Wydatki na internet nie zawsze podlegają rozliczeniu jako koszty uzyskania przychodów w całości. Wyjaśniamy, czy i w jaki sposób może zostać zastosowana proporcja podziału wydatków na internet.
Rozliczenie kosztów internetu przez przedsiębiorcę prowadzącego działalność w mieszkaniu
Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23. Prowadzenie działalności gospodarczej w mieszkaniu wiąże się z pewnymi ograniczeniami w zakresie rozliczenia wydatków. Przykładem tego typu kosztów są wydatki poniesione na internet służące zarówno celom firmowym, jak i prywatnym. Przedsiębiorca prowadzący działalność w mieszkaniu nie powinien rozliczać ich w pełnej kwocie. Jeżeli internet nie jest wykorzystywany wyłącznie w prowadzonej działalności, to opłaty i możliwość korzystania z internetu podlegają zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów tylko w takiej wysokości, która dotyczy działalności gospodarczej.
Wydatki na internet mogą zostać ujęte w kosztach podatkowych w prowadzonej przez przedsiębiorcę działalności gospodarczej w pełnej kwocie tylko wówczas, gdy jest zarejestrowany na firmę i wykorzystywany wyłącznie do celów związanych z tą działalnością, a więc nie służy także celom prywatnym podatnika. Przedsiębiorca prowadzący działalność w mieszkaniu może mieć bowiem oddzielne łącze internetowe na cele służbowe i oddzielne na cele prywatne.
Proporcja podziału wydatków na internet w przypadku prowadzenia działalności w mieszkaniu
Zewidencjonowanie w Podatkowej Księdze Przychodów i Rozchodów, a tym samym zaliczenie do kosztów pełnej kwoty z faktury za internet przez podatnika prowadzącego działalność gospodarczą w mieszkaniu i wykorzystującego internet zarówno w celach firmowych, jak i prywatnych w razie ewentualnej kontroli podatkowej może zostać zakwestionowane. W przypadku użytkowania przez przedsiębiorcę internetu zarówno w celach firmowych, jak i prywatnych dopuszczalnym przez organy podatkowe rozwiązaniem jest ustalenie proporcji podziału kosztów. Proporcja powinna jednak zostać określona w taki sposób, aby odzwierciedlała rzeczywiste wykorzystanie internetu przez przedsiębiorcę na cele firmowe oraz prywatne. Dzięki prawidłowo ustalonej proporcji możliwe jest rozdzielenie wydatków poniesionych na internet w taki sposób, aby kosztem uzyskania przychodów była tylko część kosztów związana z prowadzoną działalnością gospodarczą.
Po ustaleniu proporcji podziału wydatków na internet w Podatkowej Księdze Przychodów i Rozchodów opłaty związane z użytkowaniem internetu w celach firmowych obliczone zgodnie ze stosowaną proporcją podziału kosztów należy ująć na podstawie dowodu wewnętrznego. Podstawą sporządzenia dowodu wewnętrznego jest wówczas faktura za internet obejmująca całość opłat, którą trzeba dołączyć do dowodu wewnętrznego wraz z wyodrębnioną na podstawie proporcji częścią wydatków przypadających na działalność gospodarczą.
Ustalenie proporcji podziału wydatków na internet na podstawie udziału części mieszkania wykorzystywanego na cele działalności
Proporcję podziału wydatków na internet w przypadku działalności prowadzonej w mieszkaniu przedsiębiorcy można ustalić np. na podstawie udziału części mieszkania przeznaczonej na cele firmowe do całej powierzchni mieszkania. Koszty z tytułu użytkowania internetu wykorzystywanego zarówno do celów firmowych, jak i prywatnych można więc zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów proporcjonalnie do zajmowanej na cele działalności powierzchni użytkowej.
Taki sposób ustalania proporcji wydatków na internet został przedstawiony i zatwierdzony jako prawidłowy przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej (sygn. 0115-KDIT3.4011.213.2020.5.AD) z 25 czerwca 2020 roku.
Fragment uzasadnienia interpretacji: „Do kosztów uzyskania przychodów Wnioskodawca będzie również miał prawo zaliczyć część kosztów utrzymania budynku mieszkalnego (w szczególności opłaty za energię elektryczną, gaz, wodę, Internet) proporcjonalnie przypadającą na powierzchnię budynku mieszkalnego zajętą na prowadzenie działalności gospodarczej”.
Przykład 1.
Pan Michał prowadzi działalność gospodarczą w mieszkaniu i korzysta ze zwolnienia z VAT. Na cele działalności przedsiębiorca przeznaczył jeden pokój o powierzchni 20 m2. Powierzchnia całego mieszkania wynosi 75 m2. W jaki sposób ustalić wskaźnik proporcji podziału wydatków na internet na podstawie udziału części mieszkania wykorzystywanego na cele działalności gospodarczej do całej powierzchni mieszkania? Umowa na internet została zawarta na dane firmowe. Miesięczna opłata za użytkowanie internetu wynosi 60 zł brutto. Jaka kwota wydatków poniesionych z tytułu użytkowania internetu stanowi koszt uzyskania przychodów w działalności gospodarczej prowadzonej przez pana Michała? Pan Michał powinien ustalić wskaźnik proporcji w następujący sposób:
(20 m2 × 100) : 75 m2 = 26,67%
26,67% x 60 zł = 16 zł
Do kosztów uzyskania przychodów z tytułu użytkowania internetu pan Michał może zaliczyć miesięcznie opłatę w wysokości 16 zł.
Trzeba jednak mieć na uwadze, że organy podatkowe nie zawsze akceptują ustalenie proporcji podziału wydatków na internet na podstawie udziału części mieszkania wykorzystywanego na cele działalności gospodarczej do całej powierzchni mieszkania. Bezpieczniejszym rozwiązaniem jest wykazanie przez przedsiębiorcę w inny sposób niż proporcjonalnie do zajmowanej na cele działalności powierzchni użytkowej, w jakiej proporcji wykorzystuje internet w celach firmowych, a w jakiej w celach prywatnych. Podatnik, określając część kosztów poniesionych w związku z użytkowaniem internetu w celach firmowych, powinien jednak być w stanie wykazać, że właśnie taka, a nie inna część tych kosztów jest związana z prowadzona w mieszkaniu działalnością gospodarczą. Proporcja może zostać ustalona np. na podstawie ewidencji czasu wykorzystania internetu w celach firmowych i prywatnych.
Proporcja podziału wydatków na internet na przykładzie interpretacji
Stanowisko organów podatkowych w zakresie rozliczenia wydatków na internet przez przedsiębiorcę prowadzącego działalność gospodarczą w mieszkaniu, w ramach zastosowanej proporcji podziału tych wydatków zostało przedstawione w interpretacji indywidualnej (sygn.0113-KDIPT2-1.4011.88.2022.2.MM) z 28 kwietnia 2022 roku wydanej przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej.
Wnioskodawca prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą (fotograf, grafik komputerowy, filmowiec) w miejscu zamieszkania. Jego praca to w większości praca biurowa, wymagająca stałego dostępu do internetu. Z uwagi na to, że pracuje z domu, z internetu korzysta również do celów prywatnych, po godzinach pracy. Wnioskodawca pracuje zazwyczaj w godzinach 8:00 – 17:00 (9 godzin). Umowa na internet zostanie zawarta na wnioskodawcę, jako osobę prowadzącą działalność. Obliczania proporcji podziału wydatków na internet na cele służbowe i prywatne zamierza on dokonywać, zakładając, że czas jego pracy to 9 godzin dziennie, a średni czas, w którym korzysta z internetu po pracy, wynosi 6 godzin. Z proporcji wynika więc, że do celów służbowych korzysta z internetu przez 60% czasu. Wnioskodawca zamierza jednak prowadzić ewidencję czasu pracy w formie elektronicznej, pozwalającą na ewentualną korektę czasu pracy, a co za tym idzie, na korektę podziału kosztów na internet na cele prywatne i służbowe. Taką ewidencję zamierza dołączać do comiesięcznych dokumentów księgowych firmy. W godzinach pracy wnioskodawca nie korzysta z internetu podłączonego do komputera służbowego do celów prywatnych. W tym celu w razie potrzeby korzysta z internetu na telefonie komórkowym, dostępnego przez sieć mobilną. W przypadku innych niż standardowe godzin pracy (np. w przypadku podróży służbowej lub krótszego dnia pracy) proporcję podziału kosztów zamierza obliczać poprzez prowadzenie stosownej ewidencji czasu pracy w formie elektronicznej. Koszty internetu wnioskodawca zaliczy do kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.
Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej uznał przedstawiony przez wnioskodawcę sposób podziału wydatków poniesionych na opłaty abonamentowe na internet, pozwalający na określenie i rozgraniczenie celów prywatnych oraz firmowych, za prawidłowy.
Fragment uzasadnienia interpretacji: „[…] mając na względzie treść przytoczonych przepisów, stwierdzić należy, że może Pan zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów prowadzonej działalności gospodarczej wydatki poniesione na opłaty abonamentowe na Internet, zgodnie z przedstawionym w opisie zdarzenia przyszłego podziałem kosztów, pozwalającym na określenie i rozgraniczenie celów prywatnych oraz firmowych, zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych”.
Analogiczny sposób ustalenia proporcji podziału wydatków na internet został przedstawiony i uznany za prawidłowy przez organ podatkowy także w interpretacji indywidualnej (sygn. ITPB1/415-267/09/WM) z 19 czerwca 2009 roku wydanej przez Izbę Skarbową w Bydgoszczy.
Wnioskodawczyni prowadzi w miejscu zamieszkania jednoosobową działalność gospodarczą w zakresie usług informatycznych. Do celów działalności niezbędny jest internet, który zarejestrowany jest na wnioskodawczynię jako osobę fizyczną. Internet używany jest zarówno do celów prywatnych, jak i w działalności gospodarczej. Generalnie większość czasu spędzonego przy komputerze z wykorzystaniem internetu polega na pracy i doskonaleniu umiejętności niezbędnych do prowadzenia działalności gospodarczej. Opłaty ponoszone są w formie stałej miesięcznej opłaty – stałe łącze. Ustalenie jasnej i jednoznacznej proporcji matematycznej jest trudne, a właściwie niemożliwe, ale ze względu na charakter prowadzonej działalności proporcja ta, zdaniem wnioskodawczyni (ustalona na podstawie czasu, jaki spędza na pracy przy komputerze z wykorzystaniem internetu), powinna wynosić 10% – dla celów prywatnych, 90% – dla celów biznesowych.
Organ podatkowy uznał stanowisko wnioskodawczyni za prawidłowe, stwierdzając, że wydatki ponoszone z tytułu opłat za korzystanie z internetu stanowią koszty uzyskania przychodów prowadzonej działalności gospodarczej, ale wyłącznie w części wykorzystywanej na potrzeby działalności gospodarczej, po wyłączeniu, w ustalonej przez wnioskodawczynię proporcji wydatków na wykorzystywanie internetu dla celów prywatnych, o ile proporcja ta jest rzeczywiście uzasadniona.
