Urlop wypoczynkowy w okresie wypowiedzenia – zasady, wymiar i rozliczenie

W okresie wypowiedzenia umowy o pracę powinno dojść do rozliczenia się pracodawcy i pracownika w zakresie wzajemnych obowiązków. Dotyczy to w szczególności udzielenia pracownikowi urlopu wypoczynkowego w przysługującym mu wymiarze. Jeżeli decyzja o udzieleniu urlopu zapadła przed dokonaniem wypowiedzenia, może zachodzić potrzeba proporcjonalnego zmniejszenia wymiaru tego urlopu w związku z tym, że okres zatrudnienia u pracodawcy udzielającego urlopu będzie krótszy, niż przewidywano. Przeczytaj artykuł i sprawdź, jak rozliczyć urlop wypoczynkowy w okresie wypowiedzenia.

Roczny wymiar urlopu wypoczynkowego

Wymiar urlopu wypoczynkowego – w skali roku kalendarzowego – wynosi:

• 20 dni – jeżeli pracownik jest zatrudniony krócej niż 10 lat,
• 26 dni – jeżeli pracownik jest zatrudniony co najmniej 10 lat.

Dla pracownika zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy wymiar urlopu ustala się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy tego pracownika, biorąc za podstawę wymiar urlopu określony w skali roku kalendarzowego, niepełny dzień urlopu zaokrągla się w górę do pełnego dnia (art. 154 § 1 i 2 Kodeksu pracy).

Przykład 1.

Pracownik o stażu pracy 12 lat, zatrudniony na ¾ etatu, ma prawo do 20 dni urlopu wypoczynkowego w roku kalendarzowym: 26 dni × ¾ = 19,5 dnia ≈ 20 dni.

Szczególna regulacja dotyczy przypadku, w którym pracownik rozpoczyna swoją aktywność zawodową. Zgodnie z art. 153 kp pracownik podejmujący pracę po raz pierwszy w roku kalendarzowym, w którym podjął pracę, uzyskuje prawo do urlopu z upływem każdego miesiąca pracy, w wymiarze 1/12 wymiaru urlopu przysługującego mu po przepracowaniu roku; prawo do kolejnych urlopów pracownik nabywa w każdym następnym roku kalendarzowym.

Przykład 2.

Pracownik podjął swoją pierwszą pracę 1 października 2024 roku. W związku z tym, że okresy uwzględniane przy ustalaniu wymiaru urlopu wypoczynkowego dla tego pracownika wynoszą 8 lat, pracownik z końcem października, listopada i grudnia 2024 roku nabędzie prawo do urlopu w wymiarach po 1,67 dnia za każdy z tych miesięcy (20 dni × 1/12 = 1,67 dnia; w tym przypadku nie dokonujemy zaokrąglenia do pełnego dnia). 1 stycznia 2025 roku pracownik nabywa już prawo do urlopu wypoczynkowego za 2025 rok w pełnym przysługującym mu wymiarze 20 dni.

Proporcjonalny wymiar urlopu

W roku kalendarzowym, w którym ustaje stosunek pracy z pracownikiem uprawnionym do kolejnego urlopu wypoczynkowego, przysługuje mu urlop:

1. u dotychczasowego pracodawcy – w wymiarze proporcjonalnym do okresu przepracowanego u tego pracodawcy w roku ustania stosunku pracy, chyba że przed ustaniem tego stosunku pracownik wykorzystał urlop w przysługującym mu lub w wyższym wymiarze;
2. u kolejnego pracodawcy – w wymiarze:

• proporcjonalnym do okresu pozostałego do końca danego roku kalendarzowego – w razie zatrudnienia na czas nie krótszy niż do końca danego roku kalendarzowego,
• proporcjonalnym do okresu zatrudnienia w danym roku kalendarzowym – w razie zatrudnienia na czas krótszy niż do końca danego roku kalendarzowego.

Jednakże pracownikowi, który przed ustaniem stosunku pracy w ciągu roku kalendarzowego wykorzystał urlop w wymiarze wyższym niż wynikający z pkt 1, przysługuje u kolejnego pracodawcy urlop w odpowiednio niższym wymiarze; łączny wymiar urlopu w roku kalendarzowym nie może być jednak niższy niż wynikający z okresu przepracowanego w tym roku u wszystkich pracodawców. Zasadę wyrażoną w pkt 2 stosuje się odpowiednio do pracownika podejmującego pracę u kolejnego pracodawcy w ciągu innego roku kalendarzowego niż rok, w którym ustał jego stosunek pracy z poprzednim pracodawcą (art. 155² kp).

Przy ustalaniu proporcjonalnego wymiaru urlopu wypoczynkowego:

• kalendarzowy miesiąc pracy odpowiada 1/12 wymiaru urlopu przysługującego pracownikowi w skali roku kalendarzowego;
• niepełny kalendarzowy miesiąc pracy zaokrągla się w górę do pełnego miesiąca;
• jeżeli ustanie stosunku pracy u dotychczasowego pracodawcy i nawiązanie takiego stosunku u kolejnego pracodawcy następuje w tym samym miesiącu kalendarzowym, zaokrąglenia do pełnego miesiąca dokonuje dotychczasowy pracodawca;
• niepełny dzień urlopu zaokrągla się w górę do pełnego dnia;
• wymiar urlopu należny pracownikowi w danym roku kalendarzowym nie może przekroczyć wymiaru obowiązującego w skali roku kalendarzowego.

Przykład 3.

Stosunek pracy został rozwiązany 10 czerwca 2024 roku. Pracownik nawiązał kolejny stosunek pracy, z innym pracodawcą 27 czerwca 2024 roku. W ramach obu stosunków pracy był on zatrudniony w wymiarze pełnego etatu. Pracownik legitymował się stażem pracy wynoszącym 16 lat. W związku z tym u pracodawcy, z którym stosunek pracy został rozwiązany, pracownikowi przysługiwało 13 dni urlopu (26 dni × 6/12 = 13 dni), za miesiące od stycznia do czerwca 2024 roku. U następnego pracodawcy przysługiwało mu również 13 dni urlopu (26 dni × 6/12 = 13 dni), za miesiące od lipca do grudnia 2024 roku.

Urlop wypoczynkowy w okresie wypowiedzenia

Przepis art. 167¹ kp przyznaje pracodawcy prawo do udzielenia pracownikowi urlopu wypoczynkowego w okresie wypowiedzenia umowy o pracę, a pracownika zobowiązuje do wykorzystania w tym okresie przysługującego mu urlopu. W takim przypadku wymiar udzielonego urlopu, z wyłączeniem urlopu zaległego, nie może przekraczać wymiaru wynikającego z przepisów art. 155¹ kp, czyli wymiaru proporcjonalnego.

Przy udzielaniu urlopu w okresie wypowiedzenia stosujemy ogólne reguły zawarte w art. 154² kp, z którego wynika, że:

• urlopu udziela się w dni, które są dla pracownika dniami pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy, w wymiarze godzinowym, odpowiadającym dobowemu wymiarowi czasu pracy pracownika w danym dniu;
• 1 dzień urlopu odpowiada 8 godzinom pracy, chyba że pracownika obowiązuje dobowa norma czasu pracy, wynikająca z odrębnych przepisów, niższa niż 8 godzin;
• udzielenie pracownikowi urlopu w dniu pracy w wymiarze godzinowym odpowiadającym części dobowego wymiaru czasu pracy jest dopuszczalne jedynie wtedy, gdy część urlopu pozostała do wykorzystania jest niższa niż pełny dobowy wymiar czasu pracy pracownika w dniu, na który ma być udzielony urlop.

Przykład 4.

Pracownikowi zatrudnionemu w pełnym wymiarze czasu pracy wypowiedziano umowę o pracę 14 stycznia 2025 roku. 3-miesięczny okres wypowiedzenia upływał 30 kwietnia 2025 roku. Pracownikowi przysługiwało 26 dni urlopu wypoczynkowego w skali roku. W związku z tym za okres od 1 stycznia do 30 kwietnia 2025 roku powinien on otrzymać urlop w wymiarze 9 dni (26 dni × 4/12 = 8,67 dnia ≈ 9 dni). Ponadto pracownik miał jeszcze do wykorzystania 5 dni zaległego urlopu z 2024 roku. Przed otrzymaniem wypowiedzenia nie korzystał z urlopu w 2025 roku. Jego rozkład czasu pracy obejmował pracę od poniedziałku do piątku, przez 8 godzin w każdym z tych dni. Pracodawca zdecydował, że udzieli pracownikowi należnego urlopu w wymiarze 14 dni (9 dni + 5 dni) w ostatnich dniach zatrudnienia, tj. w okresie od 10 do 30 kwietnia 2025 roku, obejmującym 14 dni pracy przypadających w dniach 10, 11, 14, 15, 16, 17, 18, 22, 23, 24, 25, 28, 29 i 30 kwietnia 2025 roku.

Wypowiedzenie po udzieleniu urlopu

Szczególnym problemem, jaki może powstać w związku z wypowiedzeniem umowy o pracę, jest udzielenie urlopu wypoczynkowego jeszcze przed dokonaniem wypowiedzenia, w wymiarze większym niż wynikający z okresu zatrudnienia pracownika u danego pracodawcy w roku, w którym następuje rozwiązanie stosunku pracy. Chodzi o sytuację, w której pracodawca udziela pracownikowi urlopu wypoczynkowego w określonym wymiarze, a w związku z dokonanym następnie wypowiedzeniem okazuje się, że wymiar ten jest wyższy niż należny pracownikowi. Pojawia się w związku z tym pytanie, czy pracownik zachowuje prawo do urlopu w tym wyższym wymiarze, czy też pracodawca może zmienić wcześniej zakomunikowaną mu decyzję o udzieleniu urlopu, proporcjonalnie zmniejszając jego wymiar.

Wydaje się, że przy rozważaniu wspomnianego zagadnienia należy przyjąć, że udzielenie pracownikowi urlopu wypoczynkowego, podobnie jak np. zwolnienie go z obowiązku świadczenia pracy (art. 36² kp), nie jest oświadczeniem woli, lecz czynnością realizowaną w ramach uprawnień kierowniczych pracodawcy, wynikających z istoty stosunku pracy (art. 22 § 1 kp), i jako takie może być odwołane. Jak wskazano w wyroku Sądu Najwyższego z 5 września 2019 roku (III PK 96/18), czynności kierownicze identyfikują specyfikę zatrudnienia pracowniczego. Definiuje się je jako jednostronne czynności podejmowane w sprawach z zakresu prawa pracy przez pracodawców, które kształtują zmienne składniki treści stosunku pracy i wynikają z bieżącej organizacji pracy oraz porządku pracy. Nie przystają one do czynności prawnych typu cywilnoprawnego, dlatego przyjmuje się, że nie znajdują do nich zastosowania przepisy Kodeksu cywilnego. Od czynności cywilnoprawnych różni je to, że nie powodują trwałej zmiany w stosunku prawnym, ale wynikają z władztwa pracodawcy, znajdującego umocowanie w zawartym stosunku pracy.

Jeżeli powyższe założenie jest trafne, to można uznać, że pracodawca, który udzielił pracownikowi urlopu w określonym wymiarze, może odwołać swoją decyzję i postanowić o udzieleniu urlopu w innym wymiarze, adekwatnym do okresu zatrudnienia pracownika u tego pracodawcy. Jednakże w świetle art. 167 kp odwołania wspomnianej pierwotnej decyzji o udzieleniu urlopu, już po jego rozpoczęciu, można dokonać tylko wówczas, gdy obecności pracownika w zakładzie pracy wymagają okoliczności nieprzewidziane w chwili rozpoczynania urlopu; w takim przypadku pracodawca jest obowiązany pokryć koszty poniesione przez pracownika w bezpośrednim związku z odwołaniem go z urlopu.

Przykład 5.

Pracodawca 3 lutego 2025 roku poinformował pracownika o zaakceptowaniu jego wniosku o udzielenie 10 dni urlopu wypoczynkowego, który miał się rozpocząć 17 lutego 2025 roku. 11 lutego 2025 roku pracownik wypowiedział umowę o pracę. 1-miesięczny okres wypowiedzenia upływał 31 marca 2025 roku. W związku z tym przysługujący pracownikowi wymiar urlopu u wspomnianego pracodawcy wynosił 7 dni (26 dni × 3/12 = 6,5 dnia ≈ 7 dni). W związku z tym 12 lutego 2025 roku pracodawca odwołał swoją decyzję o udzieleniu pracownikowi urlopu wypoczynkowego w wymiarze 10 dni i korzystając z uprawnienia, o którym mowa w art. 167¹ kp, udzielił mu w okresie wypowiedzenia urlopu w przysługującym mu proporcjonalnie wymiarze 7 dni.

Przykład 6.

24 marca 2025 roku pracownik rozpoczął korzystanie z udzielonego mu przez pracodawcę urlopu wypoczynkowego w wymiarze 15 dni. W tym samym dniu pracodawca otrzymał pocztą od pracownika wypowiedzenie umowy o pracę. 3-miesięczny okres wypowiedzenia upływał 30 czerwca 2025 roku. W analizowanym przypadku, w związku z przepracowaniem u pracodawcy 6 miesięcy, od 1 stycznia do 30 czerwca 2025 roku, pracownikowi przysługiwał urlop wypoczynkowy w wymiarze proporcjonalnym, wynoszącym 10 dni (20 dni × 6/12 = 10 dni) – a zatem w wymiarze niższym niż wymiar udzielonego mu urlopu. Skoro jednak urlop już trwał, pracodawca mógł odwołać swoją decyzję o jego udzieleniu (odwołać pracownika z urlopu) tylko, gdy obecności pracownika w zakładzie pracy wymagałyby okoliczności nieprzewidziane w chwili rozpoczynania urlopu, co musiałoby się wiązać z koniecznością pokrycia kosztów poniesionych przez pracownika w bezpośrednim związku z odwołaniem go z urlopu. W omawianym przypadku pracodawca nie stwierdził istnienia okoliczności uzasadniających odwołanie go z urlopu, pracownik wykorzystał zatem 15 dni urlopu, czyli o 5 dni więcej, niż wynikałoby to z długości okresu przepracowanego u pracodawcy w 2025 roku. W konsekwencji u kolejnego pracodawcy pracownikowi przysługiwał urlop wypoczynkowy w odpowiednio niższym wymiarze, gdyż w myśl art. 155¹ § 2 kp pracownikowi, który przed ustaniem stosunku pracy w ciągu roku kalendarzowego wykorzystał urlop w wymiarze wyższym niż wymiar proporcjonalny do okresu przepracowanego, przysługuje u kolejnego pracodawcy urlop w odpowiednio niższym wymiarze.

Wobec powyższego należy uznać, że w razie wypowiedzenia umowy o pracę pracodawca ma możliwość dostosowania wymiaru urlopu wypoczynkowego pracownika do okresu jego zatrudnienia u tego pracodawcy – jeżeli pracownik nie rozpoczął korzystania z tego urlopu. Później odwołanie z urlopu możliwe jest tylko wówczas, gdy zachodzą przesłanki określone w art. 167 kp.