Poradnik Przedsiębiorcy

Roczna informacja dla osoby ubezpieczonej – zbliża się termin jej przekazania!

Płatnikom zostało niewiele czasu na sporządzenie i przekazanie pracownikom i zleceniobiorcom rocznych informacji o wysokości składek i wypłaconych świadczeniach za rok 2019. Taka roczna informacja dla osoby ubezpieczonej musi zawierać te same dane, które wykazano w przekazanych do ZUS imiennych raportach miesięcznych za ubezpieczonego (ZUS RCA, RSA, RZA, RPA). Informacja ta często nazywana jest także ZUS IMIR lub ZUS IR.

Czym jest roczna informacja dla osoby ubezpieczonej?

Ustawa z dnia 13 października 1998 roku o systemie ubezpieczeń społecznych nakłada liczne obowiązki na płatników składek. Zobowiązuje ona płatnika ZUS do przekazania ubezpieczonemu informacji zawartych w raportach imiennych za rok ubiegły.

W tym dokumencie znajdują się takie informacje jak:

  • dane dotyczące osoby ubezpieczonej,

  • dane dotyczące płatnika,

  • informacje o podstawach i wysokości składek na ubezpieczenie emerytalne, rentowe, chorobowe i wypadkowe w podziale na miesiące,

  • informacje o tytule ubezpieczenia,

  • kody świadczenia przerwy.

Kto otrzyma roczną informację dla osoby ubezpieczonej?

Pracodawca ma obowiązek sporządzania deklaracji rocznych ZUS IMIR dla pracowników i zleceniobiorców. Występują jednak wyjątki od tej reguły. Takich dokumentów nie muszą udostępniać ubezpieczonym płatnicy, którzy:

  • przekazują swoim ubezpieczonym informacje o należnych składkach co miesiąc,

  • pobierają składki za daną osobę wyłącznie na ubezpieczenie zdrowotne.

W jakim terminie przekazuje się roczną informację dla osoby ubezpieczonej?

Zgodnie z art. 41 ust. 8 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych informację roczną należy wydać w terminie do 28 lutego roku następnego.

Roczną informację dla osoby ubezpieczonej za rok 2019 pracodawca przekazuje w terminie do 28 lutego 2020 roku.

Informację roczną można przekazać ubezpieczonemu w formie elektronicznej, jeżeli ta forma przekazania informacji została uzgodniona z pracownikiem.

Roczna informacja dla osoby ubezpieczonej - błędy

Jeśli ubezpieczony stwierdzi, że dane zawarte w rocznej informacji dla osoby ubezpieczonej nie są zgodne ze stanem faktycznym, może w ciągu 3 miesięcy od otrzymania informacji zgłosić na piśmie lub do protokołu, wniosek o jej sprostowanie. Wniosek taki przekazuje on wówczas płatnikowi, a ponadto informuje o tym fakcie ZUS. Gdy w ciągu miesiąca od daty wpływu płatnik nie uwzględni wniosku, wówczas ZUS przeprowadzi postępowanie wyjaśniające i wyda w tej sprawie decyzję.

Jeżeli ubezpieczony nie zakwestionuje danych zawartych w informacji (w ciągu 3 miesięcy od jej otrzymania), to uznaje się je za poprawne. Należy pamiętać, że ZUS zawsze ma prawo podważyć dane w informacji poprzez wydanie odpowiedniej decyzji.

Przedsiębiorcy zatrudniający pracowników muszą pamiętać o tym, aby roczna informacja dla osoby ubezpieczonej była przekazana w terminie i zawierała poprawne dane. W związku z tym, że 2020 rok jest rokiem przestępnym, informację za 2019 rok należy przekazać do 28 lutego, a nie od końca miesiąca.