Sprzedaż z pominięciem kasy fiskalnej – konsekwencje podatkowe

Rejestrowanie sprzedaży na kasie fiskalnej staje się coraz bardziej powszechne. Co do zasady każda sprzedaż dokonywana na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych powinna być ewidencjonowana za pomocą kasy rejestrującej. Niektórzy podatnicy korzystają jednak z różnego rodzaju zwolnień z obowiązku rejestrowania sprzedaży na kasie. Z kolei inni zobligowani są do jej posiadania już przed dokonaniem pierwszej sprzedaży. Co się stanie, gdy zrealizowana zostanie sprzedaż z pominięciem kasy fiskalnej?

Obowiązek rejestrowania sprzedaży na kasie fiskalnej

Obowiązek rejestrowania sprzedaży na kasie fiskalnej na rzecz osób prywatnych oraz rolników ryczałtowych wynika wprost z art. 111 ustawy o VAT. Co prawda rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie zwolnień z kas fiskalnych określa szereg zwolnień przedmiotowych (np. dla sprzedaży wysyłkowej, ze względu na sposób dokonania płatności) oraz podmiotowych (ze względu na limit obrotów), jednak z drugiej strony wskazuje czynności wymagające bezwzględnego rejestrowania sprzedaży z zastosowaniem kasy fiskalnej już od pierwszego klienta.

Kasa fiskalna online

Aby usprawnić kontrolę oraz zmniejszyć rozmiar szarej strefy i luki w podatku VAT, tradycyjne kasy fiskalne zostały stopniowo zastąpione kasami fiskalnymi online.

Będąc stale połączone z internetem, kasy online automatycznie wysyłają dane o wystawionych paragonach na serwery Krajowej Administracji Skarbowej, a tym samym trafiają do Centralnego Repozytorium Kas. Obowiązek używania kas fiskalnych online dotyczy tzw. „branż wrażliwych”, do których należą:

• od stycznia 2020 roku:
• świadczący usługi naprawy pojazdów silnikowych oraz motorowerów, w tym naprawy opon, ich zakładania, bieżnikowania i regenerowania, oraz w zakresie wymiany opon lub kół dla pojazdów silnikowych oraz motorowerów;
• sprzedający benzynę silnikową, olej napędowy, gaz przeznaczony do napędu silników spalinowych;
• od stycznia 2021 roku:
• świadczące stale lub sezonowo usługi związane z wyżywieniem – stacjonarne placówki gastronomiczne oraz usługi w zakresie krótkotrwałego zakwaterowania;
• zajmujące się sprzedażą węgla, brykietu i podobnych paliw stałych wytwarzanych z węgla, węgla brunatnego, koksu i półkoksu przeznaczonych do celów opałowych;
• od lipca 2021 roku – branża beauty, usługi medyczne i prawne:
• fryzjerskie;
• kosmetyczne i kosmetologiczne;
• budowlane;
• w zakresie opieki medycznej świadczone przez lekarzy i lekarzy dentystów;
• prawnicze;
• związane z działalnością obiektów służących poprawie kondycji fizycznej – wyłącznie w zakresie wstępu.

Przykład 1.

Pani Justyna prowadzi sklep z odzieżą online. Klienci płacą jej za towar przelewem, a przychody ujmowane są w ewidencji sprzedaży bezrachunkowej. Czy możliwa jest sprzedaż z pominięciem kasy fiskalnej?

Tak, bowiem powołując się na pkt 36 z załącznika do rozporządzenia w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących, zapłatę otrzymano w całości za pośrednictwem banku, a z ewidencji i dowodów dokumentujących zapłatę jednoznacznie wynika, jakiej konkretnie czynności dotyczyła i na czyją rzecz została dokonana (dane nabywcy, w tym jego adres).

Przykład 2.

Pan Marcin będący radcą prawnym świadczy usługi na rzecz osób prywatnych nieprowadzących działalności gospodarczej. Wartość świadczonych usług na ich rzecz nie przekroczyła 20 000 zł. Czy pan Marcin jest zobowiązany do posiadania kasy rejestrującej?

W przypadku usług prawniczych nie stosuje się zwolnień z obowiązku ewidencjonowania przychodu na kasie, zatem bez względu na kwotę obrotu radca prawny zobowiązany jest do ewidencjonowania każdej sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej za pomocą kasy.

Sprzedaż z pominięciem kasy fiskalnej

Tak jak zostało już wcześniej wspomniane, co do zasady każda sprzedaż na rzecz osoby prywatnej i rolnika ryczałtowego powinna być zarejestrowana na kasie i udokumentowana paragonem. 

Co się stanie, jeżeli przedsiębiorca zorientuje się, że nastąpiła sprzedaż z pominięciem kasy fiskalnej? Art. 62 § 4 Kodeksu karnego skarbowego wskazuje konsekwencje niewykazania sprzedaży na kasie fiskalnej:

Co ważne, stawka dzienna w 2021 roku wynosi od 93,33 zł do 37 333,33 zł, co oznacza, że grzywna za sprzedaż z pominięciem kasy może wynieść od 16 799,40 zł (180 stawek x 93,33 zł) do 6 719 999,40 zł (180 stawek x 37 333,33 zł).

W przypadku gdy nastąpiła sprzedaż z pominięciem kasy fiskalnej, jako pierwsze należy niezwłocznie nabić taką sprzedaż na kasie i wykazać przychód w okresie, w którym faktycznie miała ona miejsce. Jeśli chodzi o paragony, nie da się cofnąć ich wystawienia – stąd transakcja wejdzie z datą bieżącą na kasę, ale podatkowo, księgując z niej przychód, należy wrócić do okresu, w którym miała miejsce sprzedaż.

Przykład 3.

W grudniu pani Klaudia podczas sporządzania raportu miesięcznego za ten miesiąc zauważyła, że nie nabiła paragonu za usługę wykonaną 15 grudnia. Dokonała tego niezwłocznie po zauważeniu błędu, 31 grudnia, i złożyła czynny żal.

W tym przypadku nabicie zapomnianego paragonu w grudniu powoduje, że zostanie on ujęty w raporcie grudniowym. Księgowania przychodu należy dokonać w kwocie wynikającej z raportu miesięcznego za grudzień.

Przykład 4.

W marcu w sklepie pana Rafała nastąpiła sprzedaż z pominięciem kasy fiskalnej. Przedsiębiorca zorientował się o popełnionym błędzie dopiero w lipcu. Niezwłocznie nabił paragon na kasę 20 lipca. W jaki sposób przedsiębiorca ma wykazać sprzedaż z pominięciem kasy fiskalnej?

Otóż pan Rafał zobowiązany jest do zaksięgowania zaległego przychodu za marzec, bowiem wtedy miała miejsce faktyczna sprzedaż na podstawie nabitego paragonu w lipcu. Natomiast raport kasowy z lipca pan Rafał musi odpowiednio pomniejszyć o wspomniany paragon dotyczący marca.

Aby uniknąć sankcji za sprzedaż z pominięciem kasy fiskalnej, należy skorzystać z instytucji czynnego żalu. Możliwość taką dopuszcza art. 16 § 1 Kodeksu karnego skarbowego.

Należy pamiętać, że z instytucji czynnego żalu można skorzystać jedynie wówczas, gdy stosuje się go przed wezwaniem urzędu do uzupełnienia braków we wskazanym przez organ postępowania przygotowawczego terminie, a także pod warunkiem, że uiszczono w całości wymagalną należność publicznoprawną, uszczuploną popełnionym czynem zabronionym.

Spóźniony zakup kasy fiskalnej a prawo do ulgi na jej zakup

Może się zdarzyć, że przedsiębiorca w ogóle nie zadbał o zakup i fiskalizację kasy, tak aby przed wymaganym terminem była już ona gotowa do rejestrowania sprzedaży. W związku z niedopełnieniem obowiązków musi więc liczyć się z tym, że utracił prawo do skorzystania z ulgi na zakup kasy. Potwierdzają to przepisy ustawy o VAT – w myśl której wyłącznie podatnicy, którzy rozpoczęli ewidencjonowanie obrotu i kwot podatku należnego w obowiązujących terminach, mogą odliczyć od tego podatku kwotę wydatkowaną na zakup każdej z kas rejestrujących zgłoszonych na dzień rozpoczęcia (powstania obowiązku) ewidencjonowania – oraz interpretacje podatkowe. Jedną z nich jest interpretacja Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej o sygnaturze akt 0112-KDIL3.4012.14.2021.2.MS z 30 kwietnia 2021 roku, w której można przeczytać:

„Zgodnie z przepisami dzień 1 stycznia 2021 r. był datą graniczną, od której Wnioskodawca miał obowiązek ewidencjonować swoją sprzedaż na kasie online, i na ten dzień powinien mieć taką kasę ufiskalnioną, aby móc skorzystać z prawa do ulgi.

[...] skoro Wnioskodawca nie dokonał ufiskalnienia kasy online w terminie do 1 stycznia 2021 r., nie zwrócił się też do Naczelnika właściwego Urzędu Skarbowego z wnioskiem o indywidualne rozstrzygnięcie w tej sprawie, to nie będzie miał prawa do skorzystania z ulgi na zakup kasy fiskalnej online”.

Jak widać, stanowiska organów podatkowych są bardzo rygorystyczne. Spóźniony zakup kasy fiskalnej oznacza, że podatnik nie może skorzystać z ulgi na zakup kasy fiskalnej z powodu niedotrzymania terminu.

Ponadto, w związku ze spóźnionym zakupem kasy fiskalnej, przedsiębiorca musi liczyć się z sankcjami karno-skarbowymi. Zgodnie z art. 60 § 1 Kodeksu karnego skarbowego kto wbrew obowiązkowi nie prowadzi księgi, podlega karze grzywny do 240 stawek dziennych, a w wypadku czynu o mniejszej wadze – karze grzywny za wykroczenie skarbowe. Należy w tym miejscu wskazać, że przez „księgi” w tym wypadku rozumieć należy m.in. urządzenia ewidencyjne, do których prowadzenia zobowiązuje ustawa, a w szczególności zapisy z kasy rejestrującej.

Tutaj również, aby uniknąć konsekwencji karno-skarbowych, należy złożyć tzw. czynny żal, który stanowi zawiadomienie organów powołanych do ścigania o popełnieniu czynu podlegającego karze wraz z ujawnieniem istotnych okoliczności jego popełnienia, w tym osób współdziałających.

Z uwagi na konsekwencje prawno-podatkowe w przypadku dokonania sprzedaży z pominięciem kasy fiskalnej należy przede wszystkim pamiętać, że taki błąd trzeba naprawić natychmiast jak tylko zostanie wykryty oraz mieć na uwadze konieczność poprawnego wykazania przychodu, jeżeli wcześniej nie był on księgowany w inny sposób. Konsekwencją może być konieczność przeliczenia zaliczki na podatek dochodowy oraz korekta JPK_V7.