Prawidłowe przechowywanie dokumentacji to jeden z podstawowych obowiązków każdego przedsiębiorcy. Ustawodawca nakłada na firmy obowiązek archiwizacji dowodów księgowych, dokumentów inwentaryzacyjnych czy ewidencji sprzedaży przez określony czas. Ma to na celu umożliwienie późniejszej kontroli poprawności rozliczeń podatkowych, a także dochodzenia roszczeń lub wyjaśnienia spraw spornych. Obowiązek ten dotyczy zarówno dużych przedsiębiorstw, jak i niewielkich działalności gospodarczych. Wyjaśniamy, jak długo należy przechowywać paragony fiskalne.
Paragony fiskalne jako dowody księgowe
Dokonywanie sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej lub rolników ryczałtowych wiąże się co do zasady z obowiązkiem ewidencjonowania jej na kasie rejestrującej. Zgodnie z art. 2 pkt 1 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących przez dokument fiskalny rozumie się wystawiany przy użyciu kasy, zawierający w szczególności logo fiskalne i numer unikatowy:
- w przypadku kas on-line – paragon fiskalny, paragon fiskalny anulowany, fakturę, fakturę anulowaną i raport fiskalny;
- w przypadku kas z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii – paragon fiskalny, paragon fiskalny anulowany, fakturę, fakturę anulowaną, raport fiskalny dobowy, raport fiskalny okresowy, w tym miesięczny, i raport fiskalny rozliczeniowy.
Natomiast przez raport fiskalny dobowy, raport fiskalny okresowy, w tym miesięczny, raport fiskalny rozliczeniowy, łączny raport fiskalny okresowy, w tym miesięczny, i łączny raport fiskalny rozliczeniowy rozumie się odpowiednio pełny lub skrócony raport fiskalny zawierający w szczególności dane sumaryczne o wartości sprzedaży i wysokości podatku w ujęciu według poszczególnych stawek podatku oraz wartości sprzedaży zwolnionej od podatku odpowiednio za daną dobę, wybrany okres lub cały okres pracy kasy (art. 2 pkt 27 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących).
Paragony fiskalne, raporty fiskalne miesięczne i dobowe są dowodami księgowymi, dokumentującymi dokonane przez przedsiębiorcę prowadzącego sprzedaż przy zastosowaniu kasy rejestrującej transakcje sprzedaży na rzecz osób fizycznych lub rolników ryczałtowych.
Jak długo należy przechowywać paragony?
Zgodnie z art. 111 ust. 3a pkt 6 ustawy o podatku od towarów i usług podatnicy prowadzący ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących są obowiązani przechowywać kopie dokumentów kasowych przez okres wymagany w art. 112 zgodnie z warunkami określonymi w ustawie o rachunkowości. Art. 112 ustawy o VAT wskazuje na obowiązek podatników do przechowywania ewidencji prowadzonych dla celów rozliczania podatku oraz wszystkich dokumentów, w szczególności faktur, związanych z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Natomiast art. 73 ust 1 ustawy o rachunkowości stanowi, że dowody księgowe i dokumenty inwentaryzacyjne przechowuje się w jednostce (zbiory mogą być przechowywane też poza jednostką, w przypadku gdy zostaną przekazane do przechowania innej jednostce świadczącej usługi w zakresie przechowywania dokumentów), w oryginalnej postaci, w ustalonym porządku dostosowanym do sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w podziale na okresy sprawozdawcze, w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie. Roczne zbiory dowodów księgowych i dokumentów inwentaryzacyjnych oznacza się określeniem nazwy ich rodzaju oraz symbolem końcowych lat i końcowych numerów w zbiorze.
Okres przechowywania paragonów fiskalnych wyznacza więc termin przedawnienia zobowiązania podatkowego. Zgodnie z art. 70 ust. 1 ustawy – Ordynacja podatkowa zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Natomiast w myśl art. 85 ust. 1 tej ustawy podatnicy obowiązani do prowadzenia ksiąg podatkowych przechowują księgi i związane z ich prowadzeniem dokumenty do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego, chyba że ustawy podatkowe stanowią inaczej.
W konsekwencji oznacza to, że podatnicy zobowiązani są przechowywać paragony fiskalne przez okres 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Potwierdza to także art. 6 ust. 1 pkt 7 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących, zgodnie z którym podatnicy, prowadząc ewidencję, przechowują odpowiednio dokumenty fiskalne i kopie dokumentów fiskalnych, w tym dane z pamięci chronionej, przez okres wymagany w ustawie oraz w ustawie – Ordynacja podatkowa, zgodnie z warunkami określonymi w ustawie o rachunkowości i zapewniają do nich dostęp.
Przykład 1.
Pani Daria prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą i dokonuje sprzedaży na rzecz osób fizycznych. Dokonane transakcje sprzedaży ewidencjonuje na kasie rejestrującej. Jak długo powinna przechowywać paragony fiskalne?
Paragony fiskalne, raporty fiskalne miesięczne i dobowe wystawione za pośrednictwem kas rejestrujących powinny być przechowywane przez 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku, czyli do momentu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
Stosowanie 5-letniego okresu przechowywania paragonów fiskalnych, czyli do momentu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, uzasadnione jest faktem, że są to często jedyne dowody dokumentujące transakcje dokonywane z osobami fizycznymi nieprowadzącymi działalności gospodarczej, na podstawie których możliwe jest przeprowadzenie kontroli prawidłowości rejestrowania sprzedaży, a tym samym rozliczania podatku.
