Urlop zaliczkowy - kiedy pracodawca może go udzielić?

Urlopy wypoczynkowe, jak wiadomo, muszą być udzielane w określonych terminach, których przekroczenie jest kwalifikowane jako naruszenie praw pracowniczych. Niedopuszczalność spóźniania się przez pracodawcę z udzielaniem urlopów nie budzi wątpliwości. Warto zatem zapytać – z drugiej strony – o możliwość korzystania z urlopu wypoczynkowego z wyprzedzeniem, na zasadzie zaliczki. Czym jest urlop zaliczkowy - wyjaśniamy!

Prawo do urlopu wypoczynkowego

Pracownikowi przysługuje prawo do corocznego, nieprzerwanego, płatnego urlopu wypoczynkowego. Prawa tego nie można się zrzec. Podejmując pracę po raz pierwszy, pracownik uzyskuje prawo do urlopu – w roku kalendarzowym, w którym podjął pracę – z upływem każdego miesiąca pracy, w wymiarze 1/12 wymiaru urlopu przysługującego mu po przepracowaniu roku. Prawo do kolejnych urlopów pracownik nabywa w każdym następnym roku kalendarzowym (art. 152–153 Kodeksu pracy).

Wymiar urlopu wynosi:

• 20 dni – jeżeli pracownik jest zatrudniony krócej niż 10 lat;
• 26 dni – jeżeli pracownik jest zatrudniony co najmniej 10 lat.

Kiedy należy udzielić urlopu?

Pracodawca jest obowiązany udzielić pracownikowi urlopu w tym roku kalendarzowym, w którym pracownik uzyskał do niego prawo (art. 161 Kodeksu pracy).

Co do zasady urlop powinien zostać udzielony w całości, jednak na wniosek pracownika może być podzielony na części. W takim jednak przypadku co najmniej jedna część wypoczynku powinna trwać nie mniej niż 14 kolejnych dni kalendarzowych (art. 163 Kodeksu pracy).

Urlopów należy udzielać zgodnie z planem urlopów ustalanym przez pracodawcę z uwzględnieniem wniosków pracowników i konieczności zapewnienia normalnego toku pracy. Planem urlopów nie obejmuje się części urlopu udzielanego pracownikowi zgodnie z art. 1672 Kodeksu pracy (czyli tzw. urlopu na żądanie, który przysługuje w wymiarze 4 dni w roku kalendarzowym). Planu urlopów nie trzeba ustalić, jeżeli zakładowa organizacja związkowa wyraziła na to zgodę (dotyczy to także pracodawcy, u którego nie działa zakładowa organizacja związkowa). Wtedy jednak pracodawca określa termin urlopu po porozumieniu z pracownikiem (art. 163 Kodeksu pracy).

Przypadki szczególne ustalenia terminu urlopu

Kodeks pracy przewiduje następujące przypadki szczególne ustalenia terminu korzystania z urlopu – stanowiące wyjątki od zasady określania tego terminu w planie urlopów lub w uzgodnieniu (dwustronnym) między pracodawcą a pracownikiem:

• na wniosek pracownicy udziela się jej urlopu bezpośrednio po urlopie macierzyńskim; dotyczy to także pracownika – ojca wychowującego dziecko lub pracownika – innego członka najbliższej rodziny, który korzysta z urlopu macierzyńskiego (pracodawca ma obowiązek pozytywnie załatwić wniosek pracownika);
• w okresie wypowiedzenia umowy o pracę pracownik jest obowiązany wykorzystać przysługujący mu urlop, jeżeli w tym okresie pracodawca mu go udzieli (o udzieleniu urlopu decyduje jednostronnie pracodawca);
• pracodawca jest obowiązany udzielić na żądanie pracownika i w terminie przez niego wskazanym nie więcej niż 4 dni urlopu w każdym roku kalendarzowym (tu o udzieleniu urlopu w praktyce decyduje jednostronnie pracownik; pracodawca może odmówić udzielenia urlopu na żądanie tylko wyjątkowo – w okolicznościach podyktowanych jego szczególnym interesem);
• urlopu niewykorzystanego w terminie ustalonym w planie urlopów albo uzgodnionym przez strony stosunku pracy należy pracownikowi udzielić najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego (w tym przypadku pracownik nie musi wyrazić zgody na udzielenie urlopu – decyduje o tym pracodawca).

Na termin wykorzystania urlopu mogą mieć wpływ również okoliczności niezależne od pracodawcy i pracownika, które powodują przesunięcie terminu urlopu, jego przerwanie lub uzasadniają odwołanie pracownika z urlopu, takie jak szczególne potrzeby pracodawcy, przyczyny usprawiedliwiające nieobecność w pracy czy okoliczności nieprzewidziane w chwili rozpoczynania urlopu (art. 163–168 Kodeksu pracy).

Urlop zaliczkowy

Zaliczka jest częściowym spełnieniem świadczenia przez jedną stronę stosunku prawnego na rzecz drugiej strony przed nadejściem terminu wymagalności tego świadczenia (bądź przed otrzymaniem świadczenia od drugiej strony). To częściowo spełnione świadczenie zalicza się na poczet całości świadczenia. Na przykład jeżeli wynagrodzenie za wykonanie określonej usługi wynieść ma 3000 zł, a wykonawca otrzymał w charakterze zaliczki, przed wykonaniem usługi, 1000 zł, to zamawiający usługę musi mu zapłacić jeszcze 2000 zł po jej wykonaniu.

Na zasadzie analogii należy zatem przyjąć, że z zaliczkowo udzielonym urlopem wypoczynkowym mielibyśmy do czynienia w przypadku udzielenia tego urlopu jeszcze przed uzyskaniem do niego prawa przez pracownika – urlop za dany rok kalendarzowy (lub jego część) byłby udzielany przed 1 stycznia tego roku. W przypadku pracownika podejmującego pracę po raz pierwszy urlop zaliczkowy polegałby na udzieleniu mu urlopu wypoczynkowego w wymiarze, do którego nie nabył jeszcze uprawnień (co następuje sukcesywnie, z upływem każdego miesiąca pracy, w wymiarze 1/12 wymiaru urlopu przysługującego mu po przepracowaniu roku).

W odniesieniu do ogółu pracowników Kodeks pracy nie przewiduje możliwości udzielania zaliczkowo urlopu wypoczynkowego. Wszystkie wyżej omówione unormowania dotyczące ustalania terminów urlopów odnoszą się do urlopu wypoczynkowego, do którego pracownik nabył już prawo.

Urlop zaliczkowy dla pracownika młodocianego w okresie ferii szkolnych

Zgodnie z art. 197–198 Kodeksu pracy pracownik młodociany jest obowiązany łączyć pracę z dokształcaniem się – w szczególności w zakresie:

• ośmioletniej szkoły podstawowej, jeżeli szkoły takiej nie ukończył;
• szkoły ponadpodstawowej lub w formach pozaszkolnych,

a pracodawca jest obowiązany zwolnić młodocianego od pracy na czas potrzebny do wzięcia udziału w zajęciach szkoleniowych w związku z dokształcaniem się.

Ułatwieniu realizacji obowiązku dokształcania się służą m.in. przepisy o urlopie wypoczynkowym młodocianego. W myśl art. 205 Kodeksu pracy młodociany uzyskuje z upływem 6 miesięcy od rozpoczęcia pierwszej pracy prawo do urlopu w wymiarze 12 dni roboczych, zaś z upływem roku – w wymiarze 26 dni roboczych. Jednakże w roku kalendarzowym, w którym kończy 18 lat, ma prawo do urlopu w wymiarze 20 dni roboczych, jeżeli prawo do urlopu uzyskał przed ukończeniem 18 lat.

Młodocianemu uczęszczającemu do szkoły należy udzielić urlopu w okresie ferii szkolnych. Co istotne, dla rozważanego przez nas zagadnienia urlop w okresie ferii szkolnych może zostać udzielony również młodocianemu, który nie nabył jeszcze do niego prawa – a więc zaliczkowo – na wniosek młodocianego (art. 205 § 3 Kodeksu pracy).

Przykład 1.

Pracownik rozpoczął pierwszą pracę 1 września, zatem prawo do pierwszych 12 dni urlopu wypoczynkowego nabędzie z końcem lutego następnego roku. Jednak pracownik wystąpił do pracodawcy z wnioskiem o udzielenie mu 10-dniowego urlopu wypoczynkowego już w styczniu (a więc przed upływem 6 miesięcy od rozpoczęcia pracy), w okresie ferii zimowych. Pracodawca rozpatrzył pozytywnie ten wniosek i udzielił pracownikowi 10 dni urlopu zaliczkowo. To oznacza, że z końcem lutego pracownik będzie mógł wykorzystać już tylko pozostałe 2 dni urlopu, a prawo do kolejnych dni urlopu uzyska po przepracowaniu roku.

Co w przypadku udzielenia urlopu „zaliczkowego” wbrew przepisom?

Pracodawca, który – nawet na wniosek pracownika lub za jego zgodą – usiłuje udzielić urlopu wypoczynkowego „zaliczkowo”, pomimo że przepis prawa nie przewiduje takiej możliwości, nie przestaje być zobowiązany do ponownego udzielenia tego urlopu pracownikowi, gdy ten nabędzie już do niego prawo. Wskazano na to w niżej cytowanym wyroku.