Poradnik Przedsiębiorcy

Wydatki na wyposażenie pokoju socjalnego a koszty uzyskania przychodu

Rozwijająca się działalność gospodarcza zazwyczaj wiąże się z koniecznością zatrudnienia pracowników, a co za tym idzie stworzenia dla nich odpowiednich warunków do pracy. Ich komfort z pewnością poprawia odpowiednie wyposażenie pokoju socjalnego udostępnionego dla nich, dzięki czemu osoby zatrudnione w danej firmie mogą odpocząć w trakcie przerwy, przygotować i zjeść posiłek czy napić się herbaty lub kawy. Jednak czy wszystkie wydatki na wyposażenie pokoju socjalnego można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów?

Koszty uzyskania przychodów w działalności gospodarczej

Kosztami uzyskania przychodów są wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia ich źródła, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Zgodnie z powyższą definicją wszelkie racjonalne i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z działalnością gospodarczą przedsiębiorca może rozliczyć w działalności. Nie zawsze jednak jest to takie proste, ponieważ organy podatkowe niejednokrotnie podważały zasadność poniesionych kosztów, które teoretycznie są związane z prowadzoną firmą i nie zostały wymienione w katalogu wydatków niestanowiących kosztów uzyskania przychodów. W celu ustalenia czy dany wydatek można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów po upewnieniu się, że nie został wymieniony w art. 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, warto poszukać interpretacji podatkowych odnoszących się do takich samych lub podobnych przypadków.

Wydatki na wyposażenie pokoju socjalnego

Zapewnienie pracownikom komfortowych warunków do spędzenia przerwy, wypicia napojów (kawy lub herbaty), a także właściwego przechowania, przygotowania i zjedzenia drugiego śniadania czy obiadu, to zazwyczaj spory koszt dla pracodawcy. Potrzebne są nie tylko stoły i krzesła, lecz także lodówka, czajnik, mikrofalówka, kubki, naczynia, sztućce itd. A to tylko podstawowe wydatki na wyposażenie pokoju socjalnego. Często przedsiębiorcy decydują się również na zakup ekspresu do kawy, zmywarki, kuchenki czy innych urządzeń mających zapewnić pracownikom jak najlepsze warunki pracy. Dbanie o ich komfort przynosi wymierne korzyści, ponieważ gdy osoby zatrudnione czują się dobrze w miejscu pracy, mają zapewnione wszystko czego potrzeba im do wykonywania swoich obowiązków oraz zaspokajania potrzeb, to również ich efektywność wzrasta. Zadowolenie pracownika z ogólnych warunków pracy wpływa także na długość pozostania w firmie i często rekompensuje nawet stosunkowo niskie wynagrodzenie.

Zwiększenie efektywności i wydajności pracy pracownika ma pośredni wpływ na uzyskiwany przychód, a pokój socjalny udostępniony dla pracowników w miejscu pracy jest obecnie powszechną formą dbania o komfort i atmosferę w pracy. Oznacza to, że wydatki na wyposażenie pokoju socjalnego, w którym w określonym regulaminem pracy czasie pracownicy mogą przyrządzać i sporządzać posiłki, nie powinny zostać podważone przez organy podatkowe, ale czy zawsze tak będzie?

Wydatki na wyposażenie pokoju socjalnego - pracownicy, zleceniobiorcy, przedsiębiorca

Zaliczenie do kosztów uzyskania przychodów wydatków poniesionych na wyposażenie pokoju socjalnego w firmie zatrudniającej pracowników na podstawie umowy o pracę zawsze będzie zasadne, gdyż etat wiąże się z regularnym świadczeniem pracy w określonych porach, co oznacza że osoby są stale zatrudnione i obowiązkiem pracodawcy jest zadbanie o ich komfort w miejscu pracy.

W przypadku, gdy w firmie zatrudnieni są wyłącznie zleceniobiorcy, zasadność wyposażenia pokoju socjalnego może być już trudniejsza do udowodnienia przed urzędem skarbowym w razie ewentualnej kontroli, a wszystko ze względu na zmienny charakter świadczenia pracy charakteryzujący umowy zlecenia. Jeżeli jednak jesteśmy w stanie wykazać przed urzędnikami, iż pomimo tego, że czas pracy zleceniobiorców jest zmienny, to w ogólnym rozrachunku ich liczba i suma czasu spędzonego w firmie wymaga zapewnienia im odpowiednich warunków do spędzenia przerwy, zjedzenia posiłku czy napicia się kawy lub herbaty, organy podatkowe nie powinny podważyć takiego wydatku.

W razie, gdy osoba prowadząca działalność gospodarczą nie zatrudnia pracowników, zakup sprzętów AGD, naczyń itp. z pewnością zostanie zakwestionowany w razie ewentualnej kontroli. Tego typu wydatki są uzasadnionym kosztem w działalności wyłącznie w przypadku zatrudniania pracowników/zleceniobiorców, dla których pokójsocjalny jest udogodnieniem zwiększającym komfort i zadowolenie, a także przyczyniającym się do lepszej atmosfery w pracy.

Wydatki na wyposażenie pokoju socjalnego - wykluczenia z kosztów podatkowych

Dodatkowo zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 49 ustawy o PIT nie zalicza się do kosztów uzyskania przychodów wydatków poniesionych na zakup zużywających się stopniowo rzeczowych składników majątku przedsiębiorstwa, niezaliczanych zgodnie z odrębnymi przepisami do środków trwałych – w przypadku stwierdzenia, że składniki te nie są wykorzystywane dla celów prowadzonej działalności gospodarczej, lecz służą celom osobistym podatnika, pracowników lub innych osób, albo bez uzasadnienia znajdują się poza siedzibą przedsiębiorstwa.

Oznacza to, że zakupione meble, sprzęty AGD, naczynia itp. muszą być wykorzystywane zgodnie z przeznaczeniem, czyli zapewniać komfort pracy pracownikom i umożliwiać im przygotowanie i spożycie posiłków, a także wypicie napojów w trakcie pracy. Rozliczone w kosztach wyposażenie musi znajdować się w firmie, ponieważ tylko wówczas, gdy stanowi udogodnienie dla pracowników, zakup jest uzasadniony. W przeciwnym wypadku poszczególne składniki wyposażenia nie mogłyby stanowić kosztów uzyskania przychodów w działalności gospodarczej.

Artykuły spożywcze w kosztach podatkowych

Kosztem uzyskania przychodów są także wydatki poniesione na zakupartykułówspożywczych, takich jak woda mineralna, kawa, herbata, cukier czy śmietanka do kawy udostępnionych dla pracowników. Jeżeli decyzją właścicieli firmy pracownicy mogą korzystać w miejscu pracy z zakupionych przez firmę artykułów spożywczych, to koszt ich nabycia stanowi koszty uzyskania przychodów w przedsiębiorstwie.