Poradnik Przedsiębiorcy

Koszty prowadzenia działalności gospodarczej - jak je zwiększyć?

Każda osoba chcąca założyć własny biznes na początku zastanawia się nad przedmiotem działalności, jej charakterem oraz przyszłym rynkiem zbytu. Kluczowym elementem w początkowej fazie, oprócz dobrze sformułowanego biznesplanu, może okazać się także kalkulacja przyszłych zysków oraz ewentualnych kosztów. Im dalsza będzie wizja firmy, tym może okazać się stabilniejsza i lepiej przygotowana na ewentualne wahania rynku. Podczas szacowania przyszłych zysków i strat, istotne jest określenie jakie stałe koszty prowadzenia działalności gospodarczej, będą niezbędne, by zapewnić jej prawidłowe funkcjonowanie.

Koszty związane z założeniem działalności gospodarczej

Założenie działalności gospodarczej pod względem formalności nie wiąże się z dużymi kosztami. Przyszły przedsiębiorca w początkowym procesie tworzenia firmy musi dokonać jej rejestracji poprzez złożenie wniosku o wpis do Centralnej Ewidencji Działalności Gospodarczej tzw. wniosek CEIDG -1. Na podstawie złożonego wniosku jednocześnie dokonuje się:

  • wpisu do krajowego rejestru urzędowego podmiotów gospodarki narodowej (REGON);

  • zgłoszenia identyfikacyjnego do naczelnika urzędu skarbowego (NIP);

  • oświadczenia o wyborze formy opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych;

  • zgłoszenia do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych przedsiębiorcy jako płatnika składek.

Złożenie wniosku CEIDG-1 od 2015 roku jest wolne od opłat.

Pomimo dokonanego w ramach złożonego wniosku CEIDG - 1 i zgłoszenia płatnika składek do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, należy jeszcze dokonać zgłoszenia do ubezpieczenia odpowiednio na drukach ZUS ZUS lub ZUS ZZA. W przypadku, gdy przedsiębiorca podejmie decyzje o zarejestrowaniu do VAT, wówczas musi jeszcze złożyć formularz VAT-R do wybranego urzędu skarbowego. Złożenie wspomnianych wniosków także jest darmowe.

Po dokonaniu formalności, pozostają jeszcze dodatkowe kwestie, które mają wpływ na prawidłowe funkcjonowanie działalności i są to między innymi:

  • dodatkowe pozwolenia i zaświadczenia – w zależności od specyfiki prowadzonej działalności może wystąpić konieczność posiadania np. akcyzy, pozwolenia czy urzędowego zaświadczenia. Kwoty jakie należy zapłacić zapłacić za tego typu dokumenty mogą się wahać od 30 do 60 złotych w zależności od ilości i rodzaju zaświadczenia;

  • wyrobienie firmowej pieczątki – choć posiadanie firmowej pieczątki nie jest wymagane przepisami, staje się ona pożądanym przez niektórych kontrahentów elementem. Koszt wyrobienia takiej pieczątki to około 30 zł;

  • założenie firmowego konta bankowego – przy jednoosobowej działalności gospodarczej nie jest konieczne. Równie dobrze można posługiwać się kontem prywatnym. Jednakże w przypadku wykorzystywania prywatnego rachunku, w momencie kontroli podatkowych urzędnicy będą mieli wgląd we wszystkie prywatne transakcje, co niekoniecznie może okazać się potrzebne. Ewentualne koszty prowadzenia rachunku tylko w części firmowej może być trudne w rozdzieleniu i ujęciu w KPiR w odpowiedniej wielkości. Koszt założenia firmowego konta jest uzależniona od oferty banku i może wynieść od 0 zł do około 200 zł.

Poniesienie powyżej wskazanych kosztów jest niezbędne, aby przyszła działalność mogła prawidłowo funkcjonować. Jednakże nie są to jedyne koszty prowadzenia działalności gospodarczej jakie będzie musiał ponieść przyszły przedsiębiorca.

Koszty prowadzenia działalności gospodarczej - siedziba firmy

Co do zasady każda szanująca się firma powinna posiadać własną siedzibę. Jej miejsce może być uzależnione od specyfiki prowadzonej działalności. Jeśli na przykład działalność będzie opierać się na świadczeniu usług, prawdopodobnie na jej potrzeby wystarczy jedynie biurko i komputer. Jeśli natomiast firma zajmować się będzie handlem towarami, konieczne będzie posiadanie magazynu. Wynajmowanie lokali użytkowych dla działalności jednoosobowych często może okazać się nieekonomiczne. Ceny lokali są uzależnione głównie od metrażu i lokalizacji i mogą wynieść od 2 000 zł do nawet 8 000 zł lub więcej (cena jest uzależniona od miasta i regionu).

Jeśli lokalizacja siedziby nie jest istotna warto pomyśleć o obrzeżach miast, gdzie ceny są niższe lub o własnym mieszkaniu. W przypadku jednoosobowych działalności gospodarczych o profilu usługowym coraz więcej przedsiębiorców na siedzibę działalności wybiera właśnie mieszkanie. W zależności od wielkości posiadanego lokalu, na potrzeby prowadzonej działalności można wydzielić osobne pomieszczenie lub jego część.

W przypadku podjęcia decyzji o prowadzeniu działalności gospodarczej w prywatnym mieszkaniu, należy dokonać zgłoszenia tego faktu w urzędzie gminy. Co do zasady w odniesieniu do zadeklarowanej powierzchni przeznaczonej na działalność wystąpi konieczność zapłaty wyższego podatku od nieruchomości (z uwagi na przekształcenie wydzielonej powierzchni z powierzchni mieszkaniowej na użytkową).

Rozwiązanie to jest na ogół korzystne dla przedsiębiorcy, ponieważ może on ująć w firmowych kosztach opłaty takie jak np. prąd, czynsz czy internet, wykorzystywane na potrzeby działalności. Przy czym należy pamiętać, że w kosztach firmowych należy ująć jedynie proporcjonalną wysokość danej opłaty, w części dotyczącej jedynie prowadzonej działalności. 

Przykład. 1.

Pan Stanisław prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą w swoim prywatnym mieszkaniu o powierzchni całkowitej 100 m2. Dla celów prowadzonej działalności wyodrębnił pokój o powierzchni 30 m2. Na koniec miesiąca Pan Stanisław otrzymał rachunek za prąd w wysokości 200 zł. Jaką część tego rachunku Pan Stanisław może uwzględnić w firmowych kosztach?

Powierzchnia służąca na działalność stanowi odpowiednio 30% powierzchni mieszkania, co oznacza, że opłatę za prąd można ująć w kosztach firmowych w wysokości 30%:

200 zł x 30%/100% = 60 zł

Pan Stanisław może ująć w KPiR kwotę 60 zł tytułem opłaty za prąd.

W przypadku prowadzenia działalności związanej z handlem towarami, konieczne może okazać się posiadanie dodatkowej przestrzeni – magazynu. Jeśli prywatne mieszkanie nie dysponuje wystarczająco dużą przestrzenią, rozwiązaniem może okazać się najem odpowiedniego pomieszczenia. Ceny wynajęcia powierzchni magazynowej mogą znacznie różnić się między sobą. Kryterium będące wyznacznikiem ceny może dotyczyć powierzchni, lokalizacji i standardu oraz okresu, na jaki zawarta zostanie umowa najmu. Zasadniczo im dłuższa umowa, tym ceny mogą okazać się niższe. Średnia cena za 1 m2 może wahać się od 15 zł do nawet 100 zł lub więcej. Szacowane koszty prowadzenia działalności gospodarczej będą się więc różnić w zależności od potrzeb i specyfiki prowadzonej działalności, na co wpływ może mieć także umiejscowienie jej siedziby.

Wykorzystywane w działalności środki transportu

Większość firm w zależności od specyfiki działalności i jej potrzeb, wykorzystuje również samochody osobowe lub ciężarowe. Przedsiębiorcy zastanawiający się nad zakupem pojazdu, poszukują korzystnych źródeł ich finansowania. Dużą popularnością cieszy się leasing operacyjny. Jest to bardzo korzystna forma finansowania majątku firmowego. Co do zasady w przypadku leasingu operacyjnego samochód (do momentu spłaty i wykupu) pozostaje własnością leasingodawcy, natomiast leasingobiorca co miesiąc rozlicza w kosztach raty leasingowe. Zwiększone koszty prowadzenia działalności gospodarczej wpływają na zmniejszenie przychodów i – co za tym idzie, na zmniejszenie zobowiązania podatkowego. W momencie spłaty ostatniej raty przedsiębiorca ma możliwość wykupienia pojazdu na własność, najczęściej za symboliczną wartość. Oprócz leasingu operacyjnego funkcjonuje również leasing finansowy, w przypadku którego pojazd staje się własnością przedsiębiorcy w momencie zapłaty pierwszej raty. Można wówczas wprowadzić go do środków trwałych i amortyzować w czasie. Dokonywane w ramach wybranego planu amortyzacji odpisy stanowią koszty uzyskania przychodu, odpowiednio w każdym miesiącu ich naliczenia. W momencie zapłaty ostatniej raty przedmiot leasingu staje się automatycznie własnością leasingobiorcy.

Innym rozwiązaniem jest również użytkowanie prywatnego pojazdu w działalności w oparciu o prowadzoną ewidencję przebiegu pojazdów. W tym celu przedsiębiorca ma prawo ujmować w kosztach tylko te wydatki związane z pojazdem, które mieszczą się w limicie określonym kilometrówką. W ten sposób przejazdy prywatne są oddzielone od firmowych.

Ostatnim niezbędnym elementem, o jaki należy zadbać decydując się na prowadzenie działalności gospodarczej, jest sposób prowadzenia księgowości. W tym przypadku są dwie możliwości: można skorzystać z oferty biura rachunkowego lub prowadzić księgowość samodzielnie. Cena za świadczenie usług księgowych również jest niejednoznaczna i zależna najczęściej od ilości generowanych dokumentów. Stosunkowo ekonomiczną opcją może okazać się prowadzenie księgowości samodzielnie przy użyciu programów online. Godny polecenia w tym przypadku jest program do samodzielnego prowadzenia księgowości wfirma.pl. W ramach wybranego pakietu Księgowość online można samodzielnie prowadzić KPIR oraz wypełniać i wysyłać deklaracje podatkowe bez konieczności wychodzenia z domu. Ponadto w ramach pakietu klienci mają możliwość konsultacji z ekspertami z zakresu pomocy technicznej i merytorycznej, a także mogą skorzystać z szerokiej bazy wiedzy w postaci artykułów o tematyce księgowo - podatkowej. Cena podstawowego pakietu księgowości online wynosi 33,33 zł za miesiąc przy zakupie abonamentu na cały rok. Przy niewielkiej ilości generowanych dokumentów, wybór księgowości online może okazać się bardzo korzystny, nie tylko ze względu na cenę, ale także na zaoszczędzony czas.

Minimalizacja kosztów, maksymalizacja zysków

Po spełnieniu wszystkich formalności związanych z założeniem działalności gospodarczej można zacząć prowadzić przedsiębiorstwo. Należy jednak pamiętać, że odpowiednie oszacowanie kosztów i przyszłych zysków jest niezbędne do osiągnięcia sukcesu i utrzymania stabilnej pozycji na ciągle zmieniającym się rynku. Jeśli jedyną przyczyną uniemożliwiającą założenie działalności jest brak wystarczających środków, warto pomyśleć o odpowiednim źródle finansowania. Takim źródłem może okazać się nie tylko prywatna kieszeń, ale także dofinansowanie z budżetu państwa lub programów unijnych. W celu wspierania przedsiębiorczości powiatowe urzędy pracy oferują dofinansowanie z Funduszu Pracy na rozpoczęcie działalności gospodarczej. Co do zasady programem są objęte osoby bezrobotne, zakładające działalność gospodarczą, które po spełnieniu (określonych przez urzędy) warunków otrzymują bezzwrotne środki pieniężne. Pieniądze uzyskiwane w ramach dotacji muszą być wydatkowane na cel związany z założeniem działalności, można je więc przeznaczyć na zakup potrzebnego sprzętu, np. komputera czy drukarki. Dodatkowo należy podkreślić, iż otrzymane środki są bezzwrotne tylko przy założeniu, że działalność będzie kontynuowana co najmniej rok. Maksymalna wartość przyznanej dotacji może być równa 6 krotności przeciętnego wynagrodzenia, które w pierwszym kwartale 2018 roku wynosiło odpowiednio 4 622,84 zł brutto. Warto więc przed tworzeniem własnego biznes planu udać się do najbliższego urzędu pracy w celu uzyskania informacji na temat dostępnych środków.


Podsumowując, koszty prowadzenia działalności gospodarczej są uzależnione w dużej mierze od przedmiotu działalności. Decydując się na założenie jednoosobowej działalności gospodarczej warto pomyśleć o przyszłych zyskach i stratach. Duże znaczenie w prowadzeniu działalności oprócz przychodów mają bowiem koszty, które można odpowiednio zminimalizować. Wpływ na to może mieć przede wszystkim prowadzenie działalności w prywatnym mieszkaniu, użytkowanie prywatnego pojazdu do celów firmowych, a także skorzystanie z dotacji z powiatowego urzędu pracy. Dużym plusem dotacji jest także to, iż nie stanowi ona firmowego przychodu, co oznacza, że otrzymana kwota nie podlega opodatkowaniu, natomiast zakupiony sprzęt w wartości netto może stanowić koszt podatkowy. Dodatkowo nowi przedsiębiorcy mogą skorzystać z preferencyjnego okresu w odniesieniu do składek ZUS. W myśl Konstytucji biznesu, przedsiębiorcy rozpoczynający działalność gospodarczą przez 6 pierwszych miesięcy zwolnieni są z opłacania składki społecznej, natomiast przez 2 lata mogą płacić niższe składki. W odniesieniu do powyższego założenie własnej działalności gospodarczej może okazać się bardziej opłacalne niż praca na etacie.