Wykorzystując pojazd dla celów firmowych, podatnicy mają prawo rozliczać koszty związane z jego bieżącym użytkowaniem. Do tego rodzaju wydatków zaliczana jest m.in. naprawa samochodu. Rozliczenie w kosztach firmowych tego rodzaju wydatku uzależnione jest jednak od tego, czy wydatek dotyczy bieżącej naprawy samochodu, czy naprawy powypadkowej.
Bieżąca naprawa samochodu w kosztach
Jeżeli naprawę samochodu można określić jako drobną, bieżącą naprawę, wówczas wydatek ten może być kosztem uzyskania przychodu pod warunkiem, że spełnia on definicję kosztu podatkowego regulowaną przez ustawę o podatku dochodowym od osób fizycznych.
"Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23."
Faktura za bieżącą naprawę samochodu może więc zostać zaksięgowana w kosztach firmowych zgodnie z zasadami ogólnymi dla danego rodzaju pojazdu, o ile przedsiębiorca jest w stanie uzasadnić zależność pomiędzy poniesieniem wydatku a przychodami osiąganymi z prowadzonej działalności. Warto pamiętać, że odpowiedzialność za racjonalne uzasadnienie spoczywa na przedsiębiorcy.
Art. 23 ust. 1 pkt 46a wskazuje, że "nie uważa się za koszty uzyskania przychodów 25% poniesionych wydatków, z zastrzeżeniem pkt 36, z tytułu kosztów używania samochodu osobowego, innego niż określony w pkt 46, na potrzeby prowadzonej przez podatnika działalności gospodarczej - jeżeli samochód osobowy jest wykorzystywany również do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą prowadzoną przez podatnika."
Bieżąca naprawa samochodu a VAT
Czynny podatnik VAT ma prawo do odliczenia VAT od bieżącej naprawy samochodu w takiej wysokości, w jakiej przysługuje mu prawo do odliczenia. Wyjaśniając, od naprawy samochodu osobowego odliczenie VAT przysługuje w wysokości:
- 100% - jeżeli samochód jest wykorzystywany wyłącznie w celach służbowych i zostały spełnione formalne warunki wymienione w ustawie o VAT, w tym dla samochodów niespełniających definicji pojazdu ciężarowego - prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdów i zgłoszenie pojazdu na VAT-26 do urzędu skarbowego (dotyczy również samochodów konstrukcyjnie przeznaczonych do działalności);
- 50% - jeżeli samochód osobowy wykorzystywany jest zarówno do celów firmowych, jak i prywatnych lub gdy podatnik nie spełni wymagań postawionych przez ustawę o VAT.
Odmienną kwestię stanowi rozliczenie w kosztach firmowych powypadkowej naprawy samochodu.
Powypadkowa naprawa samochodu z ubezpieczeniem OC i AC w kosztach
Rodzaj ubezpieczenia, którym objęty jest samochód, ma znaczenie dla rozliczenia na gruncie podatku dochodowego. Jeżeli samochód, który uległ wypadkowi, objęty został ubezpieczeniem OC i AC, wówczas pełna wartość otrzymanego odszkodowania od ubezpieczyciela stanowi przychód firmy.
Otrzymane odszkodowanie w pełnej wysokości ewidencjonuje się w kolumnie 8 KPiR - Pozostałe przychody. Z kolei podatnicy opodatkowani ryczałtem wykazują przychód w ewidencji przychodów, opodatkowując go 8,5% stawką ryczałtu.
Jednocześnie koszty powypadkowej naprawy samochodu mogą stanowić koszt uzyskania przychodu pod warunkiem, że spełniają definicję kosztu. W przypadku firmowego samochodu osobowego lub ciężarowego niespełniającego definicji pojazdu ciężarowego używanego zarówno do działalności i prywatnie odliczenie kosztu przysługuje do limitu 75%.
Powypadkowa naprawa samochodu wyłącznie z ubezpieczeniem OC w kosztach
Sposób rozliczenia powypadkowej naprawy samochodu wygląda inaczej w przypadku braku ubezpieczenia AC. Co prawda w takiej sytuacji otrzymane odszkodowanie również stanowi przychód firmy, ale nie w pełnej wysokości. Przychodem, który należy ująć w ewidencji, jest różnica pomiędzy otrzymaną kwotą odszkodowania a poniesionymi wydatkami na naprawę pojazdu.
Koszty naprawy samochodu nie są w takiej sytuacji uwzględniane w KPiR.
Powypadkowa naprawa samochodu osobowego a VAT
Do kwestii odliczenia VAT od powypadkowej naprawy samochodu odnoszą się wymienione wcześniej zasady odliczenia. Zatem ważne jest, w jakiej wysokości przedsiębiorca odlicza VAT od wydatków związanych z samochodem - w pełnej wysokości czy też jedynie 50%.
Powyższa klasyfikacja jest o tyle istotna z punktu widzenia przedsiębiorcy, iż wyznacza wysokość odszkodowania, jaką pokrywa ubezpieczyciel. Podatnik, który zdecydował się na pełne odliczenie VAT od wydatków związanych z użytkowaniem samochodu osobowego, w razie kolizji z własnej kieszeni pokrywa pełną wysokość podatku, a firma ubezpieczeniowa zwraca mu wyłącznie wartość netto z faktury za naprawdę pojazdu. Natomiast gdy podatnik odlicza jedynie 50% VAT, wówczas z własnych środków pokrywa 50% podatku, a firma ubezpieczeniowa zobligowana jest do pokrycia wartości netto naprawy oraz pozostałej części VAT niepodlegającej odliczeniu. Podatnikom zwolnionym z VAT ubezpieczyciel co do zasady zwraca pełną kwotę za naprawę samochodu.
- 100% lub 50% podatku VAT z faktury za naprawę zostało zapłacone ze środków przedsiębiorcy (nie ubezpieczyciela);
- faktura za naprawę została wystawiona na dane przedsiębiorcy (widnieje na niej NIP przedsiębiorcy).
Jak rozliczyć naprawę samochodu firmowego w systemie wFirma.pl?
W systemie wFirma.pl można w prosty sposób księgować wydatki związane z naprawą samochodu, również gdy zostały one poniesione na skutek wypadku oraz z tego tytułu należy wykazać przychód z odszkodowania.
Wydatki na bieżącą naprawę samochodu - jak księgować?
Faktury za wydatki dotyczące bieżącej naprawy samochodu należy księgować przez zakładkę WYDATKI » KSIĘGOWANIE » DODAJ » FAKTURA VAT / FAKTURA (BEZ VAT), gdzie należy uzupełnić dane zgodnie z otrzymaną fakturą. Następnie jako rodzaj wydatku należy wybrać INNE WYDATKI ZWIĄZANE Z BIEŻĄCYM UŻYTKOWANIEM POJAZDU, po czym wpisać kwoty z faktury oraz oznaczyć pojazd, którego wydatek dotyczy.
Po zapisaniu wydatek za naprawę samochodu zostanie zaksięgowany do właściwych ewidencji, zgodnie z odliczeniem VAT i kosztów przypisanym do danego samochodu.
Powypadkowa naprawa samochodu - jak księgować?
W przypadku otrzymania odszkodowania z powypadkowej naprawy samochodu, przychód należy zaksięgować na podstawie otrzymanej decyzji o wypłaceniu odszkodowania przez zakładkę PRZYCHODY » INNE PRZYCHODY » DODAJ INNY PRZYCHÓD » POZOSTAŁE PRZYCHODY (DW). W oknie dodawania przychodu należy uzupełnić wszystkie dane i w polu RAZEM wpisać odpowiednią wartość odszkodowania, która zależy od rodzaju wykupionego ubezpieczenia. W przypadku gdy:
- pojazd posiadał ubezpieczenie OC i AC - pełną wartość odszkodowania,
- pojazd posiadał wyłącznie ubezpieczenie OC - nadwyżkę odszkodowania nad poniesionymi wydatkami naprawy pojazdu.
Natomiast aby zaksięgować wydatki poniesione na skutek powypadkowej naprawy firmowego samochodu osobowego należy przejść do zakładki WYDATKI » KSIĘGOWANIE » DODAJ » FAKTURA VAT / FAKTURA (BEZ VAT), gdzie należy wprowadzić dane zgodnie z otrzymaną fakturą. Jako rodzaj wydatku należy wybrać INNE WYDATKI ZWIĄZANE Z BIEŻĄCYM UŻYTKOWANIEM POJAZDU, wówczas pojawi się pole POJAZD, w którym należy wybrać samochód, którego wydatek dotyczy. Dzięki temu po zapisaniu system automatycznie zaksięguje właściwą kwotę do ewidencji, w oparciu o wybrany sposób użytkowania firmowego pojazdu:
- prywatnie i w działalności - 50% odliczenia podatku VAT oraz 75% odliczenia kosztu w KPiR,
- tylko w działalności - 100% odliczenia podatku VAT (obowiązek prowadzenia kilometrówki oraz zgłoszenie pojazdu w urzędzie skarbowym na druku VAT-26) oraz 100% odliczenia kosztu w KPiR.
W przypadku gdy pojazd nie posiada wykupionego ubezpieczenia AC podatnikowi nie przysługuje prawo do ujęcia takiego wydatku w kosztach podatkowych. Wówczas przy księgowaniu wydatku za powypadkową naprawę samochodu należy przejść do zakładki IMPORT Z ZAGRANICY I INNE ZAAWANSOWANE i w polu SKUTEK KSIĘGOWY wybrać opcje KSIĘGUJ DO VAT. Dzięki temu po zapisaniu system dokona wpisu jedynie do rejestru VAT zakupów, natomiast koszty nie będą zaksięgowane.
