Poradnik Przedsiębiorcy

Umiejętności organizacyjne – dlaczego są ważne?

Utarte frazesy – może nam to przyjść do głowy, kiedy kolejny raz widzimy w ogłoszeniu o pracę całą listę kompetencji miękkich. Komunikatywność, umiejętności organizacyjne, pracy w grupie – wydaje się, że wpisywane są wszędzie, niemalże z rozpędu, a tak naprawdę najważniejsze powinny być umiejętności twarde, czyli mierzalne. Warto jednak mieć świadomość, że kompetencje miękkie są coraz ważniejsze w wielu zawodach i w następnych latach ich liczba będzie się zwiększać. Dlaczego są one tak ważne? Co składa się na umiejętności organizacyjne? Przeczytaj w niniejszym artykule!

Umiejętności miękkie – dlaczego nie warto ich ignorować?

Może się nam wydawać, że najważniejsze powinny być umiejętności, które można zmierzyć, tak zwany fach w ręku, a nie nasze cechy charakteru. Jednak bez miękkich kompetencji wykonywanie swoich zadań bywa naprawdę trudne! 

Kompetencji miękkich nie da się zmierzyć. Trudno nam oszacować, czy nasze umiejętności organizacyjne są opanowane w 50 czy 95%. Dlatego też wydawać się może, że takie frazy w ogłoszeniach o pracę, jak komunikatywność, dobre zarządzanie czasem, to tylko puste hasła, które każdy kandydat wpisuje sobie w CV. 

Nic bardziej mylnego! Trudno o naprawdę dobrego pracownika, który nie posiada umiejętności miękkich. Co więcej, coraz częściej są one bardziej cenione niż twarde. Dlaczego? 

Umiejętność współpracy z zespołem, zaangażowanie w powierzane zadania, dobra organizacja swojej pracy, jasne przekazywanie komunikatów sprawiają, że pracownik znacznie lepiej wykonuje swoje obowiązki. 

Dla liderów, przedsiębiorców, ale nie tylko, bardzo istotne powinny być umiejętności organizacyjne, które mogą znacznie poprawić jakość ich pracy. Czym są i dlaczego są ważne? 

Umiejętności organizacyjne

Wydawać się może, że umiejętności organizacyjne są ważne głównie w przypadku liderów zespołu czy przedsiębiorców, jednak tak naprawdę dotyczą one wszystkich pracowników i dla każdego z nich mogą być przydatne. Co się na nie składa? Dlaczego są istotne? Czy da się je wyćwiczyć? 

Co się na nie składa? 

Zacznijmy od tego, co składa się na umiejętności organizacyjne, ponieważ pojęcie to jest złożone z wielu cech charakteru i zachowań potrzebnych w codziennej pracy.

Przede wszystkim, to co często pierwsze przychodzi nam do głowy, to umiejętność organizacji czasu pracy swojego i innych. Chodzi tutaj o wykonanie wszystkich powierzonych zadań, posiadanie marginesu błędu, delegowanie zadań, oszacowanie długości trwania ich wykonania, dobrego planowania itd. 

Dobre planowanie to nie tylko wykonanie wszystkich zadań, które sobie zapisaliśmy, lecz także umiejętność wyznaczania sobie priorytetów. Zdarza się bowiem, że skupiamy się na zadaniach mało ważnych, które zajmują nam większość czasu, co sprawia, że brakuje nam go na sprawy najważniejsze.

Umiejętności organizacyjne to także punktualność – szanowanie czasu innych ludzi to bardzo ważna kwestia, ponieważ, jak wiadomo, w biznesie czas to pieniądz. Opóźnienia przez nas spowodowane mogą sprawić, że zburzymy pracę całego zespołu. Osoba zorganizowana zawsze pojawia się w pracy i na spotkaniach o ustalonym czasie.

Dobra organizacja jest również związana z gotowością do pracy pod presją czasu i stresu oraz radzenie sobie w sytuacjach kryzysowych. Taka osoba potrafi także uspokoić zespół i usystematyzować jego pracę.

Trudno mówić o pracowniku zorganizowanym, jeśli nie utrzymuje on porządku. Nie chodzi tutaj tylko o mycie naczyń i wycieranie kurzu na biurku, lecz także o porządek w dokumentach, na komputerze itd. Osoba posiadająca umiejętności organizacyjne wie, gdzie szukać czegoś, czego potrzebuje lub o co proszą inni. 

Dobrze zorganizowany pracownik jest także terminowy. Potrafi tak rozplanować swoją pracę, że dotrzymanie terminu nie jest dla niego problemem. Nikt nie musi czekać, nic się nie przedłuża, co jest bardzo cenne.

Umiejętności organizacyjne to więc szereg cech, które z całą pewnością przydadzą się w codziennej pracy i zarządzaniu ludźmi! Już samo przytoczenie tego, co się na nie składa, sprawia, że ich rola w codziennej pracy staje się jasna. Dzięki nim jesteśmy w stanie tak pokierować swoją pracą, by jak najlepiej wywiązywać się z obowiązków

Wrodzone czy nabyte? 

Z całą pewnością umiejętności organizacyjne można wyćwiczyć. Dobrego planowania, organizacji, uporządkowania, punktualności czy terminowości można się nauczyć! Początkowo może nam się to nie udawać i będziemy się musieli do tego zmuszać, ale jeśli będziemy konsekwentni, „wejdzie nam to w krew”. 

Umiejętności organizacyjne przydadzą się w każdym zawodzie! Pozwolą nam być lepszym pracownikiem, który potrafi tak zaplanować swoją pracę, by nie mieć problemu z terminowym jej oddaniem i zrobieniem wszystkiego jak najlepiej. Będziemy wiedzieć, co jest naszym priorytetem, na czym się skupić i jak zarządzać innymi. To bardzo cenne umiejętności dla liderów, przedsiębiorców i innych pracowników.