Biuro rachunkowe powinno świadczyć swoje usługi zgodnie z obowiązującymi przepisami oraz w możliwie jak najlepszy sposób. Nawet doskonały księgowy nie jest jednak uchronić się od nierzetelnego klienta, który nie chce uregulować faktury za wykonaną usługę. W takiej sytuacji warto pomyśleć o działaniach windykacyjnych. Wyjaśniamy, w jakim momencie windykacja twarda jest konieczna.
Czym jest windykacja?
Windykacja jest formą odzyskiwania niezapłaconych należności, w swej naturze jest zbliżona do czynności podejmowanych przez komornika i sądy w ramach postępowania egzekucyjnego, choć doznaje pewnych ważnych ograniczeń.
Przyjęło się, że działania windykacyjne niejako poprzedzają postępowanie komornicze – w części przypadków są wystarczające do tego, aby odzyskać pieniądze od dłużnika. Windykacja może być podejmowana zarówno bezpośrednio przez wierzyciela, jak i przy pomocy firm zewnętrznych specjalizujących się w tego rodzaju działaniach. Windykacja może dotyczyć każdego zobowiązania, zarówno tego o charakterze pieniężnym, jak i niepieniężnym. Biura rachunkowe oraz księgowi wykonujący indywidualnie swoją działalność również mogą być klientami firm windykacyjnych.
Windykacja twarda i miękka
Jednym z ważniejszych podziałów windykacji jest ta, która rozdziela te czynności na tzw. miękkie oraz twarde. W ramach tej pierwszej kategorii stosuje się zabiegi o charakterze nieprzymusowym – wezwania do zapłaty, ugody, umowy w sprawie rozłożenia długu na raty. Tego rodzaju windykacja opiera się na współpracy wierzyciela i dłużnika, nie zaś na wymuszonym zachowaniu którejkolwiek ze stron. W przypadku windykacji twardej mamy do czynienia zawsze z opornym dłużnikiem, który nie reaguje na prośby spłaty długu i zwyczajnie nie zamierza go uregulować. W takim przypadku windykator musi zastosować znacznie ostrzejsze narzędzie – przede wszystkim przedsądowe wezwania do zapłaty oraz pozwy sądowe, wliczając w to także zainicjowanie postępowania egzekucyjnego przed komornikiem. Cechą windykacji twardej jest przymusowy charakter działań podejmowanych wobec dłużnika, musi on jednak pozostawać zgodny z obowiązującym prawem (zakazane jest m.in. stosowanie środków przymusu lub gróźb względem zobowiązanego).
Windykacja a biuro rachunkowe
Biura rachunkowe mogą występować w 1 z 2 ról w trakcie procesu windykacyjnego – jako wierzyciel domagający się zapłaty zaległego wynagrodzenia za wykonaną pracę albo jako dłużnik, który nie wykonał swojego świadczenia lub zrobił to nienależycie. Pierwsza sytuacja występuje zdecydowanie częściej i jest związana z nierzetelnymi klientami. Działania windykacyjne mogą być kierowane zarówno do osób fizycznych, jak i osób prawnych, nie ma więc większego znaczenia, kim jest dłużnik i czy prowadzi działalność gospodarczą.
W przypadku windykacji twardej dochodzi najczęściej do zajęcia środków dłużnika na jego koncie bankowym, nieruchomości i mienia ruchomego znajdującego się w majątku zobowiązanego, a niekiedy także do licytacji sądowej lub komorniczej. Pamiętajmy, że biuro rachunkowe nie musi korzystać w pierwszej kolejności ze środków windykacji miękkiej, może od razu skierować swoją sprawę do sądu lub na drogę postępowania komorniczego.
Biura rachunkowe, które posiadają nieuregulowane wierzytelności, nie zawsze mogą skierować swoją sprawę od razu do komornika. Aby było to możliwe, niezbędne jest posiadanie tytułu wykonawczego, który uprawnia do podjęcia czynności egzekucyjnych w ramach windykacji twardej. Zgodnie z treścią art. 776 Kodeksu postępowania cywilnego podstawą egzekucji jest tytuł wykonawczy. Tytułem wykonawczym jest tytuł egzekucyjny zaopatrzony w klauzulę wykonalności, chyba że ustawa stanowi inaczej. W praktyce do najczęściej pojawiających się tytułów egzekucyjnych należą prawomocne wyroki lub postanowienia sądowe zaopatrzone w klauzulę wykonalności.
„Tytuł wykonawczy jest odrębnym sformalizowanym, o oznaczonej normatywnie treści, dokumentem urzędowym stwierdzającym istnienie i zakres nadającego się do egzekucji roszczenia wierzyciela i jednocześnie istnienie oraz zakres obowiązku prawnego dłużnika”.
Posiadanie odpowiedniego tytułu wykonawczego daje prawo wierzycielowi do skierowania wniosku o podjęcie egzekucji przez komornika. Nie ma przy tym znaczenia, skąd pochodzi nieuregulowane zobowiązanie i czego dokładnie dotyczy. Zgodnie z treścią art. 797 kodeks postępowania cywilnego we wniosku o wszczęcie egzekucji lub żądaniu przeprowadzenia egzekucji z urzędu wskazuje się świadczenie, które ma być spełnione. Do wniosku lub żądania dołącza się tytuł wykonawczy. Jeżeli z treści tytułu wykonawczego wynika, że termin przedawnienia dochodzonego roszczenia upłynął, do wniosku należy dołączyć również dokument, z którego wynika, że doszło do przerwania biegu przedawnienia.
Jeśli biuro rachunkowe nie posiada tytułu wykonawczego, niezbędne jest założenie sprawy sądowej przeciwko nierzetelnemu klientowi. Wierzyciel może to uczynić samodzielnie albo przy pomocy wynajętej firmy windykacyjnej lub własnego prawnika. Pamiętajmy, że wytoczenie powództwa o zapłatę powinno być dokonane jak najszybciej z uwagi na możliwość przedawnienia się zobowiązania. Jeśli dojdzie do takiej sytuacji, dłużnik będzie mógł powołać się na zarzut przedawnienia i skutecznie zablokować działania wierzyciela – biuro rachunkowe nie odzyska już swojej należności. Po przeprowadzeniu postępowania sąd wyda odpowiednie orzeczenie, w którym może nakazać dłużnikowi spłatę zobowiązania w odpowiednim terminie. Jeśli tego nie zrobi, wierzyciel dopiero wtedy ma prawo złożyć wniosek o wszczęcie postępowania egzekucyjnego.
Czy windykacja twarda jest zawsze konieczna?
Tak naprawdę żadna czynność windykacyjna nie jest nakazana przez polskie prawo. Oznacza to, że wierzyciel sam podejmuje decyzję, czy chce korzystać ze wsparcia udzielanego przez windykatora. Dodatkowo przysługuje mu wybór pomiędzy czynnościami z zakresu windykacji miękkiej i twardej – często pracownicy firm windykacyjnych sami proponują, który zakres pomocy będzie najlepszy w danej sytuacji. W tym celu przeprowadzana jest wstępna analiza sprawy i skuteczności planowanych działań.
Aby zabezpieczyć się przed koniecznością skorzystania z działań windykacyjnych, biuro rachunkowe powinno pomyśleć o przygotowaniu umów o odpowiedniej treści, które będą oferowane klientom. W zapisach takiego kontraktu powinny znaleźć się informacje o:
- możliwości naliczania odsetek za nieterminowe płatności,
- możliwości stosowania kar umownych za naruszanie postanowień umownych,
- możliwości poddania się egzekucji przez klienta w trybie art. 777 kpc.
Poprawnie skonstruowana umowa pozwala na szybsze odzyskanie należności, jeśli dojdzie już do powstania zobowiązania. Dodatkowo umożliwi sprawniejsze przejście przez proces windykacyjny, sądowy lub egzekucyjny, jeśli będzie to oczywiście konieczne.
Windykacja twarda staje się konieczna, gdy dłużnik jest oporny i nie chce lub nie może współpracować z biurem rachunkowym. Z jednej strony takie zachowanie jest najczęściej zawinione przez dłużnika, z drugiej jednak może wiązać się także z obiektywnymi problemami natury finansowej po jego stronie – np. zagrożeniem likwidacją, upadłością, narastającą liczbą zobowiązań, które dana osoba nie jest już w stanie uregulować. Decyzja o zastosowaniu windykacji twardej powinna być zawsze poprzedzona rozmową z dłużnikiem i próbą ugodowego rozwiązania sporu – jeśli nie będzie to jednak możliwe, jedyną drogą pozostaje wówczas sąd lub komornik.
Podsumowując, windykacja twarda jest jednym z rodzajów czynności windykacyjnych i wiąże się ze skierowaniem sprawy do sądu lub komornika przeciwko opornemu dłużnikowi. Z takich działań może skorzystać każdy wierzyciel, który nie jest w stanie odzyskać swoich pieniędzy na drodze polubownego rozwiązania sporu – dotyczy to także biur rachunkowych, które posiadają nieuregulowane płatności od swoich klientów. Windykacja twarda może być wykonywana przez wierzyciela osobiście, ale także przy pomocy wyspecjalizowanych firm lub kancelarii prawnych.
