Wydatki związane z najmem mieszkań dla pracowników a koszt podatkowy

Pracodawca, oddelegowując pracowników do pracy w innej miejscowości, często ponosi wydatki związane z najmem mieszkania na czas wykonywania pracy. W związku z tym pojawia się pytanie, czy wydatki związane z najmem mieszkań dla pracowników mogą stanowić koszt uzyskania przychodu dla pracodawcy.

Ogólna definicja kosztu podatkowego

Każdy wydatek, przed ujęciem go w rozliczeniu podatkowym, musi zostać zweryfikowany pod kątem spełnienia przesłanek definicji kosztu uzyskania przychodu. Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy PIT kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia ich źródła, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.

• został poniesiony przez podatnika,

• jest definitywny, a więc bezzwrotny,

• pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

• poniesiony został w celu uzyskania przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów,

• nie jest kosztem wymienionym w art. 23 ust. 1 ustawy,

• został właściwie udokumentowany.

Jak zatem widać, w prawidłowej kwalifikacji prawnej danego kosztu istotne znaczenie ma cel, w jakim został on poniesiony. Wydatek zostanie bowiem uznany za koszt podatkowy, jeżeli pomiędzy jego poniesieniem a powstaniem, zwiększeniem bądź też możliwością powstania przychodu istnieje związek przyczynowy.

W dalszej części artykułu przeanalizujemy, czy wydatki na wynajem mieszkań dla pracowników spełniają wszystkie przedstawione warunki.

Wydatki związane z najmem mieszkań dla pracowników stanowią koszt podatkowy

W zakresie analizowanego zagadnienia podkreślić należy, że poniesione przez pracodawcę wydatki związane z najmem mieszkań dla pracowników stanowią koszt uzyskania przychodu, o którym mowa w art. 22 ust. 1 ustawy PIT.

Jest to bowiem wydatek, który jest ponoszony bezpośrednio przez pracodawcę oraz ma charakter definitywny. Bez wątpienia pozostaje on w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą podatnika. Ponadto ponosi się go w celu uzyskania przychodu, ponieważ zapewnienie noclegu pracownikom umożliwia im wykonywanie pracy w innej miejscowości, co następnie przekłada się na generowanie zysku u pracodawcy z tytułu wykonanej pracy. Wskazany wydatek nie został również wymieniony w negatywnym katalogu zawartym w art. 23 ust. 1 ustawy PIT. Na zakończenie warto wskazać, że pracodawca musi posiadać odpowiednie dokumenty potwierdzające poniesienie wydatku. Najczęściej takim dowodem jest faktura VAT.

Ze stanowiskiem tym zgadzają się również organy podatkowe. Przykładowo Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy w interpretacji z  5 grudnia 2012 r., nr ITPB1/415-1009d/12/AD, wskazał:

We wniosku wskazano, że wydatki (koszt wynajmu mieszkań oraz innych opłat związanych z mieszkaniami, koszt zakupu mebli, składki ZUS) poniesione zostały na rzecz zatrudnionych pracowników, których miejsce zamieszkania położone jest w znacznej odległości od siedziby Pana firmy. Tym samym uznać należy, iż ich poniesienie nie miało charakteru osobistego lecz pozostawały w ścisłym związku z prowadzoną przez Pana działalnością gospodarczą jako tzw. koszty pracownicze. W takiej też sytuacji można przyjąć, iż wydatki te jako wydatki pośrednie pozostają w związku ze źródłem przychodów i mogą tym samym podlegać zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów z tego źródła.

Jednocześnie zaznaczyć należy, że to po stronie podatnika pozostawiono decyzję co do prawidłowej kwalifikacji danego wydatku. Przedsiębiorca ma za zadanie stwierdzić, co jest celowe i konieczne w zakresie prowadzonej działalności gospodarczej. W konsekwencji to na podatniku spoczywa ciężar udowodnienia, że dany wydatek spełnia wszystkie warunki dające prawo do uznania go za koszt podatkowy.

Przykład 1.

Pracodawca skierował jednego ze swoich pracowników na tygodniowy pobyt w Sopocie. Poniósł wydatek na wynajęcie dla niego mieszkania. W miejscowości tej nie była wykonywana żadna praca związana z prowadzoną działalnością gospodarczą, pracodawca nie ma również żadnego kontrahenta, który miałby tam siedzibę. Mimo to wydatek na wynajem mieszkania zakwalifikował on jako koszt uzyskania przychodu. W przypadku ewentualnej kontroli z urzędu skarbowego to na pracodawcy będzie spoczywał ciężar wykazania, że poniesiony wydatek spełnia wszelkie kryteria określone w art. 22 ust. 1 ustawy PIT. 

Przychód powstający po stronie pracownika

Dodatkowo można wskazać, że wartość opłaconego przez pracodawcę mieszkania stanowi dla pracownika przychód ze stosunku pracy. Zgodnie bowiem z treścią art. 12 ust. 1 ustawy PIT za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Skoro pracownik nie ponosi kosztu wynajmu mieszkania, to wartość czynszu stanowi dla niego przychód z tytułu nieodpłatnych świadczeń.

Trzeba jednak zauważyć, że część tego przychodu może korzystać ze zwolnienia od podatku. W świetle art. 21 ust. 1 pkt 19 ustawy PIT zwalnia się od podatku wartość świadczenia z tytułu zakwaterowania pracownika do wysokości 500 zł miesięcznie. Zgodnie z art. 21 ust. 14 ww. ustawy zwolnienie to przysługuje pracownikom, których miejsce zamieszkania jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, i którzy nie korzystają z podwyższonych kosztów uzyskania przychodów.

Przykład 2.

Pracodawca oddelegował pracownika do pracy w innej miejscowości. Z tego tytułu wynajął dla niego mieszkanie, którego miesięczny czynsz wraz z opłatami wynosi 800 zł. Kwota 500 zł korzysta ze zwolnienia od podatku, co oznacza, że pracownik powinien rozpoznać przychód ze stosunku pracy jako otrzymane nieodpłatne świadczenie w kwocie 300 zł.