Poradnik Przedsiębiorcy

Refaktura - jakie elementy musi zawierać?

W prawie podatkowym termin “refakturowanie” nie został zdefiniowany, jednak zgodnie z orzecznictwem jest to sytuacja, w której koszty, których odbiorcą jest inny podmiot niż ten, na którego faktura została wystawiona, przenoszone są na rzeczywistego odbiorcę, wskutek czego wystawiana jest refaktura.

Co musi zawierać refaktura?

Refaktura nie musi być odzwierciedleniem faktury pierwotnej, powinna jednak zawierać wszystkie dane, które wymagane są na zwykłej fakturze VAT. Do danych tych zalicza się:

  • datę wystawienia,

  • kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę,

  • imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy,

  • numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku,

  • numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi,

  • datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty, jeżeli nastąpiła przed sprzedażą, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury,

  • nazwę (rodzaj) towaru lub usługi,

  • miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług,

  • cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto),

  • kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto,

  • wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto),

  • stawkę podatku,

  • sumę wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku,

  • kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku,

  • kwotę należności ogółem.

Refaktura - opis na dokumencie

Z przepisów nie wynika, jak należy prawidłowo określać nazwy towarów czy usług na fakturze. Ważne jest jednak, aby z opisu zawartego na dokumencie jasno wynikało, co jest przedmiotem sprzedaży.  

Dlatego też na refakturze podatnik może zamieścić dowolny opis refakturowanych towarów czy usług. Nie musi być on jednak taki sam jak na fakturze pierwotnej; może też zawierać adnotację “refaktura” bądź “refakturowanie”, jednak nie jest to konieczne.

Refaktura a możliwość doliczenia prowizji

Podmiot refekturujący traktowany jest jako ten, który wykonał usługę i ją sprzedaje. W związku z tym refakturujący może doliczyć do kwoty netto z faktury marże za wykonanie dodatkowej usługi i opodatkować ją właściwą stawką podatku VAT.