Poradnik Przedsiębiorcy

Wydatek na CSR - czy można ująć w rachunku podatkowym?

Obecne trendy prowadzenia działalności gospodarczej zakładają, iż przedsiębiorstwa poza dążeniem do maksymalizacji zysku, przyjmą współodpowiedzialność za potrzeby społeczne środowiska, w którym funkcjonują – inwestowanie w zasoby ludzkie, ochronę środowiska, relacje z otoczeniem firmy i informowanie o tych działaniach. Ponoszony przez przedsiębiorcę wydatek na CSR będzie mógł zostać ujęty w rachunku podatkowym, o ile przedsiębiorca dołoży staranności w spełnieniu określonych warunków.

Czym jest CSR?

Społeczna odpowiedzialność biznesu w skrócie zwana CSR (z ang. Corporate Social Resposobility) nie ma jednoznacznej definicji. Departament Ekonomii Społecznej i Pożytku Publicznego na stronie internetowej wyjaśnił istotę CSR w następujący sposób: Społeczną odpowiedzialność biznesu określa się jako koncepcję, dzięki której przedsiębiorstwa na etapie budowania strategii dobrowolnie uwzględniają interesy społeczne i ochronę środowiska, a także relacje z różnymi grupami interesariuszy. Bycie odpowiedzialnym nie oznacza tylko spełnienia wszystkich wymogów formalnych i prawnych, ale oprócz tego zwiększone inwestycje w zasoby ludzkie, w ochronę środowiska i relacje z otoczeniem firmy, czyli dobrowolne zaangażowanie. Społeczna odpowiedzialność jest procesem, w ramach którego przedsiębiorstwa zarządzają swoimi relacjami z różnorodnymi interesariuszami, którzy mogą mieć faktyczny wpływ na sukces w działalności gospodarczej, należy je zatem traktować jako inwestycję a nie koszt.

Międzynarodowa Organizacja Standaryzacyjna w Normie PN-ISO 26000 określa społeczną odpowiedzialność biznesu jako odpowiedzialność organizacji za wpływ jej decyzji i działań na społeczeństwo i środowisko, zapewniana przez przejrzyste i etyczne postępowanie, które przyczynia się do zrównoważonego rozwoju, zdrowia i dobrobytu społeczeństwa, bierze pod uwagę oczekiwania inwestorów, jest zgodne z obowiązującym prawem, spójne z międzynarodowymi normami zachowania, zintegrowane z działaniami organizacji i praktykowane w jej relacjach.

Czy za koszt uzyskania przychodu można uznać wydatek na CSR

Zgodnie z ogólną zasadą za koszty uzyskania przychodów uznaje się wydatki spełniające łącznie następujące warunki:

  • zostały poniesione przez podatnika,
  • są definitywne (rzeczywiste),
  • pozostają w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
  • zostały poniesione w celu uzyskania przychodów, zachowania lub zabezpieczenia ich źródła, lub mogą mieć inny wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,
  • zostały właściwie udokumentowane,
  • nie zostały wymienione w katalogu wydatków niestanowiących kosztów podatkowych (art. 16 ust 1 PDOP/art. 23 ust. 1 PDOF).

Ocena przez podatnika możliwości zakwalifikowania określonego kosztu jako kosztu podatkowego powinna być dokonywana w aspekcie prowadzonej działalności gospodarczej oraz celu, który ma być osiągnięty w wyniku jego poniesienia z uwzględnieniem ustawowo wskazanych sytuacji braku możliwości zaliczenia określonych wydatków do kosztów uzyskania przychodów.Aby poniesiony wydatek na CSR mógł być zaliczony do kosztów uzyskania przychodów, podatnik powinien ze szczególną starannością rozpatrywać poniesione wydatki w kontekście ich reprezentacyjnego charakteru. Zgodnie z definicją zawartą w „Słowniku języka polskiego PWN” reprezentacja oznacza okazałość, wytworność w czyimś sposobie życia związaną ze stanowiskiem lub pozycją społeczną. Natomiast według definicji utrwalonej w orzecznictwie – reprezentacja stanowi działanie w celu wykreowania oraz utrwalenia pozytywnego wizerunku podatnika wobec innych podmiotów.

Naczelny Sąd Administracyjny w wydanym w składzie siedmiu sędziów wyroku z 17 czerwca 2013 roku (sygn. akt II FSK 702/1) podkreślił, iż celem działań o charakterze reprezentacyjnym jest poprawa lub stworzenie pozytywnego wizerunku podatnika oraz wykreowanie pewnego obrazu jego przedsiębiorstwa na zewnątrz z uwzględnieniem rzeczywistości gospodarczej (to, co dawniej mogło zostać uznane za reprezentację, do takiej kategorii nie zostanie zaliczone obecnie ze względu na zmieniające się realia prowadzenia działalności gospodarczej, przyjęte w tym zakresie dobre praktyki i obyczaje).

Tożsame stanowisko prezentuje Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji indywidualnej przepisów prawa podatkowego z 19 sierpnia 2016 roku (sygn.IBPB-1-3/4510-690/16-2/JKT), w której czytamy: "realizacja przez Spółkę działań polegających na wdrażaniu procesu CSR jest jednym z elementów efektywnej strategii zarządzania, która poprzez prowadzenie dialogu społecznego na poziomie lokalnym przyczynia się do wzrostu konkurencyjności Spółki na poziomie globalnym, i jako pomocna w kształtowaniu warunków dla zrównoważonego, rozwoju społecznego i ekonomicznego jest niezbędna dla osiągnięcia trwałego sukcesu Spółki, to czynniki te przemawiają za uznaniem ponoszonych przez Spółkę wydatków w tym zakresie za koszty uzyskania przychodów w rozumieniu przepisów ustawy, w tym w szczególności jej art. 15 ust. 1." Analogiczne stanowisko zaprezentowano w interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 29 marca 2018 roku (sygn. 0111-KDIB2-1.4010.47.2018.1.BJ), gdzie: "celem realizowanego działania Wnioskodawcy (tj. pobudzanie aktywności kulturalno-rekreacyjno-sportowej) jest zaangażowanie Spółki jako podmiotu społecznie odpowiedzialnego za sprawy społeczności lokalnej oraz sąsiadującego otoczenia zewnętrznego. Powyższe działania Spółki niewątpliwie wpisują się w definicję społecznej odpowiedzialności biznesu. Zatem, wydatki takie mogą stanowić koszty uzyskania przychodów. Nie znajdą się one w negatywnym katalogu art. 16. (…) należy wskazać, że Wnioskodawca będzie mógł zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wydatki na świadczenia z zakresu społecznej odpowiedzialności biznesu na rzecz mieszkańców. Wydatki te są bowiem związane z realizacją polityki CSR."

Wydatek na CSR - kiedy należy uznać moment ujęcia wydatków

Wydatek na CSR uznać należy za koszt pośrednio związany z osiąganymi przez jednostkę przychodami lub potencjalnie wpływającymi na osiągnięcie przychodów w przyszłości (nie da się ich przyporządkować do konkretnego przychodu, niemniej jednak pozostają w związku z przychodami uzyskiwanymi przez spółkę).

Koszty uzyskania przychodów, inne niż koszty bezpośrednio związane z przychodami, są potrącane w dacie ich poniesienia. Jeżeli koszty te dotyczą okresu przekraczającego rok podatkowy, a nie jest możliwe określenie, jaka ich część dotyczy danego roku podatkowego, w takim przypadku stanowią koszty uzyskania przychodów proporcjonalnie do długości okresu, którego dotyczą.

W zakresie CSR tożsame stanowisko prezentuje interpretacja indywidualna przepisów prawa podatkowego z dnia 4 kwietnia 2016 roku wydana przez Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach (sygn. IBPB-1-3/4510-259/16/TS), w której czytamy, iż wydatki ponoszone przez podatnika na realizację działań w zakresie CSR będą stanowiły koszty uzyskania przychodów, które powinny być rozpoznane w rachunku podatkowym w dacie ich poniesienia – przedmiotowe wydatki nie mają bezpośredniego związku z konkretnym przychodem osiąganym przez Spółkę. Wydatki te wiążą się z ogólnym funkcjonowaniem Spółki i dlatego też winny zostać rozpoznane jako koszty uzyskania przychodów inne niż bezpośrednio związane z przychodem, potrącane są w dacie ich poniesienia, przez którą, uznaje się dzień ujęcia ich w księgach rachunkowych na podstawie otrzymanej faktury.

Przykład 1.

Spółka podjęła decyzję, iż w ramach CSR podejmie wśród mieszkańców regionu promocję profilaktyki zdrowotnej, aktywnego stylu życia, ruchu i rekreacji. Jednym z pod celów są zajęcia sportowe dla dzieci i młodzieży. Faktury dokumentujące wynajem obiektów sportowych, trenerów i ekspertów z dziedziny sportu i rekreacji dotyczą okresu od marca do września. Faktury spółka otrzymała w marcu. Kiedy będzie mogła zaliczyć je do kosztów podatkowych?

Z uwagi na fakt, iż wydatek na CSR, który został poniesiony przez Spółkę nie jest bezpośrednio związany z osiąganymi przez spółkę przychodami, będzie w całości stanowić koszt podatkowy w momencie otrzymania faktur.

Jak udokumentować poniesiony wydatek na CSR

Do uznania wydatku za koszt uzyskania przychodów niezbędne jest nie tylko zaistnienie konkretnego zdarzenia gospodarczego polegającego na zakupie towaru lub usługi u konkretnego sprzedawcy, lecz również odpowiednie udokumentowanie tej operacji.
Obowiązek udokumentowania poniesionego wydatku spoczywa na podatniku.

Ustawodawca w przepisach ustawy o podatku dochodowym nie wskazuje sposobów dokumentowania poniesionych wydatków. W praktyce gospodarczej zwykle jest to faktura zakupu, umowa, dokument celny, raport z wykonanych prac w powiązaniu z dokumentami strategicznymi CSR.

Jak wskazał Wojewódzki Sąd Administracyjny w Gdańsku w wyroku z 21 maja 2008 roku (sygn. I SA/Gd 989/07) w interesie podatnika jest dołożenie należytej staranności w gromadzeniu dowodów mających związek ze zdarzeniem, które podatnik chce uwzględnić w rachunku podatkowym.

Wskazać ponadto należy, iż Wojewódzki Sąd Administracyjny w Białymstoku w wyroku z 6 czerwca 2018 roku (sygn.I SA/Bk 225/18) podkreślił, iż obowiązek właściwego udokumentowania wydatków nie ma charakteru normatywnego, gdyż nie wynika z treści art. 22 ust. 1 PDOFizU. Należy go postrzegać w kategoriach dowodowych, jako procesowo skuteczny sposób udowodnienia poniesionych wydatków. Fakt nieudokumentowania wydatku w sposób przewidziany przez odrębne przepisy nie oznacza jeszcze, że dany wydatek do kosztów uzyskania przychodów nie może być zaliczony.

Określając, co można uznać za dowód, należy mieć na uwadze treść art. 181 Ordynacji podatkowej, zgodnie z którym dowodami w postępowaniu podatkowym mogą być w szczególności:

  • księgi podatkowe,
  • deklaracje złożone przez stronę,
  • zeznania świadków,
  • opinie biegłych,
  • materiały i informacje zebrane w wyniku oględzin,
  • informacje podatkowe oraz inne dokumenty zgromadzone w toku działalności analitycznej Krajowej Administracji Skarbowej, czynności sprawdzających, kontroli podatkowej lub kontroli celno-skarbowej oraz materiały zgromadzone w toku postępowania karnego albo postępowania w sprawach o przestępstwa skarbowe lub wykroczenia skarbowe.