Poradnik Przedsiębiorcy

Rejestr przechowawców akt - kto powinien się do niego zgłosić?

Ustawa z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją wprowadza liczne zmiany dotyczące prowadzenia akt pracowniczych. Porusza również kwestie rejestru przechowywania akt osobowych. Czym jest rejestr przechowawców akt i czy każdy pracodawca, który prowadzi akta osobowe, musi dokonać wpisu do niego? O czym należy pamiętać, prowadząc dokumentację pracowniczą?

Dokumentacja pracownicza

W nowych przepisach określono, że obowiązkiem pracodawcy jest prowadzenie i przechowywanie zarówno w postaci papierowej, jak i elektronicznej dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników. Co ważne, dokumentacja elektroniczna została zrównana z papierową.

Przechowywanie dokumentacji musi przebiegać w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności i w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem.

Nowe przepisy jasno określają podział i zakres prowadzenia dokumentów przez pracodawców. Dokumenty pracownika to:

  1. akta osobowe (zawierają informacje i dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, informacje dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz dokumenty dotyczące przebiegu zatrudnienia, a także związane z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy);

  2. pozostała dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy (obejmuje ewidencję czasu pracy, kartę (listę) wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą, kartę ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację oraz dokumentację dotyczącą podejrzeń o choroby zawodowe, chorób zawodowych, wypadków przy pracy oraz wypadków w drodze do pracy/z pracy i świadczeń związanych z tymi chorobami i wypadkami).

Akta przechowasz krócej

Nowe przepisy zakładają skrócenie przechowywania akt osobowych z 50 na 10 lat. Od 1 stycznia 2019 r. dla wszystkich nowo zatrudnianych osób akta pracownicze pracodawca przechowa 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy. Co jednak z aktami pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 2019 r.?  

Dla pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 2019 r. istnieje możliwość skrócenia przechowywania akt osobowych, jednak pracodawca musi spełnić kilka warunków formalnych wynikających z ustawy, tj. przekaże do ZUS-u oświadczenie (ZUS OSW) oraz raport informacyjny (ZUS RIA). Raport OSW jest to oświadczenie o zamiarze przekazania raportów informacyjnych. Pracodawca oświadczy w nim, że przekaże raporty informacyjne ZUS RIA za wszystkich ubezpieczonych zatrudnionych w okresie od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 roku. Raport RIA będzie więc tworzony dla pracowników, którzy już pracują, nie zaś dla nowych pracowników.

Akta pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 r. trzeba przechować przez okres 50 lat i nie będzie możliwości skrócenia tego okresu.

Rejestr przechowawców akt osobowych – ważny obowiązek

Czy rejestr przechowawców akt osobowych jest obowiązkowy dla wszystkich pracodawców? Otóż nie. Tylko podmioty prowadzące działalność polegającą na przechowywaniu dokumentacji osobowej i płacowej powinny dokonać wpisu do tego rejestru. Miał na to czas do 31 grudnia 2018 roku. Co ważne, nieuzyskanie tego uprawnienia będzie skutkowało koniecznością zamknięcia działalności, a cała dokumentacja będzie musiała zostać przekazana do dalszego przechowawcy, który to posiada uprawnienia do jej przechowywania.

Brak wymaganych uprawnień będzie podlegało karze pieniężnej w wysokości do 100 tysięcy zł.

Warto podkreślić, że obowiązek ten spoczywa tylko na podmiotach, które prowadzą działalność wyłącznie w zakresie przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracowników i świadczą te usługi odpłatnie na rzecz innych podmiotów. Rejestr przechowawców akt nie jest przeznaczony dla podmiotów, które przechowują dokumentację własnych pracowników lub też prowadzą działalność outsourcingową.

Dla osób zatrudnionych od 2019 roku pracodawcy nie będą już mieli obowiązku przechowywania akt pracowniczych przez 50 lat. Ponadto będą mogli oni przechowywać akta osobowe również w formie elektronicznej, a nie jak do tej pory wyłącznie w papierowej. Zmiany te znacznie zmniejszają koszty prowadzenia działalności. Niektóre podmioty muszą pamiętać, aby dokonać wpisu do rejestru przechowawców akt.