Reklamacja usług księgowych przez klienta biura rachunkowego

Nasz ekspert:
Artykuły autora

Wielkość tekstu:

Reklamacja usług odbywa się na podobnych zasadach co reklamacja wadliwych towarów. Czy może ona jednak dotyczyć także usług księgowych? Okazuje się, że tak, choć trzeba jednak wiedzieć, w jakich sytuacjach reklamacja usług księgowych jest dopuszczalna i jakie roszczenia przysługują konsumentowi.

Czym jest reklamacja?

Reklamacja to nic innego jak zgłoszenie wadliwości zakupionego produktu lub usługi. W praktyce może dotyczyć każdego przedmiotu. Reklamacja odbywa się na podstawie przepisów regulujących rękojmię, a więc odpowiedzialności sprzedawcy za oferowany produkt lub usługę.

Zgodnie z treścią art. 560 Kodeksu cywilnego, jeżeli sprzedana rzecz (lub usługa) ma wadę, kupujący może złożyć oświadczenie o obniżeniu ceny albo odstąpieniu od umowy, chyba że sprzedawca niezwłocznie i bez nadmiernych niedogodności dla kupującego wymieni rzecz wadliwą na wolną od wad albo wadę usunie. Ograniczenie to nie ma zastosowania, jeżeli rzecz była już wymieniona lub naprawiana przez sprzedawcę albo sprzedawca nie uczynił zadość obowiązkowi wymiany rzeczy na wolną od wad bądź usunięcia wady.

Jeżeli kupującym jest konsument, może zamiast zaproponowanego przez sprzedawcę usunięcia wady żądać wymiany rzeczy na wolną od wad albo zamiast wymiany rzeczy żądać usunięcia wady, chyba że doprowadzenie rzeczy do zgodności z umową w sposób wybrany przez kupującego jest niemożliwe albo wymagałoby nadmiernych kosztów w porównaniu ze sposobem proponowanym przez sprzedawcę. Przy ocenie nadmierności kosztów uwzględnia się wartość rzeczy wolnej od wad, rodzaj i znaczenie stwierdzonej wady, a także bierze się pod uwagę niedogodności, na jakie narażałby kupującego inny sposób zaspokojenia. Obniżona cena powinna pozostawać w takiej proporcji do ceny wynikającej z umowy, w jakiej wartość rzeczy z wadą pozostaje do wartości rzeczy bez wady. Kupujący nie może odstąpić od umowy, jeżeli wada jest nieistotna.

Roszczenie regresowe wobec księgowego

Usługi świadczone przez księgowych dotyczą kwestii podatkowych, prawnych i kadrowych – w praktyce czasami mogą być obarczone błędami (zawinionymi lub nie). Przedsiębiorca, decydując się na skorzystanie z pomocy księgowego, liczy na fachowe wykonanie zadania, tj. bezbłędne i prawidłowe dokonanie odpowiednich czynności.

Praktyka pokazuje, że działania księgowych nie zawsze muszą być prawidłowe. Problem staje się jednak większy, jeśli przedsiębiorca ponosi poważne skutki finansowe popełnionych zaniedbań. Będzie tak np. w przypadku błędnego naliczenia podatku, nieodprowadzania zaliczek na podatek dochodowy lub zaległości płatniczych względem ZUS i innych organów bądź kontrahentów. Źle wykonana usługa księgowa może doprowadzić do powstania szkody w majątku klienta, za co odpowiada w pierwszej kolejności on sam. Błędne działanie księgowego uprawnia jednak do tzw. roszczenia regresowego, a więc starania się o naprawienie szkody, którą poniósł dany klient. Roszczenie to nie powinno być jednak utożsamiane z roszczeniem reklamacyjnym wobec księgowego.

Przykład 1.

Pan Jan prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą i jest czynnym podatnikiem podatku VAT. W związku z tym, że nie zna się zupełnie na księgowości, zlecił prowadzenie tych spraw pracownikom jednego z okolicznych biur rachunkowych. Młody księgowy pomylił się jednak kilkukrotnie w zakresie raportowania transakcji objętych podatkiem VAT, wskutek czego pan Jan otrzymał wezwanie do zapłaty zaległego podatku od urzędu skarbowego. Dodatkowo na przedsiębiorcę nałożona została kara finansowa w wysokości 15 000 zł oraz konieczność zapłaty odsetek od nieterminowej płatności podatku w wysokości 6500 zł. W tej sytuacji pan Jan będzie musiał zapłacić nałożone na niego kary, ma jednak roszczenie regresowe wobec wynajętego biura. Przedsiębiorca może żądać od księgowego, który pomylił się w swoich działaniach nie tylko zwrotu zapłaconej już kary finansowej i odsetek, ale także dodatkowego odszkodowania za wszystkie problemy przez niego spowodowane.

Reklamacja usług księgowych

Roszczenie regresowe związane z obowiązkiem naprawienia szkody nie może być utożsamiane z roszczeniami reklamacyjnymi kierowanymi do księgowego. Te drugie wynikają bowiem z regulacji zawartej w przytoczonym już wcześniej art. 560 kc. Pamiętajmy jednak, że roszczenia reklamacyjne nie przeszkadzają w wykorzystywaniu roszczeń regresowych. Innymi słowy, przedsiębiorca, który otrzymał wadliwą usługę księgową, może wystąpić do winowajcy zarówno z żądaniami reklamacyjnymi, jak i regresowymi.

Przykład 2.

Pan Jan prowadzi dużą firmę handlową i zatrudnia do pomocy biuro księgowe. Wskutek wadliwych działań 1 z wynajętych księgowych poniósł on szkodę w wysokości 5000 zł. Usługa zrealizowana przez księgowego może być jednak poprawiona. Przedsiębiorca może więc wystąpić do sprawcy szkody z roszczeniem o zwrot 5000 zł oraz poprawieniem podjętych wcześniej czynności – przysługuje mu więc roszczenie reklamacyjne oraz roszczenie regresowe.

Reklamacja każdej źle wykonanej usługi księgowej powinna być rozpoczęta od niezwłocznego poinformowania o tym fakcie sprawcy całego zdarzenia. Pamiętajmy jednak, że z taką informacją nie należy zwlekać zbyt długo – roszczenia przysługujące w tym przypadku przedawniają się bowiem z upływem roku od dnia wykonania danej usługi. Jeśli więc przedsiębiorca spóźni się ze zgłoszeniem całej sprawy do księgowego, musi liczyć się z tym, że reklamacja nie zostanie w ogóle uwzględniona.

Przykład 3.

Pan Jan prowadzi przedsiębiorstwo handlowe i korzysta z okresowej pomocy księgowej. W 2019 roku biuro rachunkowe pomyliło się i wskutek zaniedbań swojego pracownika przedsiębiorca musiał zapłacić karę grzywny do urzędu skarbowego. Pan Jan miał poinformować o całej sprawie biuro i zażądać zwrotu pieniędzy za źle wykonaną usługę, jednak nigdy nie mógł znaleźć na to czasu. Na początku 2022 roku mężczyzna postanowił wystąpić z reklamacją do księgowego, który źle wykonał usługę – w tej sytuacji reklamacja nie będzie uwzględniona, ponieważ minął już ponad rok od całego zdarzenia. Fakt ewidentnej winy księgowego nie ma już tutaj znaczenia, choć oczywiście sprawca może dobrowolnie naprawić wyrządzoną przez siebie szkodę.

Czego może dotyczyć reklamacja usług księgowych?

Tak naprawdę żaden obowiązujący przepis nie wskazuje na żaden katalog spraw księgowych podlegających reklamacji. W praktyce oznacza to, że zareklamować można każdą wadliwie wykonaną usługę, byleby tylko nie nastąpiło to zbyt późno.

Wyjątkiem od powyższej reguły jest wyłączenie lub ograniczenie prawa do reklamacji na mocy art. 558 kc. Zgodnie z treścią tego przepisu strony mogą odpowiedzialność z tytułu rękojmi rozszerzyć, ograniczyć lub wyłączyć. Jeżeli kupującym jest konsument, ograniczenie lub wyłączenie odpowiedzialności z tytułu rękojmi jest dopuszczalne tylko w przypadkach określonych w przepisach szczególnych. Wyłączenie lub ograniczenie odpowiedzialności z tytułu rękojmi jest bezskuteczne, jeżeli sprzedawca zataił podstępnie wadę przed kupującym. Odnosząc powyższe do relacji przedsiębiorca – księgowy możliwość ograniczenia lub całkowitego wyłączenia rękojmi (a więc prawa do reklamacji) istnieje i jest prawnie dopuszczalna. Warto więc zawczasu przeanalizować umowę, która ma zostać podpisana z biurem rachunkowym i sprawdzić, czy nie znajduje się w niej klauzula wyłączająca możliwość reklamacji wadliwie wykonanych usług. Jeśli tak będzie, przedsiębiorca utraci możliwość kwestionowania działań księgowego.

Wyrok SA w Łodzi z 13 czerwca 2017 roku (sygn. akt I ACa 1587/16)

„Dla skuteczności modyfikacji odpowiedzialności z tytułu rękojmi konieczne jest, aby strony w umowie w sposób wyraźny zakomunikowały wolę takich zmian. Ograniczenia, rozszerzenia bądź wyłączenia rękojmi nie można więc domniemywać; musi ono wynikać z treści umowy. Osoba powołująca się na korzystne dla siebie skutki modyfikacji odpowiedzialności z tytułu rękojmi w stosunku do rozwiązań ustawowych powinna przedstawić dowód na tę okoliczność. Za niedopuszczalne uznać tym samym należy umieszczanie klauzuli ograniczającej lub wyłączającej odpowiedzialność z tytułu rękojmi na fakturze”.

Podsumowując, co do zasady każdy klient ma prawo do reklamacji źle wykonanych usług księgowych – powinien to jednak zrobić nie później niż w ciągu roku od dnia wykrycia wadliwie wykonanej usługi. Podstawą składanej reklamacji są tutaj odpowiednio stosowane przepisy o rękojmi. Dodatkowo klienci mają prawo do tzw. roszczeń regresowych wobec księgowych. Pamiętajmy jednak, że umowa współpracy pomiędzy biurem rachunkowym a przedsiębiorcą może wyłączać lub ograniczać praw do reklamacji źle wykonanych usług.

Artykuły
Brak wyników.
Więcej artykułów
Wzory
Brak wyników.
Więcej wzorów