Od 1 stycznia 2012 roku pracodawcy mają obowiązek przekazywać pracownikom ubezpieczonym do 28 lutego bieżącego roku informacje o naliczonych składkach za rok poprzedni, z podziałem na poszczególne miesiące. Roczna informacja dla osoby zatrudnionej za rok 2017 powinna zostać przekazana do 28 lutego 2018 roku.
Co powinna zawierać informacja roczna?
Roczna informacja dla osoby ubezpieczonej zawiera wszystkie dane, jakie płatnik składek przekazał do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych w imiennych raportach miesięcznych, sporządzonych za okres od stycznia do grudnia danego roku (uwzględniając ich korekty). Celem przekazania takiej informacji jest weryfikacja przez ubezpieczonego danych, które zostały w niej zawarte.
Płatnik zobowiązany jest do przekazania ubezpieczonemu rocznej informacji w formie papierowej, bądź za jego zgodą, w formie dokumentu elektronicznego.
Kto powinien otrzymać informację roczną?
Płatnik składek powinien sporządzić informację roczną o odprowadzonych składkach wszystkim ubezpieczonym, za których był zobowiązany naliczać i przekazać do ZUS składki. Za ubezpieczonego uważamy każdą osobę, która podlega chociażby jednemu z ubezpieczeń społecznych - czyli emerytalnemu, rentowemu, chorobowemu, wypadkowemu. Jednakże należy pamiętać, iż art. 91 ust. 9 Ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych obliguje do składania informacji rocznej również w przypadku opłacania tylko i wyłącznie składki zdrowotnej.
Kto zobowiązany jest do przekazania informacji rocznej?
Obowiązku sporządzenia i przekazania rocznej informacji dla osoby ubezpieczonej będą musieli dopełnić:
- pracodawcy swoim pracownikom,
- zleceniodawcy dla zleceniobiorców,
- powiatowe urzędy pracy dla osób bezrobotnych,
- rolnicze spółdzielnie produkcyjne i spółdzielnie kółek rolniczych dla ich członków,
- jednostki obsługi ekonomiczno-administracyjnej utworzone przez jednostkę samorządu terytorialnego, jeśli rozliczają i opłacają składki za ubezpieczonych wykonujących pracę w podlegających jej szkołach, przedszkolach i innych jednostkach organizacyjnych systemu oświaty.
Obowiązek przekazywania informacji rocznej nie dotyczy jedynie płatników pobierających składki na ubezpieczenie zdrowotne z emerytur i rent.
Kiedy nie trzeba sporządzać informacji rocznej?
Jeśli płatnik na bieżąco, co miesiąc, przekazuje swoim ubezpieczonym dane zawarte w raportach, może uznać, że dopełnił obowiązku wynikającego z ustawy systemowej i nie musi dodatkowo przekazywać informacji rocznej. Jednakże ubezpieczony może sam zwrócić się o wydanie informacji rocznej, wówczas płatnik musi mu ją przekazać.
Kiedy roczna informacja dla osoby ubezpieczonej zawiera błędy
Gdy ubezpieczony dojdzie do wniosku, iż dane zawarte w informacji rocznej są błędne, może zgłosić na piśmie lub do protokołu do płatnika składek - w ciągu 3 miesięcy od jej otrzymania - wniosek o jej skorygowanie. Ubezpieczony powinien o zaistniałej sytuacji poinformować także ZUS. Jeżeli płatnik w ciągu miesiąca nie sprostuje danych, ZUS wydaje decyzję na wniosek ubezpieczonego po przeprowadzeniu postępowania wyjaśniającego.
Jeżeli osoba ubezpieczona w przeciągu trzech miesięcy od otrzymania informacji rocznej nie zgłosi reklamacji, to dane w niej zawarte należy uznać za poprawne.
Informacje w zakresie naliczonych składek może także zanegować ZUS, wydając decyzję. Jeżeli ZUS zakwestionuje informacje i naniesie w niej zmiany, zawiadomi o tym fakcie zarówno płatnika, jak i ubezpieczonego. Z kolei płatnik i ubezpieczony mogą w terminie trzech miesięcy od daty otrzymania informacji przez ubezpieczonego złożyć wniosek o zmianę stanowiska ZUS. W przypadku złożenia takiego wniosku ZUS w toku przeprowadzonego postępowania wyda decyzję.
