Przedsiębiorcy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych sprzedaż powinni ewidencjonować za pomocą kasy fiskalnej, pod warunkiem, że nie przysługuje im zwolnienie z kasy fiskalnej. Jednak jak długo należy przechowywać paragony fiskalne? Jaki okres przewidują przepisy? Wyjaśniamy.
Czas przechowywania paragonów fiskalnych do 2012 roku
Z dniem 31 grudnia 2012 roku zakończył się przejściowy okres obowiązywania art. 19 rozporządzenia Ministra Finansów z 28 listopada 2008 roku skracający okres przechowywania kopii papierowych paragonów fiskalnych do lat dwóch.
Wprowadzony w 2008 roku okres przejściowy miał umożliwić przedsiębiorcom posiadającym kasy rejestrujące i ewidencjonującym za ich pomocą znaczną liczbę transakcji, dostosowanie ich funkcjonalności w taki sposób, aby archiwizowanie dużej ilości kopii paragonów fiskalnych nie stwarzało większych problemów technicznych, czyli np. zastosowanie kas rejestrujących posiadających opcję elektronicznego zapisu kopii dokumentów kasowych.
Jak długo należy przechowywać paragony w 2020 i 2021 roku?
W związku z nieprzedłużeniem okresu przejściowego, od początku 2013 roku kopie paragonów fiskalnych muszą być przechowywane przez okres 5 lat. Oznacza to, że od 1 stycznia 2013 roku aż do dnia dzisiejszego podatnicy zobowiązani są przechowywać paragony fiskalne przez okres 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego w którym upłynął termin płatności podatku. Ściślej mówiąc, jeśli sprzedaż została dokonana do dnia 31 grudnia 2012 roku, paragony ją dokumentujące należało przechowywać przez okres nie krótszy niż dwa lata, licząc od końca roku w którym nastąpiła sprzedaż, natomiast dokumenty kasowe w formie papierowej dotyczące sprzedaży ewidencjonowanej po 31 grudnia 2012 roku powinny być przechowywane przez 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku, czyli do momentu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
Stosowanie pięcioletniego okresu przechowywania paragonów fiskalnych, czyli do momentu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, uzasadnione jest faktem, iż są to często jedyne dowody dokumentujące transakcje dokonywane z osobami fizycznymi nie prowadzącymi działalności gospodarczej, na podstawie których możliwe jest przeprowadzenie kontroli prawidłowości rejestrowania sprzedaży, a tym samym rozliczania podatku.
