Poradnik Przedsiębiorcy

Wydatki na integrację w kosztach firmowych

Funkcjonowanie wielu przedsiębiorstw opiera się na pracy zespołowej. Jednak aby ta była efektywna, współpracownicy poza wiedzą i doświadczeniem muszą dobrze się z sobą dogadywać. Sympatia w zespole jest bardzo istotna, o czym doskonale dobrze wiedzą pracodawcy. Dlatego też, aby zacieśnić więzy między pracownikami, często decydują się na organizowanie firmowych imprez czy wyjazdów. Czy wydatki poniesione przez przedsiębiorcę na taki cel mogą stanowić koszt uzyskania przychodu?

Jakie wydatki mogą stanowić koszt uzyskania przychodu?

Definicja kosztu podatkowego została przedstawiona w art. 22 ust. 1 ustawy o PIT:

Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.

Integracja w kosztach firmowych

Organy podatkowe przez dłuższy czas nie reprezentowały jednoznaczego stanowiska w kwestii ujmowania w kosztach firmowych wydatków na integrację pracowników.

Imprezy i wyjazdy integracyjne

Chodzi tutaj zarówno o imprezy integracyjne dla pracowników - pikniki, gokarty, kręgle i inne tego typu wyjścia, które mają na celu zespolenie zespołu, jak i dłuższe wyjazdy. Jest to coraz częstsza praktyka stosowana przez zamożniejsze firmy. Wycieczki z reguły trwają kilka dni, a plan obfituje w rozmaite gry i zabawy zespołowe, zabiegi spa oraz zwiedzanie. Koszt takich wyjazdów bywa różny i jest zależny od ilości uczestników, miejsca oraz długości pobytu. Jednak minimalna cena, z jaką należałoby się liczyć to ok. 500 zł od osoby. Nie jest to mała kwota -  zakładając, że udział w tego typu wyciecze weźmie ok. 20 osób, przedsiębiorca będzie musiał liczyć się z wydatkiem rzędu 10.000 zł. Dlatego warto poznać stanowisko organów podatkowych w tej kwestii.

Dokumentowanie

Jeżeli przedsiębiorca organizację imprezy lub wyjazdu integracyjnego zleci firmie zewnętrznej, wówczas otrzyma od niej jedną fakturę, która będzie podstawą ewidencji wydatku.

Natomiast gdy wyjazd jest organizowany we własnym zakresie, należy pamiętać o uzyskaniu odpowiedniego dokumentu zakupu na wszystkie poniesione przez pracodawcę wydatki (noclegi, bilety wstępu, wyżywienie, transport itd.).

Wykazanie celu integracyjnego

Poza odpowiednim udokumentowaniem wydatku (faktura), przedsiębiorca - pracodawca powinien zatroszczyć się o to, by z posiadanej przez niego dokumentacji jasno wynikało, że koszty poniesiono w celu integracji pracowników. W związku z tym warto zachować korespondencję z firmą eventową, która organizowała wyjazd lub imprezę. Ponadto do dokumentów firmowych, na wypadek kontroli, warto załączyć plan imprezy, listę obecności itp. dokumenty,  które będą potwierdzały, że zdarzenie to było skierowane tylko i wyłącznie do pracowników.

Potwierdzeniem powyższego jest interptacja Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu o sygn. ILPB1/415-108/07-3/AMN, w której podatnik zadał pytanie:

“(...)Czy finansowane ze środków obrotowych wydatki, związane z organizacją imprez integracyjnych, mogą być zaliczane do kosztów uzyskania przychodów prowadzonej działalności gospodarczej (...)”.

Na co odpowiedziano:

“(...)Wydatki na integrację pracowników wiążą się z całokształtem funkcjonowania firmy i jako pozostające w pośrednim związku z uzyskanymi przez podatnika przychodami, można je uznać za koszty podatkowe. Tym bardziej, że nie zostały wymienione w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych jako niestanowiące kosztów uzyskania przychodów.

Jednocześnie nadmienia się, że do kosztów uzyskania przychodów można zaliczyć wyłącznie wydatki związane z organizacją spotkań integracyjnych, których uczestnikami są tylko pracownicy firmy, a osoby trzecie nie biorą w niej udziału.

Zatem, jeśli powyższy wydatek zostanie poniesiony ze środków obrotowych firmy oraz nie ma na celu udzielenia pomocy socjalnej dla pracowników, tj. nie mieści się w zakresie działalności socjalnej? to stanowi koszt uzyskania przychodów firmy. W związku z powyższym należy uznać, że wydatki poniesione ze środków obrotowych firmy na zorganizowanie spotkania integracyjnego mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów.

Należy też zwrócić uwagę na formalny wymóg udokumentowania poniesionych wydatków.

W tym przypadku obok dowodów księgowych należy sporządzić dokumentację, z której jednoznacznie będzie wynikać integracyjny (a nie np. handlowy), skierowany wyłącznie do pracowników, charakter imprezy. Dokumentami takimi mogą być np. umowa z firmą organizującą takie imprezy, plan imprezy, lista obecności itp. (...)”.