Poradnik Przedsiębiorcy

Zatrudnienie członka zarządu przez spółkę z o.o.

Zarząd spółki z ograniczoną odpowiedzialnością prowadzi sprawy spółki oraz reprezentuje spółkę w stosunkach z innymi podmiotami. Zarząd składa się z członków zarządu, powoływanych i odwoływanych co do zasady na podstawie uchwały zgromadzenia wspólników. Spółka może zdecydować się na zatrudnienie członka zarządu lub korzystanie ze świadczonych przez niego usług o charakterze doradczym, gdyż nie ma ku temu żadnych przeszkód.

Zatrudnienie członka zarządu a odwołanie z pełnionej funkcji 

Członkowie zarządu mogą sprawować swoją funkcję odpłatnie albo nieodpłatnie. Zgodnie z przepisami Kodeksu spółek handlowych członek zarządu jest powoływany uchwałą wspólników. Umowa spółki może wprowadzać dodatkowe zasady i obostrzenia, w tym zakładać, że członkowie zarządu są powoływani uchwałą rady nadzorczej po przeprowadzeniu postępowania kwalifikacyjnego. Powołanie członka zarządu na mocy uchwały wspólników nie stanowi powołania w rozumieniu przepisów Kodeksu pracy, a zatem pomiędzy spółką a członkiem zarządu nie nawiązuje się automatycznie stosunek pracy w rozumieniu przepisu art. 68 § 1 Kodeksu pracy (por. wyrok Sądu Najwyższego z 13 marca 2009 r., wydany w sprawie o sygn. III PK 59/08).

Powołanie członka zarządu na mocy uchwały powoduje wyłącznie nawiązanie stosunku organizacyjnego. Spółka może zatrudnić członka zarządu na podstawie odrębnej umowy o pracę albo nawiązać z nim stosunek cywilnoprawny na podstawie odpowiedniej umowy.
Wyrok Sądu Najwyższego z 14 lutego 2001 r., wydany w sprawie o sygn. I PKN 258/00 
Powołanie do zarządu spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, jak i odwołanie, powoduje tylko powstanie lub ustanie stosunku organizacyjnego. O tym, czy spółkę z członkiem zarządu łączy inny stosunek prawny decydują zdarzenia, takie jak na przykład zawarcie umowy o pracę lub umowy zlecenia”.

Członek zarządu pełniący funkcję na podstawie powołania może otrzymywać wynagrodzenie, którego wysokość jest ustalana zazwyczaj na podstawie uchwały zgromadzenia wspólników. Z uwagi na charakter stosunku powołania otrzymywane wynagrodzenie podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym jako przychód z działalności wykonywanej osobiście. Jednocześnie w takim przypadku nie ma konieczności odprowadzania składek na rzecz ZUS.

Członek zarządu może być w każdym czasie odwołany z pełnienia tej funkcji. W celu zwiększenia stabilności sprawowanej funkcji, spółki często decydują się na zatrudnienie członka zarządu na podstawie umowy o pracę. Nawiązany w ten sposób stosunek pracy podlega wszelkim obostrzeniom wynikającym z przepisów prawa pracy, w tym spółka ma obowiązek odprowadzania za członka zarządu składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne.

Choć w stosunkach zewnętrznych spółkę reprezentuje zarząd, to w przypadku czynności dokonywanych z członkiem zarządu spółka jest reprezentowana przez radę nadzorczą albo pełnomocnika ustanowionego uchwałą zgromadzenia wspólników.

Obowiązująca w Polsce zasada swobody umów pozwala spółce na zawarcie z członkiem zarządu umowy o dowolnej w zasadzie treści i współpracy na podstawie tego kontraktu. Umowa może mieć dowolną formę – np. umowy zlecenia czy innej umowy nienazwanej. Strony mogą ukształtować stosunek umowny w dowolny sposób, zgodnie z zapotrzebowaniami spółki i wymogami członka zarządu. W przypadku umów zlecenia oraz umów, do których stosuje się przepisy o umowie zlecenie, spółka będzie miała obowiązek odprowadzania składek na rzecz ZUS.

Wspólnicy, którzy decydują się na zatrudnienie członka zarządu muszą pamiętać o tym, że samo odwołanie członka zarządu z pełnionej funkcji nie spowoduje automatycznego rozwiązania stosunku pracy albo innego stosunku cywilnoprawnego, jeśli istnieje umowa łącząca członka zarządu ze spółką w taki sposób. 

Usługi doradcze w ramach odrębnej działalności

Z uwagi na wspomnianą swobodę umów nie ma żadnych przeszkód do tego, aby spółka współpracowała z członkiem zarządu na podstawie umowy dotyczącej świadczenia usług doradczych. Rozwiązanie to jest spotykane coraz częściej z uwagi na korzyści finansowe – zarówno w sferze podatkowej, jak i w zakresie składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne. Usługi doradcze mają zazwyczaj charakter usług eksperckich (np. dotyczących spraw finansowych, księgowych, prawnych itp.). W takim przypadku członek zarządu prowadzi we własnym imieniu i na własny rachunek jednoosobową działalność gospodarczą, w ramach której świadczy usługi na rzecz spółki. Co niezwykle istotne, członek zarządu jest i musi być niezależny w wykonywaniu swoich zadań na podstawie zawartej umowy, nie podlega poleceniom służbowym zgromadzenia wspólników, rady nadzorczej czy zarządu i ponosi odpowiedzialność względem spółki oraz osób trzecich za swoje działania.

Zakres usług doradczych świadczonych przez członka zarządu na rzecz spółki nie może pokrywać się z zakresem czynności wykonywanych przez niego w ramach pełnienia funkcji członka zarządu (np. reprezentacji spółki w stosunkach zewnętrznych).

Konieczne jest rozróżnienie czynności zarządczych, sprawowanych na podstawie powołania uchwałą zgromadzenia wspólników oraz czynności doradczych wykonywanych na podstawie umowy o świadczenie usług doradczych. Umowa zawierana pomiędzy członkiem zarządu a spółką musi w precyzyjny sposób określać zakres usług doradczych. Świadczone usługi nie mogą pokrywać się z czynnościami kierowniczymi. Członek zarządu w ramach zawartej umowy ma prawo do wynagrodzenia za wykonywane czynności. Może być ono określone w dowolny sposób (np. ryczałtowy, rozliczany za wykonany projekt) i jest wypłacane zazwyczaj na podstawie faktur wystawionych przez członka zarządu-przedsiębiorcę. Jednocześnie członek zarządu może otrzymywać wynagrodzenie związane z pełnieniem tej funkcji na podstawie uchwały wspólników czy wynagrodzenia za pracę, jeśli został również zatrudniony na podstawie umowy o pracę.

Spółka współpracująca z członkiem zarządu na podstawie umowy o świadczenie usług doradczych nie ma obowiązku poboru zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych od wynagrodzenia wypłacanego członkowi zarządu na podstawie umowy o świadczenie usług doradczych.

Wynagrodzenie osiągane przez członka zarządu-przedsiębiorcę z tytułu prowadzonej działalności gospodarczej będzie stanowiło przychód z pozarolniczej działalności gospodarczej i podlegało opodatkowaniu na zasadach ogólnych. Z tego powodu spółka zlecająca usługi doradcze członkowi zarządu nie będzie zobowiązana do poboru zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych z tytułu wypłacanego wynagrodzenia za wykonywanie usług wynikających z umowy zawartej z członkiem zarządu. Jeżeli jednak czynności wykonywane przez członka zarządu w ramach zawartej umowy w rzeczywistości, nawet częściowo, będą nosiły znamiona tzw. kontraktu menedżerskiego, istnieje ryzyko uznania ich za czynności wykonywane na podstawie umowy o zarządzanie przedsiębiorstwem, kontrakt menedżerski lub umowę o podobnym charakterze. W takim przypadku spółka może zostać uznana za płatnika w rozumieniu przepisu art. 41 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (por. interpretacja indywidualna wydana przez Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 17 stycznia 2013 r. w sprawie o sygn. IPPB1/415-1503/12-4/EC).

Wydatki na usługi doradcze są kosztami uzyskania przychodu

Jak wspomniano powyżej, spółka z ograniczoną odpowiedzialnością jest nieograniczona w możliwości zawierania umów z innymi osobami – nie istnieją żadne powody, które uniemożliwiałyby spółce wstępowanie w stosunki obligacyjne ze wspólnikami czy członkami organów, w tym członkami zarządu spółki. Odrębność podmiotowa spółki od członka zarządu-przedsiębiorcy świadczącego usługi doradcze wiąże się również z możliwością uznania wydatków poniesionych na opłacenie usług doradczych za koszty uzyskania przychodu.

Faktury wystawione przez członków zarządu/wspólników będą uznane za koszty uzyskania przychodów dla spółki z o.o. i tego rodzaju czynności brak w katalogu wyłączeń kosztowych wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (por. interpretacja indywidualna wydana przez Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie 21 lutego 2017 r. w sprawie o sygn. 1462-IPPB6.4510.589.2016.3.AG)

Jeśli usługi doradcze nie obejmują żadnych usług ze sfery zarządzania, są świadczone osobiście przez przedsiębiorcę-członka zarządu lub jego pracowników, spółka nie określa czasu i miejsca świadczenia usług, a przedsiębiorca-członek zarządu ponosi pełne ryzyko gospodarcze, wówczas świadczy usługi jako niezależny przedsiębiorca i nie podlega kierownictwu spółki. Z tego powodu faktury wystawione przez członka zarządu będą uznane za koszty uzyskania przychodów dla spółki.