Poradnik Przedsiębiorcy

PIT-4R - rozliczenie pobranych zaliczek za pracowników

Każdy pracodawca jest zobowiązany do naliczania miesięcznych zaliczek na podatek dochodowy za pracowników, a następnie do przekazywania ich do właściwego urzędu skarbowego. Ponadto w obowiązku płatnika leży również sporządzenie deklaracji rocznej PIT-4R. Komu i w jakim terminie należy przekazać PIT-4R? Podpowiadamy poniżej.

Czym jest PIT-4R?

PIT-4R jest deklaracją roczną o pobranych zaliczkach na podatek dochodowy. Płatnik, czyli przedsiębiorca wykazuje w niej zaliczki na podatek należne za poszczególne miesiące, a pobierane za podatników (pracowników, zleceniobiorców, dziełobiorców itp.).

Komu należy przekazać PIT-4R?

Przedsiębiorca przekazuje deklarację PIT-4R jedynie do urzędu skarbowego. Nie przedkłada jej zatrudnionym w danym roku osobom. Wskazane jest, aby jeden egzemplarz wypełnionego druku za dany rok podatkowy, płatnik pozostawił w swojej dokumentacji.

Co istotne, PIT-4R należy przekazać również w przypadku, gdy zaliczki na podatek dochodowy osiągnęły zerowe kwoty np. w związku z niskimi dochodami pracowników oraz gdy w roku podatkowym, za który jest sporządzana deklaracja, wystąpiły zaliczki, natomiast przedsiębiorca nie zatrudniał w jego trakcie żadnych pracowników.

Termin złożenia deklaracji

Deklarację PIT-4R przedsiębiorca jest zobligowany złożyć do 31 stycznia za rok poprzedni. PIT-4R za 2019 rok należy złożyć do 31 stycznia 2020 roku.

Co ważne, gdy płatnik zaprzestanie działalności przed końcem stycznia roku podatkowego następującego po danym roku, deklarację PIT-4R przekazuje do urzędu skarbowego w terminie do dnia zaprzestania tej działalności.

Obowiązek wcześniejszego złożenia PIT-4R nie powstanie w sytuacji, gdy w trakcie roku zostaną zwolnieni wszyscy zatrudnieni, ani gdy działalność zostanie zawieszona.

Gdzie złożyć deklarację roczną?

Płatnik jest zobligowany do złożenia PIT-4R w urzędzie skarbowym właściwym dla:

  • miejsca zamieszkania płatnika – gdy płatnik jest osobą fizyczną,

  • siedziby płatnika albo (gdy nie posiada on siedziby) miejsca prowadzenia działalności płatnika – gdy płatnik nie jest osobą fizyczną.

W jakiej formie złożyć PIT-4R?

Od 2019 roku płatnicy mają obowiązek przekazywania deklaracji PIT-4R do urzędu skarbowego w formie elektronicznej. Oznacza to, że przedsiębiorca nie ma możliwości złożenia deklaracji rocznej o pobranych zaliczkach na podatek dochodowy w formie papierowej, osobiście bądź przekazem pocztowym. Deklaracja PIT-4R składana do urzędu powinna zostać opatrzona podpisem kwalifikowanym lub danymi autoryzującymi płatnika, do których należą: imię, nazwisko, data urodzenia, PESEL/NIP oraz wysokość przychodu.

PIT-4R złożony po terminie

Za niezłożenie deklaracji PIT-4R lub złożenie jej po terminie są przewidziane sankcje. Zgodnie z przepisami Kodeksu karnego skarbowego podatnik, który uchylając się od opodatkowania, nie ujawnia właściwemu organowi przedmiotu lub podstawy opodatkowania, lub nie składa deklaracji, przez co naraża podatek na uszczuplenie, podlega karze grzywny albo karze pozbawienia wolności, lub obu tym karom łącznie.

Co istotne, przedsiębiorca może uniknąć konsekwencji za nieterminowe złożenie deklaracji PIT-4R poprzez przekazanie do urzędu skarbowego zawiadomienia o popełnieniu czynu zabronionego, czyli tak zwanego czynnego żalu. Dokument ten płatnik może sporządzić na piśmie (osobiście lub za pośrednictwem poczty) bądź w formie elektronicznej, przy czym taka forma złożenia deklaracji nie będzie honorowana. Należy pamiętać, że zwolnienie z odpowiedzialności nie jest obligatoryjne, gdyż urząd skarbowy może nie uznać czynnego żalu, a co za tym idzie, podatnik zostanie pociągnięty do konsekwencji.

PIT-4R w systemie wFirma.pl

Deklarację roczną PIT-4R można w łatwy sposób przygotować w systemie wFirma.pl. W celu sporządzenia PIT-4R należy przejść do zakładki START » PODATKI » DEKLARACJE ROCZNE » DODAJ DEKLARACJĘ, następnie z listy wybrać ROCZNA ZBIORCZA DEKLARACJA DOCHODÓW PRACOWNIKÓW (PIT 4R).

PIT-4R - generowanie zeznania rocznego

Następnie pojawi się okno dialogowe, w którym należy wybrać rok oraz cel złożenia deklaracji rocznej PIT-4R. Po uzupełnieniu wspomnianych informacji należy wybrać opcję ZAPISZ. 

PIT-4R - wybór roku i celu złożenia deklaracji

Przygotowaną w systemie deklarację PIT-4R można wysłać bezpośrednio drogą elektroniczną poprzez zaznaczenie wybranej deklaracji i wybranie z górnego menu opcji WYŚLIJ DO URZĘDU. W celu autoryzacji należy podać kwotę osiągniętego przychodu (w przypadku wysyłki w 2020 roku będzie to przychód z roku 2018).

PIT-4R - wysyłka deklaracji za pośrednictwem systemu