Zwrot VAT naliczonego w innym kraju UE - jak wypełnić VAT-REF?

Polscy czynni podatnicy VAT mogą ubiegać się o zwrot VAT naliczonego w innym kraju UE z tytułu dokonanych tam zakupów towarów i usług. W pierwszej kolejności jednak należy prawidłowo wypełnić formularz VAT-REF – wniosek o zwrot podatku od wartości dodanej (VAT) naliczonego w innym państwie członkowskim UE.

Część A – miejsce i cel składania wniosku

Zanim podatnik przystąpi do wypełnienia części A, musi obligatoryjnie wpisać w komórce nr 1 numer NIP firmy.

W komórce nr 4 należy wybrać właściwy urząd skarbowy. Dla osób fizycznych będzie to urząd skarbowy właściwy ze względu na adres zamieszkania, a dla spółek ze względu na adres siedziby.

W komórce nr 5 należy zaznaczyć złożenie wniosku, a w komórce nr 6 datę wypełnienia wniosku.

W ostatniej komórce części A o nr 7 należy zaznaczyć wniosek o zwrot podatku VAT

Część B – dane wnioskodawcy

Tę część podatnik będzie zobligowany wypełnić w zależności od posiadanej formy organizacyjno-prawnej:

1. W sytuacji, gdy wniosek składa osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą, należy w komórce nr 8 zaznaczyć “osoba fizyczna”, a następnie uzupełnić:

1. w komórce nr 9 – imię i nazwisko oraz PESEL i datę urodzenia,

2. w komórkach od nr 10 do nr 19 – dane adresu zamieszkania,

3. w komórkach od nr 20 do nr 21 – telefon oraz adres e-mail.

2. W sytuacji, gdy wniosek składa spółka osobowa lub kapitałowa, należy w komórce nr 8 zaznaczyć kwadrat “podmiot niebędący osobą fizyczną”, a następnie uzupełnić:

1. w komórce nr 9 – pełną nazwę firmy wraz z numerem REGON,

2. w komórkach od nr 10 do nr 19 – dane adresu siedziby firmy,

3. w komórkach od nr 20 do nr 21 – telefon oraz adres e-mail.

3. W sytuacji, gdy wniosek składa pełnomocnik spółki, wówczas w formularzu powstanie dodatkowa część C, gdzie należy uzupełnić dane identyfikacyjne i adresowe pełnomocnika.

Część D – dane wniosku o zwrot VAT naliczonego w innym kraju UE

W kolejnej już części D podatnik winien uzupełnić:

1. w komórce nr 39 – wybrać z listy państwo UE, w którym nabyto towar lub usługę i do którego podatnik kieruje wniosek o zwrot VAT,

2. w komórce nr 40 – okres, do którego odnosi się wniosek (pamiętając, że minimalny okres wynosi 3 miesiące), np. w przypadku kiedy nabyto towar lub usługę w 03/2017 r., okres można ująć jako od 1.03.2017 r. do 30.05.2017 r.

Część D1 – rodzaje prowadzonej działalności

W części D1 w komórce nr 1a należy wybrać z listy właściwy kod prowadzonej działalności. Objaśnienia dla wszystkich kodów można znaleźć w rozporządzeniu o sygn. WE nr 1893/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady z 20 grudnia 2006 r. w sprawie statystycznej klasyfikacji działalności gospodarczej NACE Rev. 2 i zmieniającym rozporządzenie Rady (EWG) nr 3037/90 oraz niektóre rozporządzenia WE w sprawie określonych dziedzin statystycznych (Dz. Urz. UE L 393 z 30.12.2006, str. 1).  

Komórki o nr 1b i 1c mogą być nieaktywne (zablokowane wpisywanie tekstu). Sytuacja taka może mieć miejsce, jeśli kraj członkowski UE, który uprzednio zaznaczyliśmy, nie zezwala na wprowadzenie danych uzupełniających w zakresie opisu prowadzonej działalności (komórka 1b) oraz kodu języka państwa członkowskiego, do którego wniosek jest kierowany (komórka 1c).

Więcej informacji na ten temat można znaleźć na stronie formularzy Ministerstwa Finansów po wybraniu sekcji VAT oraz formularza VAT-REF oraz otwarcia pliku PDF o nazwie Preferencje poszczególnych Państw Członkowskich w zakresie realizacji procedury VAT-REFUND.

Część D2 – szczegóły dotyczące rachunku bankowego, na który ma być dokonany zwrot VAT naliczonego w innym kraju UE

W części D2 podatnik powinien ująć następujące dane:

1. w komórce nr 46 – nazwę właściciela rachunku,

2. w komórce nr 47 należy wybrać z listy, kim jest właściciel rachunku (wnioskodawcą czy pełnomocnikiem),

3. w komórce nr 48 należy wpisać numer rachunku IBAN. Jest to numer rachunku z przedrostkiem PL, np. PL 45 1234 1234 1234 1234 1234 1234,

4. w komórce nr 49 należy wpisać kod BIC, który można znaleźć na stronie każdego polskiego banku,

5. w komórce nr 50 należy wybrać z listy walutę rachunku, który podatnik wcześniej wpisał.

Część E – informacje dotyczące importowanych towarów

W przypadku, gdy przedmiotem zwrotu podatku VAT są towary z importu, po kliknięciu przycisku Dodaj/Zmień informacje dotyczące importowanych towarów otworzy się osobny formularz. Należy pamiętać, że jeden dokument celny określający nabycie/oclenie partii towarów, to jeden numer pozycji nadawany automatycznie w komórce nr 51. W ramach dodania towaru będącego przedmiotem importu podatnik uzupełnia poniższe części sekcji E:

Część E1:

1. w komórce 52 należy wpisać numer dokumentu celnego (PZC lub innego elektronicznego),

2. w komórce 53 należy wpisać numer dokumentu celnego, jeżeli występuje w formie papierowej.

Część E2:

1. w komórkach od nr 55 do 58 należy podać imię i nazwisko lub nazwę firmy sprzedawcy wraz z adresem firmy i numerem telefonu do niej oraz z wybraniem w komórce 58 z listy państw – kraj sprzedawcy,

Część E3:

1. w komórce 59 należy wybrać jeden z poniższych kodów towaru:

1 - paliwo

2 - wynajem środków transportu

3 - wydatki związane ze środkami transportu (inne niż pkt 1 i 2),

4 - opłaty drogowe i inne opłaty dla użytkowników dróg,

5 - koszty podróży, opłaty za taxi, transport publiczny,

6 - zakwaterowanie,

7 - żywność, napoje, usługi restauracyjne,

8 - opłaty za wstęp na targi i wystawy,

9 - wydatki na artykuły luksusowe, rozrywkowe, reprezentacyjne,

10 - inne

2. po wybraniu jednego z powyższych kodów należy wybrać z rozwijanej listy w komórce nr 60 pod-kod towaru

Rozpiska pod-kodów towarów znajduje się w rozporządzeniu komisji (WE) nr 1174/2009 z 30 listopada 2009 r. ustanawiającym zasady wykonania art. 34a i 37 rozporządzenia Rady (WE) nr 1798/2003 w odniesieniu do zwrotu podatku od wartości dodanej zgodnie z Dyrektywą rady 2008/9/WE (Dz. Urz. UE L 314 z o1.12.2009 r. z 01.12.2009)

3. komórki nr 61 i 62 uaktywniają się jedynie po wybraniu (w komórce nr 59) kodu towaru nr 10 – inne. W tej sytuacji w komórce nr 61 należy wpisać dodatkowy opis, jeżeli towar nie zawiera się w żadnym pod-kodzie oraz w komórce nr 62 wybrać z rozwijanej listy kod języka państwa członkowskiego, do którego kierowany jest wypełniany wniosek,

4. w przypadku, gdy na dokumencie SAD o numerze wpisanym wcześniej w komórce nr 52 jest większa liczba towarów, to w części E3 należy kliknąć przycisk “dodaj wiersz z rodzajem towarów” i uzupełnić o kolejne towary z danego dokumentu celnego SAD,

Część E4:

1. w komórce nr 63 waluta wstawiana jest automatycznie (po wyborze państwa z komórki nr 39),

2. w komórce nr 64 wpisujemy podstawę opodatkowania (będzie widniała na dokumencie SAD),

3. w komórce nr 65 wpisujemy sumę podatku VAT z dokumentu celnego (będzie widniała na dokumencie SAD),

4. jeżeli towary lub usługi, w stosunku do których firma ubiega się o zwrot podatku, będą wykorzystywane tylko częściowo do działalności opodatkowanej podatkiem VAT, to firma jest zobowiązana do zastosowania proporcji w odniesieniu do przedmiotowego zwrotu oraz do ujęcia jej wysokości w procentach w komórce nr 66,

5. w komórce nr 67 należy wpisać kwotę podatku VAT, o jaką polski podatnik zamierza się ubiegać.

Więcej informacji na ten temat można znaleźć na stronie formularzy Ministerstwa Finansów po wybraniu sekcji VAT oraz formularza VAT-REF oraz otwarciu pliku PDF o nazwie Preferencje poszczególnych Państw Członkowskich w zakresie realizacji procedury VAT-REFUND.

Część F – informacje dotyczące nabytych towarów i usług

W przypadku, gdy przedmiotem zwrotu podatku VAT są towary niepochodzące z importu lub usługi, po kliknięciu przycisku “Dodaj/zmień informacje dotyczące nabytych towarów i usług” otworzy się osobny formularz. Należy pamiętać, że jeden dokument w postaci faktury określający nabycie towarów lub usług, to jeden numer pozycji nadawany automatycznie w komórce nr 68. W ramach dodania towaru niebędącego przedmiotem importu lub usługi podatnik uzupełnia poniższe części sekcji F:

Część F1:

1. w komórce nr 69 należy wpisać numer faktury,

2. w komórce nr 71 należy uzupełnić datę faktury,

3. w komórce nr 70, jeżeli podatnik posiada fakturę uproszczoną, należy zaznaczyć kwadrat.

Część F2:

1. w komórkach od nr 72 do 74 należy podać imię i nazwisko lub nazwę firmy sprzedawcy wraz z adresem firmy i numerem telefonu do niej oraz z wybraniem w komórce 75 z listy państw – kraj sprzedawcy,

2. w komórce nr 76 należy wpisać numer NIP UE sprzedawcy, a w nr 77 numer rejestracji podatkowej (jeżeli istnieje).

Część F3:

1. w komórce 78 należy wybrać jeden z poniższych kodów towaru:

1 - paliwo,

2 - wynajem środków transportu,

3 - wydatki związane ze środkami transportu (inne niż pkt 1 i 2),

4 - opłaty drogowe i inne opłaty dla użytkowników dróg,

5 - koszty podróży, opłaty za taxi, transport publiczny,

6 - zakwaterowanie,

7 - żywność, napoje, usługi restauracyjne,

8 - opłaty za wstęp na targi i wystawy,

9 - wydatki na artykuły luksusowe, rozrywkowe, reprezentacyjne,

10- inne

2. po wybraniu jednego z powyższych kodów należy wybrać z rozwijanej listy w komórce nr 79 pod-kod towaru,

Rozpiska pod-kodów towarów znajduje się w rozporządzeniu komisji (WE) nr 1174/2009 z 30 listopada 2009 r. ustanawiającym zasady wykonania art. 34a i 37 rozporządzenia Rady (WE) nr 1798/2003 w odniesieniu do zwrotu podatku od wartości dodanej zgodnie z Dyrektywą rady 2008/9/WE (Dz. Urz. UE L 314 z o1.12.2009 r. z 01.12.2009)

3. komórki nr 80 i 81 uaktywniają się jedynie po wybraniu (w komórce nr 78) kodu towaru nr 10 – inne. W tej sytuacji w komórce nr 80 należy wpisać dodatkowy opis, jeżeli towar lub usługa nie zawiera się w żadnym pod-kodzie oraz w komórce nr 81 wybrać z rozwijanej listy kod języka państwa członkowskiego, do którego kierowany jest wypełniany wniosek,

4. w przypadku gdy na fakturze o numerze wpisanym wcześniej w komórce nr 69 jest większa liczba towarów lub usług, to w części F3 należy kliknąć przycisk “dodaj wiersz z rodzajem towarów” i uzupełnić o kolejne towary z danej faktury.

Część F4:

1. w komórce nr 82 waluta wstawiana jest automatycznie (po wyborze państwa z komórki nr 39),

2. w komórce nr 83 wpisujemy podstawę opodatkowania z faktury (będzie widniała na fakturze),

3. w komórce nr 84 wpisujemy sumę podatku VAT z faktury (będzie widniała na fakturze),

4. jeżeli towary lub usługi, w stosunku do których firma ubiega się o zwrot podatku, będą wykorzystywane tylko częściowo do działalności opodatkowanej podatkiem VAT, to firma jest zobowiązana do zastosowania proporcji w odniesieniu do przedmiotowego zwrotu oraz do ujęcia jej wysokości w procentach w komórce nr 85,

5. w komórce nr 86 należy wpisać kwotę podatku VAT, o jaką polski podatnik zamierza się ubiegać.

Podatnik, który chce dodać kolejną fakturę, powinien nacisnąć guzik “zapisz” i “dodaj”, natomiast aby zapisać i powrócić do formularze głównego, podatnik musi przycisnąć guzik “zapisz” i “wróć”.

Więcej informacji na ten temat można znaleźć na stronie formularzy Ministerstwa Finansów po wybraniu sekcji VAT oraz formularza VAT-REF oraz otwarciu pliku PDF o nazwie Preferencje poszczególnych Państw Członkowskich w zakresie realizacji procedury VAT-REFUND.

Część G zostaje uzupełniona automatycznie na podstawie wcześniej wpisanych danych

Część H – informacje o załączonych kopiach dokumentów

W tej części należy wymienić wszystkie pliki, które w późniejszym czasie będą się znajdować w stworzonym przez podatnika archiwum ZIP (nieprzekraczającym wielkość 5 MB). Dla każdego pliku należy odrębnie wypełnić komórki od nr 89 do nr 91, po czym kliknąć przycisk “dodaj informacje dotyczące pliku załącznika” (jeżeli podatnik ma więcej niż jeden plik i chce dodać informację o następnym (następnych) pliku.

Podatnik, chcąc dodać informacje o pojedynczym pliku, powinien każdorazowo:

1. w komórce o nr 89 wybrać z listy typ pliku opisywanego – jakość pliku min. 200 dpi (znajdującego się w archiwum ZIP),

2. w komórce o nr 90 należy wpisać nazwę pliku z punktu 1,

3. w komórce o nr 91 należy wpisać opis pliku z punktu 1,

Jeżeli podatnik posiada więcej plików (dokumentów) w stworzonym uprzednio archiwum ZIP, wówczas klika przycisk “dodaj informacje dotyczące pliku załącznika i dodaje kolejne pliki”.

Archiwum ZIP z dokumentami należy wysłać przy pomocy systemu e-deklaracje. Po podpisie i wysyłce otworzy się okno ze wskazaniem załącznika.

Część J i K – Oświadczenie i pouczenie

W ostatniej części wszystkie kwadraty w komórkach o nr 94, 95 oraz 96 muszą być zaznaczone krzyżykiem.

Tak wypełniony dokument wraz z załącznikami w postaci spakowanego archiwum ZIP podatnik wysyła wyłącznie za pomocą środków komunikacji elektronicznej.