Poradnik Przedsiębiorcy

Wynajem samochodu osobowego za granicą w KPiR i VAT

W ramach odbywania podróży służbowej w Niemczech, wynająłem samochód osobowy. Za wynajem samochodu osobowego za granicą otrzymałem fakturę. Jak prawidłowo ująć ją w KPIR?

Krzysztof, Wrocław

 

Sposób rozliczenia najmu samochodu dokonanego za granicą zależny jest od czasu trwania umowy oraz miejsca przekazania przedmiotu najmu. W związku z tym możemy wyróżnić najem krótko i długoterminowy.

Najem krótkoterminowy

Jako najem krótkoterminowy, zgodnie z art. 28j ust 2 ustawy o VAT, należy rozumieć ciągłe posiadanie/korzystanie ze środka transportu przez okres do 30 dni.
Rozliczenie tego rodzaju najmu na gruncie podatkowym zależne jest od miejsca przekazania przedmiotu usługi. Na podstawie art. 28j ust. 1 należy wskazać, że miejscem opodatkowania najmu krótkoterminowego jest miejsce przekazania przedmiotu najmu do dyspozycji usługobiorcy. Oznacza to, że w przypadku otrzymania pojazdu w kraju UE od kontrahenta zagranicznego, polski podatnik nie będzie zobowiązany do wykazania podatku VAT (usługę opodatkowuje usługodawca w kraju przekazania pojazdu).

Natomiast gdyby zagraniczny kontrahent przekazał pojazd w Polsce, wówczas nabywca usługi zobowiązany byłby opodatkować daną transakcję w miejscu otrzymania, w ramach importu usług.

Przykład 1.

Polski podatnik wynajął od firmy francuskiej samochód na okres 20 dni. Miejscem przekazania środka transportu była Polska. Jak należy opodatkować daną usługę?

W tym przypadku podatek VAT należny zostanie rozliczony przez polskiego podatnika w Polsce w ramach importu usług.

Przykład 2.

Firma niemiecka wynajęła samochód osobowy polskiemu podatnikowi na okres 10 dni, przy czym miejscem przekazania samochodu były Niemcy.

W tej sytuacji podatek VAT zostanie rozliczony przez niemiecką firmę świadczącą usługę najmu pojazdów w Niemczech.

Najem długoterminowy

Najem długoterminowy środków transportu obejmuje okres powyżej 30 dni. W jego przypadku nie ma znaczenia miejsce przekazania przedmiotu najmu. Oznacza to, że w przypadku zakupu usługi najmu pojazdu od kontrahenta zagranicznego rozliczenie podatku VAT należnego nastąpi zgodnie z siedzibą wynajmującego – bez względu na miejsce otrzymania kluczyków. W związku z tym podatnik zobowiązany jest do wykazania podatku VAT należnego na podstawie krajowej stawki VAT. Dodatkowo w przypadku, gdy zakup ten ma związek z działalnością opodatkowaną, przysługuje prawo odliczenia podatku VAT naliczonego.To, czy najem ma charakter krótko, czy długoterminowy zależy od ciągłości posiadania/wykorzystywania przedmiotu najmu (faktyczna liczba dni, w których pojazd był wynajmowany), a nie liczby dni wskazanych w umowie.

Przykład 3.

Polski przedsiębiorca wynajął od firmy zagranicznej samochód osobowy na okres 100 dni. Pojazd został przekazany kontrahentowi w Polsce.

W przypadku najmu długoterminowego, miejsce przekazania nie wpływa na rozliczenie transakcji. Zatem do rozliczenia podatku VAT należnego zobowiązany jest nabywca usługi, w ramach importu usług.

Przykład 4.

Polski podatnik mający siedzibę w Polsce zawarł umowę najmu samochodu z niemiecką firmą na 25 dni. Ostatecznie jednak nabywca korzystał z pojazdu przez 35 dni.

W tym przypadku najem należy opodatkować jako długoterminowy i rozliczyć na zasadzie importu usług. W związku z tym podatek VAT należny zostanie rozliczony w Polsce przez nabywcę usługi.

wynajem samochodu osobowego za granicą grafika1

Wynajem samochodu osobowego za granicą – odliczenie podatku VAT

W przypadku, gdy podatek VAT z tytułu najmu samochodu osobowego rozlicza usługobiorca, ma on prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego, gdy wydatek ten miał związek z prowadzoną działalnością opodatkowaną. Przy tym należy tu zaznaczyć, że pełną kwotę VAT może odliczyć, jeżeli jednocześnie: 

  • prowadził ewidencję przebiegu pojazdu,
  • sporządził regulamin zasad użytkowania pojazdu w firmie,
  • zgłosił pojazd do urzędu skarbowego na formularzu VAT-26,
  • wykorzystywał pojazd wyłącznie w działalności gospodarczej,

deklarując zgodnie z powyższym użytek pojazdu tylko i wyłącznie w celach firmowych.
Jeżeli warunki te nie zostaną spełnione, podatnik ma możliwość odliczenia 50% podatku VAT naliczonego.

W przypadku, gdy do rozliczenia najmu zobowiązany będzie usługodawca, naliczony zostanie przez niego podatek VAT zagraniczny, który nie będzie podlegał odliczeniu.

Nabywca co do zasady ma prawo do zwrotu podatku VAT opłaconego za granicą na podstawie złożonego wniosku VAT-REF.Wniosek VAT-REF należy złożyć w terminie do 30 września w roku podatkowym następującym po roku, którego dotyczy wniosek.Zwrot podatku VAT zapłaconego za granicą przysługuje, jeżeli:

  • nabywcą jest czynny podatnik VAT w Polsce,
  • zakup ten nie służył czynnościom zwolnionym z VAT,
  • usługa ma związek z prowadzoną działalnością,
  • usługobiorca nie ma siedziby działalności w kraju UE, w którym poniósł dany wydatek.

Zasady wypełnienia formularza VAT-REF szczegółowo wyjaśnia artykuł: Zwrot VAT naliczonego w innym kraju UE - jak wypełnić VAT-REF?
Natomiast rozliczenie zwrotu z VAT-REF w KPiR wyjaśnia artykuł: Jak należy zaksięgować zwrot VAT-REF w PKPiR?

Wynajem samochodu osobowego za granicą w kosztach podatkowych

Przepisy regulujące usługi najmu samochodu w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych nie odnoszą się wyłącznie do krajowych umów najmu. W związku z tym wynajem samochodu osobowego za granicą należy rozliczyć w analogiczny sposób, co najem krajowy. Zatem w przypadku rozliczenia najmu samochodu osobowego w kosztach podatkowych obowiązuje limit 150 000 zł. Zgodnie z art. 23. ust. 1. pkt. 47a w przypadku, gdy wartość pojazdu nie przekracza wskazanej wartości, całkowita wartość faktury znajdzie się w 13. kolumnie KPiR – pozostałe wydatki. Natomiast w przypadku pojazdu o wartości powyżej 150 000 zł, w KPiR znajdzie się kwota z przeliczenia:
150 000/wartość pojazd x wartość faktury.

W przypadku najmu nieprzekraczającego 6 miesięcy, na podstawie art. 23. ust. 5d, za wartość pojazdu należy uznać wartość przyjętą dla celów ubezpieczenia. Natomiast w pozostałych przypadkach – umowa zawarta na okres równy lub przekraczający 6 miesięcy – ustawa nie reguluje dokładnie sposobu ustalenia tej wartości. Dlatego też co do zasady przyjmuje się wartość wynikającą z umowy najmu.

Ustawa o PIT nie reguluje również przypadku, w którym to wartość pojazdu wyrażona jest w walucie obcej (kwota w art. 23 ust. 1 pkt 47a określona jest w złotych). Dlatego też zgodnie z Krajową Informacją Skarbową, wartość pojazdu w walucie obcej należałoby przeliczyć na złote według kursu średniego NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień podpisania umowy. W przypadku faktury w walucie obcej, dla celów PIT wartość faktury należy przeliczyć na PLN po średnim kursie ogłaszanym przez NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień wystawienia faktury.