Działania windykacyjne mogą przybierać różne formy i mogą być stosowane przez różne podmioty. Klientami firm windykacyjnych mogą być także biura księgowe, które mają problem z odzyskaniem należności od swoich kontrahentów. Jedną z form procesu odzyskiwania długów jest miękka windykacja – czy może być ona stosowana w biurach rachunkowych?
Czym jest windykacja?
Windykacja jest procesem pozwalającym na odzyskanie należności od dłużnika, który nie chce lub nie może spłacić swojego zobowiązania. Tak naprawdę jest alternatywą do postępowania sądowego i egzekucyjnego, która w praktyce nie wymaga dużych nakładów czasu i pieniędzy.
Z windykacji może skorzystać każdy wierzyciel, który ma problem z odzyskaniem swoich pieniędzy od dłużnika. Biura rachunkowe lub księgowi wykonujący indywidualną praktykę nie stanowią tutaj żadnego wyjątku. Co więcej, windykacja może dotyczyć każdego długu, zarówno tego o charakterze pieniężnym (np. brak zapłaty faktury VAT za wykonaną usługę księgową), jak i niepieniężnym (np. konieczność wykonania usługi, za którą wierzyciel już dawno zapłacił).
Windykacja miękka i twarda
Obecnie obowiązujące przepisy nie posługują się pojęciem windykacji – w polskim systemie prawnym nie odnajdziemy więc żadnej regulacji, która odnosiłaby się wprost do tego pojęcia, choć rzeczywiście istniały pomysły na stworzenie specjalnej ustawy w tym zakresie.
Windykacja dzieli się przede wszystkim na 2 podstawowe kategorie:
windykację miękką – polega ona na podejmowaniu działań o charakterze ugodowym, których celem będzie całkowita spłata zobowiązania na rzecz wierzyciela;
windykację twardą – polega ona na podejmowaniu działań o charakterze sądowym lub komorniczym w sytuacji, gdy dłużnik nie chce lub nie może wykonać swojego zobowiązania.
Powyższy podział windykacji sprowadza się do wykorzystywania odmiennych środków oddłużeniowych. Warto przy tym podkreślić, że miękka windykacja nie musi zawsze poprzedzać windykacji twardej ani być pierwszym krokiem do odzyskania zaległego zobowiązania. To od decyzji wierzyciela zależy bowiem, z którego rodzaju działań będzie chciał on skorzystać – możliwe jest zatem natychmiastowe skierowanie sprawy do sądu albo poprzestanie wyłącznie na działaniach o charakterze ugodowym.
Kto może prowadzić windykację?
Aktualnie działania windykacyjne mogą być prowadzone przez każdego, wliczając w to także samego wierzyciela. Nie istnieją przepisy, które regulowałyby zawód windykatora lub działanie firm windykacyjnych. Trzeba jednak pamiętać, że windykacja nie jest tym samym co postępowanie egzekucyjne – przykładowo w ramach windykacji nie można dokonywać zajmowania kont bankowych, majątku dłużnika ani sprzedawać jego majątku w drodze licytacji. Takie działania są zarezerwowane wyłącznie dla sądu i komorników.
Miękka windykacja dla biura rachunkowego
Miękka windykacja opiera się na dialogu i próbie osiągnięcia porozumienia pomiędzy dłużnikiem a wierzycielem. Niektóre sytuacje związane z nieuregulowanym zobowiązaniem nie zawsze wynikają ze złej woli dłużnika. Czasami zdarza się, że zapomina on o istniejącym długu lub nie posiada wystarczających środków do jego uregulowania. W takich przypadkach zastosowanie czynności z zakresu windykacji miękkiej wydaje się najrozsądniejszym wyborem.
Wierzyciel ma w omawianej sytuacji kilka możliwości działania:
podjęcie rozmów z dłużnikiem celem ustalenia planu spłaty zobowiązania – dopuszczalny jest tutaj zarówno kontakt mailowy, jak i telefoniczny;
wystosowanie pisemnego wezwania do zapłaty z informacją o możliwości podjęcia dalszych kroków w sprawie (np. skierowania jej na drogę postępowania sądowego lub egzekucyjnego);
zaproponowanie ugody dot. sposobu uregulowania zaległości względem wierzyciela;
poinformowanie dłużnika o wielkości jego zobowiązania i możliwym wzroście zadłużenia (np. wskutek narastania odsetek od nieterminowej płatności).
Opierając się na miękkiej windykacji, wierzyciel decyduje się na współdziałanie z dłużnikiem i podjęcie próby ugodowego rozwiązania sporu. Oczywiście zobowiązany może, ale nie musi zgodzić się na taką ofertę. W tym drugim przypadku wierzyciele bardzo często decydują się na wykorzystanie środków w ramach windykacji twardej, tj. głównie skierowania sprawy do sądu lub do komornika.
Ile kosztuje windykacja miękka?
Biuro rachunkowe, które chce skorzystać z narzędzi w ramach windykacji miękkiej, może to zrobić samodzielnie – w takiej sytuacji koszty prowadzonych działań będą niewielkie, jeśli nie zerowe. Alternatywnym pomysłem jest zlecenie windykacji zewnętrznej firmie, która specjalizuje się w tego rodzaju działaniach. W takim przypadku wiąże się to oczywiście z koniecznością uiszczenia odpowiednich kosztów.
Wysokość wynagrodzenia windykatora zależy od wielu różnych okoliczności:
nastawienia dłużnika do całej sprawy i tego, czy chce spłacić swoje zobowiązanie;
wielkości długu oraz stopnia jego zadawnienia;
dotychczas podjętych prób odzyskania długu i efektywności takich działań;
renomy i doświadczenia firmy windykacyjnej – więksi windykatorzy, którzy działają na rynku od dłuższego czasu, są z reguły drożsi, niż osoby dopiero co stawiające pierwsze kroki w takiej branży.
Koszt windykacji miękkiej jest z reguły dużo niższy niż działania podejmowane w toku windykacji twardej. Wpływ na to ma przede wszystkim brak konieczności korzystania ze wsparcia prawnego oraz niekierowanie sprawy do sądu lub komornika. Windykacja miękka opiera się na kontakcie z dłużnikiem bez ingerowania w ten proces organów państwowych i dlatego jest po prostu tańsza. Windykatorzy bardzo często oferują swoje usługi za wynagrodzenie ryczałtowe lub procentowe, możliwe jest także połączenie tych dwóch form płatności w jedną.
Miękka windykacja a biuro rachunkowe będące dłużnikiem
Windykacja miękka przeprowadzana w biurze rachunkowym nie zawsze musi oznaczać, że biuro występuje wówczas w charakterze wierzyciela. W praktyce może ono być także dłużnikiem, który zalega z płatnościami na rzecz swoich kontrahentów. Firmy windykacyjne mogą więc kontaktować się z pracownikami biur rachunkowych w celu ponaglenia ich do uregulowania istniejących zaległości płatniczych. Wierzycielami biur rachunkowych mogą być nie tylko ich klienci (są to sytuacje stosunkowo rzadkie), ale także dostawcy mediów, wynajmujący lokale usługowe, współpracownicy lub osoby zatrudnione, które nie otrzymały swojego wynagrodzenia za pracę. Miękka windykacja może więc być stosowana względem biur rachunkowych dwojako – jako działania skierowane do dłużników lub podejmowane w imieniu wierzycieli.
Podsumowując, miękka windykacja w biurze rachunkowym jest sposobem na odzyskiwanie długów – albo od biura będącego dłużnikiem, albo od dłużnika-klienta danego biura. W praktyce opiera się ona na działaniach pozasądowych o charakterze typowo ugodowym. Wierzyciel nie ma obowiązku korzystania z czynności windykacyjnych o miękkim charakterze, może bowiem od razu skierować sprawę do sądu lub komornika, ew. zastosować windykację twardą. Koszty windykacyjne zależą od rodzaju danej sprawy, wysokości zobowiązania oraz tego, kto tak naprawdę będzie próbował odzyskać dług w imieniu wierzyciela.
