15 stycznia 2023 roku mój pracownik otrzymał aneks ze zmianą wymiaru czasu pracy z połowy etatu na pełny. 24 stycznia 2023 roku pracownik dostarczył mi zwolnienie lekarskie. Jak kształtuje się podstawa wynagrodzenia chorobowego po zmianie etatu?
Roman, Toruń
Podstawa wynagrodzenia chorobowego oraz zasiłku chorobowego z ubezpieczenia społecznego to przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone pracownikowi za okres 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy. Jednakże od tej zasady istnieje kilka wyjątków.
Jak ustalić podstawę wynagrodzenia chorobowego?
Jak już wspomniano wyżej, podstawą wymiaru świadczeń chorobowych jest przeciętne miesięczne wynagrodzenie za okres 12 miesięcy poprzedzających miesiąc choroby pracownika. Od tej kwoty konieczne jest odjęcie składek społecznych pobieranych z pensji przez ubezpieczonego w wysokości 13,71% (emerytalne 9,76%, rentowe 1,5%, chorobowe 2,45%). Osoby zatrudnione w danej firmie krócej niż rok również mogą otrzymać wynagrodzenie chorobowe czy zasiłek. Wtedy do wyliczenia podstawy przyjmuje się przychód osiągnięty za pełne miesiące kalendarzowe poprzedzające miesiąc wystąpienia niezdolności do pracy. Co ważne, jeśli pracę rozpoczęto w trakcie miesiąca, wówczas miesiąc ten się pomija.
Przykład 1.
Pan Robert jest zatrudniony u danego pracodawcy od 7 marca 2022 roku. Otrzymuje wynagrodzenie w wysokości 4 000,00 zł oraz od czerwca dodatek za dyżur w wysokości 500,00 zł. Od 7 do 19 stycznia 2023 roku przebywał na zwolnieniu lekarskim. Jak zostanie ustalone wynagrodzenie chorobowe?
Do ustalenia podstawy wymiaru wynagrodzenia chorobowego przyjąć należy miesiące od kwietnia do maja według stawki 4 000,00 zł (marzec pomijamy, gdyż pracę rozpoczęto w trakcie tego miesiąca), a także od czerwca do grudnia według stawki 4 500,00 zł.
4 000,00 zł × 2 miesiące + 4500,00 zł × 7 miesięcy = 39 500,00 zł
39 500,00 zł / 9 miesięcy = 4388,89 zł
4 388,89 zł − (13,71% × 4 388,89) = 3 787,17 zł
Wynagrodzenie chorobowe za 13 dni zwolnienia lekarskiego obliczamy następująco:
3 787,17 zł / 30 dni × 80% = 101,00 zł
101,00 zł × 13 dni = 1 313,00 zł.
Pan Robert otrzyma wynagrodzenie chorobowe za styczeń w wysokości 1 313,00 zł.
Co ważne, za pełny miesiąc kalendarzowy uważa się miesiąc, w którym:
- nie wystąpiły nieobecności lub wystąpiły takie nieobecności, które są traktowane na równi z dniami pracy, czyli: inne niż urlopy wypoczynkowe, okolicznościowe, nieobecność usprawiedliwiona płatna, dni wolne na poszukiwanie pracy czy dni wolne przysługujące z tytułu opieki nad dzieckiem (art. 188 Kodeksu pracy);
- wystąpiły nieobecności inne niż wyżej wymienione, ale pracownik przepracował więcej niż połowę czasu pracy, jaki miał do przepracowania w danym okresie kalendarzowym.
W sytuacji gdy pracownik przepracuje mniej niż połowę miesiąca z innego powodu niż podane powyżej, wówczas miesiąc ten powinien zostać wyłączony z wyliczeń. Natomiast jeśli dana osoba będzie świadczyła pracę przez co najmniej połowę miesiąca, wtedy wynagrodzenie przyjmowane do ustalenia podstawy chorobowego podlega wyrównaniu do takiej wysokości, jaką pracownik otrzymałby, pracując przez cały miesiąc. Istnieje jeden wyjątek od tej reguły – jeśli nieprzepracowanie pełnego miesiąca było spowodowane nieobecnością nieusprawidliwioną, to do wyliczenia przyjmuje się przychód faktycznie osiągnięty (nie stosuje się wyrównania).
Przykład 2.
W lutym 2023 roku pani Adela otrzymała zwolnienie na 19 dni oraz kontynuowała je w marcu przez 13 dni. Ponownie zachorowała we wrześniu 2023 roku Do ustalenia podstawy wymiaru zasiłku chorobowego nie zostanie przyjęty luty z powodu przepracowania mniej niż 50% czasu pracy, a wynagrodzenie za marzec zostanie uwzględnione w wyliczeniach w wysokości takiej, jaką pracownik osiągnąłby w przypadku przepracowania całego miesiąca.
Warto tu również wspomnieć o jeszcze jednej zasadzie. Jeżeli pomiędzy kolejnymi nieobecnościami, za które przysługuje wynagrodzenie chorobowe lub zasiłek, nie wystąpiła co najmniej jednomiesięczna przerwa, podstawy wymiaru świadczenia nie ustala się na nowo – przyjmuje się wysokość taką, jaką obliczono przy poprzedniej nieobecności. Co istotne, chodzi tu o trzy pełne miesiące kalendarzowe.
Przykład 3.
Pani Zofia od 5 do 20 grudnia 2022 roku sprawowała opiekę nad chorym synem (otrzymała zasiłek opiekuńczy). 24 stycznia 2023 roku rozchorowała się i otrzymała zwolnienie lekarskie do końca miesiąca. Podstawa nie została ustalona na nowo, a przyjęta była z poprzedniej nieobecności zasiłkowej, bowiem przepracowaniu niepełnego miesiąca pracownica ponownie otrzymała L4. Podstawa była taka sama jak przy sprawowaniu opieki w grudniu 2022 roku.
Podstawa wynagrodzenia chorobowego po zmianie etatu
W razie zmiany wymiaru czasu pracy należy kierować się innymi zasadami. Wtedy bowiem nie znajduje zastosowania metoda ustalania przeciętnego wynagrodzenia z miesięcy poprzedzających miesiąc choroby. Podstawa wynagrodzenia chorobowego po zmianie etatu zawsze ustalana jest na nowo, tj. według nowej stawki wynagrodzenia.
Przykład 4.
Pan Przemysław pracuje na ½ etatu w zakładzie mechanicznym. W związku z dużym popytem na usługi tej firmy pracodawca 1 kwietnia wręczył mu aneks, w którym zaproponował pełny wymiar czasu pracy, co wiązało się również z podwyżką wynagrodzenia do 5 000,00 zł. W maju pracownik zachorował. Podstawa wynagrodzenia chorobowego po zmianie etatu to 5 000,00 zł – 13,71% = 4 314,50 zł.
Nie ma tu znaczenia, czy zwiększono wymiar czasu pracy, czy też go obniżono. Istotny jest sam fakt zmiany etatu.
Zmiana wysokości pensji pracownika
Sama podwyżka lub obniżenie wynagrodzenia nie mają wpływu na ustalanie podstawy wymiaru świadczeń chorobowych. Wtedy wyliczenia dokonuje się na zasadach ogólnych. Wyłącznie w przypadku, gdyby ze zmianą wysokości pensji szła zmiana wymiaru czasu pracy, stosuje się zasady opisane w poprzednim akapicie.
Oznacza to, że w razie choroby pracownika w miesiącu otrzymania podwyżki podstawa wynagrodzenia chorobowego czy zasiłku nie będzie wyższa. Przy zmianie wynagrodzenia w trakcie miesiąca w podstawie należy uwzględnić pensję, jaką zatrudniony otrzymał za ten miesiąc.
Przykład 5.
Pan Zbigniew podpisał umowę na okres próbny od 2 maja do 31 lipca 2023 roku za wynagrodzeniem 3 500,00 zł. Od 1 sierpnia pracownik otrzymał podwyżkę i od tej pory jego pensja wynosiła 4 000,00 zł. Od 11 do 28 sierpnia pan Zbigniew przebywał w szpitalu. Przy wyliczaniu podstawy należy ująć czerwiec i lipiec. Przeciętne wynagrodzenie z dwóch miesięcy wynosi 3 500,00 zł. Po pomniejszeniu go o 13,71% składek społecznych otrzymamy podstawę w wysokości 3 020,15 zł.
Podstawa wynagrodzenia chorobowego po zmianie etatu – podsumowanie
Obliczenie wymiaru świadczeń chorobowych nie jest prostym zadaniem – należy tu mieć na uwadze wiele zmiennych czynników. Warto jednak pamiętać, że podstawa wynagrodzenia chorobowego po zmianie etatu zawsze będzie ustalana na nowo według nowej stawki wynagrodzenia.
