Przekazywanie informacji o naliczonych składkach to jeden z kluczowych obowiązków płatnika składek względem osób ubezpieczonych. Choć cyfryzacja usług ZUS postępuje, obowiązek ten wciąż spoczywa na pracodawcy, a niedopełnienie go w odpowiedniej formie może budzić zastrzeżenia organów kontrolnych. Do kiedy powinna zostać przekazana roczna informacja i kto obowiązkowo powinien ją otrzymać? Przeczytaj!
Kto musi otrzymać informację roczną?
Płatnik sporządza informację dla każdej osoby, za którą w poprzednim roku kalendarzowym odprowadzał składki na ubezpieczenia społeczne (emerytalne, rentowe, chorobowe lub wypadkowe). Dotyczy to zatem:
pracowników etatowych zarówno aktualnie zatrudnionych jak i byłych,
zleceniobiorców, którzy podlegali ubezpieczeniom społecznym dobrowolnie lub .
Nie trzeba sporządzać informacji dla osób podlegających wyłącznie ubezpieczeniu zdrowotnemu czy osób nie podlegających składkom społecznym w ogóle, czyli np. zleceniobiorców studentów poniżej 26. roku życia, o ile nie podlegają ubezpieczeniom dobrowolnie.
Termin przekazania informacji za rok 2025
Zgodnie z przepisami, płatnik ma obowiązek przekazać informację roczną do końca lutego roku następnego. W 2026 roku 28 lutego przypada w sobotę. Zatem zgodnie z zasadami obliczania terminów, ostateczny termin na dopełnienie tego obowiązku upływa w poniedziałek, 2 marca 2026 roku.
Co powinna zawierać roczna informacja o składkach ZUS (IMIR)?
Dokument musi odzwierciedlać dane przekazane do ZUS w imiennych raportach miesięcznych (RCA, RSA, RZA, RPA). Kluczowe elementy to:
dane identyfikacyjne: PESEL, nazwisko i imię;
zestawienie składek, czyli kwoty składek na ubezpieczenia społeczne z podziałem na finansowane przez ubezpieczonego i płatnika;
kwoty stanowiące podstawę naliczenia składek;
przerwy w opłacaniu składek, tj. informacje o okresach nieobecności (np. urlopy bezpłatne, zwolnienia lekarskie) wraz z kodami tytułów ubezpieczenia;
Kwoty wypłaconych zasiłków (chorobowych, macierzyńskich), świadczeń oraz wynagrodzenia za czas choroby.
Istotne jest, że w informacji powinny być zawarte dane, które faktycznie zostały przekazane do ZUS, ponieważ głównym celem jej przekazania jest weryfikacja przez ubezpieczonego danych, które zostały w niej zawarte.
Forma przekazania: Czy e-mail jest dopuszczalny?
To najczęstsze pytanie w działach kadr. Zgodnie z art. 41 ust. 8b ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, dopuszczalna jest forma elektroniczna, ale pod ściśle określonymi warunkami. Przede wszystkim potrzebna jest zgoda ubezpieczonego. Pracodawca musi posiadać pisemną lub elektroniczną zgodę pracownika na taką formę komunikacji. Po drugie zachowane musi być bezpieczeństwo danych (RODO). Dokument zawiera dane wrażliwe (PESEL, informacje o stanie zdrowia/zasiłkach). Przesyłany plik musi być zabezpieczony hasłem (unikalnym dla każdego pracownika). Aby dokument spełniał wszystkie wymogi musi być opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym płatnika lub osoby upoważnionej.
Informację można przekazać również w tradycyjnej wersji papierowej.
Kiedy płatnik jest zwolniony z tego obowiązku?
W sytuacji, gdy płatnik na bieżąco (co miesiąc), przekazuje swoim ubezpieczonym miesięczne informacje, wówczas ma on prawo nie przekazywać informacji rocznej. W takiej sytuacji uznaje się, że dopełnił on obowiązku wynikającego z ustawy systemowej. Jednak warto pamiętać, że ubezpieczony może zawsze zwrócić się o wydanie informacji rocznej – wtedy należy mu ją wydać.
Roczna informacja dla osoby ubezpieczonej a system wFirma.pl
W systemie wFirma.pl w łatwy sposób można przygotować informację dla osoby ubezpieczonej. Dane do tego dokumentu są pobierane bezpośrednio z raportów imiennych (ZUS RCA, RZA, RSA, RPA), które są dołączane do deklaracji DRA.
Aby wygenerować roczną informację o składkach ZUS należy przejść do zakładki START » PODATKI » ROCZNE DEKLARACJE PRACOWNIKÓW » DODAJ DEKLARACJĘ, wybieramy INFORMACJA ROCZNA DLA OSOBY UBEZPIECZONEJ.
W oknie dodawania można wybrać konkretnego pracownika lub wybrać Opcje WSZYSCY PRACOWNICY ZE SKŁADKI W DANYM ROKU. W oknie Generowanie rocznej informacji należy uzupełnić ROK, za który chcemy przygotować informację oraz pole DATA WYPEŁNIENIA. IDENTYFIKATOR RAPORTU automatycznie zostaje uzupełniony wartością 1, pole to należy zmienić, gdy generuje się korekty informacja roczna dla osoby ubezpieczonej.
Informacja ma za zadanie informowanie ubezpieczonego o przekazanych za niego składkach na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne oraz wypłaconych świadczeń. Dlatego ważne jest, aby roczna informacja dla osoby ubezpieczonej została przekazana zgodnie z przepisami do końca lutego za rok poprzedni.
