Poradnik Przedsiębiorcy

Naprawa samochodu w kosztach firmowych - rozliczenie

Wykorzystując pojazd dla celów firmowych, podatnicy mają prawo rozliczać koszty związane z jego bieżącym użytkowaniem. Do tego rodzaju wydatków zaliczana jest m.in. naprawa samochodu. Rozliczenie w kosztach firmowych tego rodzaju wydatku uzależnione jest jednak od tego, czy wydatek dotyczy bieżącej naprawy samochodu, czy naprawy powypadkowej.

Bieżąca naprawa samochodu w kosztach

Jeżeli naprawę samochodu można określić jako drobną, bieżącą naprawę, wówczas wydatek ten może być kosztem uzyskania przychodu pod warunkiem, że spełnia on definicję kosztu podatkowego regulowaną przez ustawę o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych
"Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23."

Faktura za bieżącą naprawę samochodu może więc zostać zaksięgowana w kosztach firmowych zgodnie z zasadami ogólnymi dla danego rodzaju pojazdu, o ile przedsiębiorca jest w stanie uzasadnić zależność pomiędzy poniesieniem wydatku a przychodami osiąganymi z prowadzonej działalności. Warto pamiętać, że odpowiedzialność za racjonalne uzasadnienie spoczywa na przedsiębiorcy.

W przypadku wykorzystywania firmowego samochodu osobowego w sposób mieszany (prywatnie i służbowo) przedsiębiorca będzie mógł rozliczyć w kosztach podatkowych tylko 75% wartości wydatków za naprawę samochodu.
Art. 23 ust. 1 pkt 46a wskazuje, że "nie uważa się za koszty uzyskania przychodów, 25% poniesionych wydatków, z zastrzeżeniem pkt 36, z tytułu kosztów używania samochodu osobowego, innego niż określony w pkt 46, na potrzeby prowadzonej przez podatnika działalności gospodarczej – jeżeli samochód osobowy jest wykorzystywany również do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą prowadzoną przez podatnika."

Bieżąca naprawa samochodu a VAT

Czynny podatnik VAT ma prawo do odliczenia VAT od bieżącej naprawy samochodu w takiej wysokości, w jakiej przysługuje mu prawo do odliczenia. Wyjaśniając, od naprawy samochodu osobowego odliczenie VAT przysługuje w wysokości: 

  • 100% - jeżeli samochód jest wykorzystywany wyłącznie w celach służbowych i zostały spełnione formalne warunki wymienione w ustawie o VAT, w tym dla samochodów niespełniających definicji pojazdu ciężarowego - prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdów i zgłoszenie pojazdu na VAT-26 do urzędu skarbowego (dotyczy również samochodów konstrukcyjnie przeznaczonych do działalności);
  • 50% - jeżeli samochód osobowy wykorzystywany jest zarówno do celów firmowych, jak i prywatnych lub gdy podatnik nie spełni wymagań postawionych przez ustawę o VAT.

Odmienną kwestię stanowi rozliczenie w kosztach firmowych powypadkowej naprawy samochodu.

Powypadkowa naprawa samochodu z ubezpieczeniem OC i AC w kosztach

Rodzaj ubezpieczenia, którym objęty jest samochód, ma znaczenie dla rozliczenia na gruncie podatku dochodowego. Jeżeli samochód, który uległ wypadkowi, objęty został ubezpieczeniem OC i AC, wówczas pełna wartość otrzymanego odszkodowania od ubezpieczyciela stanowi przychód firmy.

Otrzymane odszkodowanie w pełnej wysokości ewidencjonuje się w kolumnie 8 KPiR - Pozostałe przychody. Z kolei podatnicy opodatkowani ryczałtem wykazują przychód w ewidencji przychodów, opodatkowując go 8,5% stawką ryczałtu.

Jednocześnie koszty powypadkowej naprawy samochodu mogą stanowić koszt uzyskania przychodu pod warunkiem, że spełniają definicję kosztu. W przypadku firmowego samochodu osobowego lub ciężarowego niespełniającego definicji pojazdu ciężarowego używanego zarówno do działalności i prywatnie odliczenie kosztu przysługuje do limitu 75%.

Powypadkowa naprawa samochodu wyłącznie z ubezpieczeniem OC w kosztach

Sposób rozliczenia powypadkowej naprawy samochodu wygląda inaczej w przypadku braku ubezpieczenia AC. Co prawda w takiej sytuacji otrzymane odszkodowanie również stanowi przychód firmy, ale nie w pełnej wysokości. Przychodem, który należy ująć w ewidencji, jest różnica pomiędzy otrzymaną kwotą odszkodowania a poniesionymi wydatkami na naprawę pojazdu.

Koszty naprawy samochodu nie są w takiej sytuacji uwzględniane w KPiR.

Powypadkowa naprawa samochodu osobowego a VAT

Do kwestii odliczenia VAT od powypadkowej naprawy samochodu odnoszą się wymienione wcześniej zasady odliczenia. Zatem ważne jest, w jakiej wysokości przedsiębiorca odlicza VAT od wydatków związanych z samochodem - w pełnej wysokości czy też jedynie 50%.

Powyższa klasyfikacja jest o tyle istotna z punktu widzenia przedsiębiorcy, iż wyznacza wysokość odszkodowania, jaką pokrywa ubezpieczyciel. Podatnik, który zdecydował się na pełne odliczenie VAT od wydatków związanych z użytkowaniem samochodu osobowego, w razie kolizji z własnej kieszeni pokrywa pełną wysokość podatku, a firma ubezpieczeniowa zwraca mu wyłącznie wartość netto z faktury za naprawdę pojazdu. Natomiast gdy podatnik odlicza jedynie 50% VAT, wówczas z własnych środków pokrywa 50% podatku, a firma ubezpieczeniowa zobligowana jest do pokrycia wartości netto naprawy oraz pozostałej części VAT niepodlegającej odliczeniu. Podatnikom zwolnionym z VAT ubezpieczyciel co do zasady zwraca pełną kwotę za naprawę samochodu.

Na odliczenie VAT od powypadkowej naprawy samochodu nie ma wpływu czy pojazd objęty jest dobrowolnym ubezpieczeniem AC czy też nie. Odliczenie VAT będzie możliwe w 100% lub 50% jeżeli:
• 100% lub 50% podatku VAT z faktury za naprawę zostało zapłacone ze środków przedsiębiorcy (nie ubezpieczyciela);
• faktura za naprawę została wystawiona na dane przedsiębiorcy (widnieje na niej NIP przedsiębiorcy).

Jak rozliczyć naprawę samochodu firmowego w systemie wfirma.pl?

W systemie wfirma.pl można w prosty sposób księgować wydatki związane z naprawą samochodu, również gdy zostały one poniesione na skutek wypadku oraz z tego tytułu należy wykazać przychód z odszkodowania.

Wydatki na bieżącą naprawę samochodu - jak księgować?

Faktury za wydatki dotyczące bieżącej naprawy samochodu należy księgować w systemie wfirma przez zakładkę WYDATKI » KSIĘGOWANIE » DODAJ » FAKTURA VAT / FAKTURA (BEZ VAT), gdzie należy uzupełnić dane zgodnie z otrzymaną fakturą. Następnie jako rodzaj wydatku należy wybrać INNE WYDATKI ZWIĄZANE Z BIEŻĄCYM UŻYTKOWANIEM POJAZDU, po czym wpisać kwoty z faktury oraz oznaczyć pojazd, którego wydatek dotyczy.

Naprawa samochodu - jak zaksięgować wydatek?

Po zapisaniu wydatek za naprawę samochodu zostanie zaksięgowany do właściwych ewidencji, zgodnie z odliczeniem VAT i kosztów przypisanym do danego samochodu.

Powypadkowa naprawa samochodu - jak księgować?

W przypadku otrzymania odszkodowania z powypadkowej naprawy samochodu, przychód należy zaksięgować na podstawie otrzymanej decyzji o wypłaceniu odszkodowania przez zakładkę PRZYCHODY » INNE PRZYCHODY » DODAJ INNY PRZYCHÓD » POZOSTAŁE PRZYCHODY (DW). W oknie dodawania przychodu należy uzupełnić wszystkie dane i w polu RAZEM wpisać odpowiednią wartość odszkodowania, która zależy od rodzaju wykupionego ubezpieczenia. W przypadku gdy:

  • pojazd posiadał ubezpieczenie OC i AC - pełną wartość odszkodowania,

  • pojazd posiadał wyłącznie ubezpieczenie OC - nadwyżkę odszkodowania nad poniesionymi wydatkami naprawy pojazdu.

Naprawa samochodu - jak zaksięgować przychód?

Natomiast aby zaksięgować wydatki poniesione na skutek powypadkowej naprawy firmowego samochodu osobowego należy przejść do zakładki WYDATKI » KSIĘGOWANIE » DODAJ » FAKTURA VAT / FAKTURA (BEZ VAT), gdzie należy wprowadzić dane zgodnie z otrzymaną fakturą. Jako rodzaj wydatku należy wybrać INNE WYDATKI ZWIĄZANE Z BIEŻĄCYM UŻYTKOWANIEM POJAZDU, wówczas pojawi się pole POJAZD, w którym należy wybrać samochód, którego wydatek dotyczy. Dzięki temu po zapisaniu system automatycznie zaksięguje właściwą kwotę do ewidencji, w oparciu o wybrany sposób użytkowania firmowego pojazdu:

  • prywatnie i w działalności - 50% odliczenia podatku VAT oraz 75% odliczenia kosztu w KPiR,

  • tylko w działalności - 100% odliczenia podatku VAT (obowiązek prowadzenia kilometrówki oraz zgłoszenie pojazdu w urzędzie skarbowym na druku VAT-26) oraz 100% odliczenia kosztu w KPiR.

Naprawa samochodu - jak zaksięgować wydatek?

W przypadku gdy pojazd nie posiada wykupionego ubezpieczenia AC podatnikowi nie przysługuje prawo do ujęcia takiego wydatku w kosztach podatkowych. Wówczas przy księgowaniu wydatku za powypadkową naprawę samochodu należy przejść do zakładki IMPORT Z ZAGRANICY I INNE ZAAWANSOWANE i w polu SKUTEK KSIĘGOWY wybrać opcje KSIĘGUJ DO VAT. Dzięki temu po zapisaniu system dokona wpisu jedynie do rejestru VAT zakupów, natomiast koszty nie będą zaksięgowane.

Naprawa samochodu - skutek ksiegowy