowych. Dokumenty te stwierdzają dokonanie konkretnych operacji gospodarczych. Ustawa o rachunkowości wyróżnia dwa rodzaje dowodów: dowód zewnętrzny otrzymany od innego podmiotu (np. kontrahenta) lub przekazany innemu podmiotowi oraz dowód wewnętrzny dotyczący operacji wewnątrz jednostki. Aby dany dokument finansowy mógł zostać uznany za dowód księgowy, musi spełniać szereg wymagań szczegółowo określonych w art. 21 ustawy. Co więcej, ten rodzaj dokumentu musi być rzetelny, kompletny oraz bezbłędny. Na pytanie, czy dowód posiada te przymioty, odpowiada odpowiednia kontrola dokonywana pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym. Bez niej nie może być mowy o rzetelności dowodu księgowego.

Artykuły
Brak wyników.
Więcej artykułów
Wzory
Brak wyników.
Więcej wzorów