Poradnik Przedsiębiorcy

Refaktura - jakie elementy musi zawierać?

Często podczas dokonywania usług przedsiębiorca ponosi dodatkowe koszty, które chciałby przenieść na swojego kontrahenta. Do wykazania takiej operacji wystawiana jest tzw. refaktura. Czym jest refaktura oraz jakie są zasady jej wystawiania? Odpowiadamy!

Czym jest refaktura i co powinna zawierać?

Przepisy podatkowe nie regulują wprost pojęcia refaktury, jednak w celu wyjaśnienia mechanizmu działania usług refakturowanych organy podatkowe przytaczają art. 8 ust. 2a ustawy o VAT. Zgodnie z tym przepisem, jeżeli podatnik dokona nabycia usługi we własnym imieniu, ale na rzecz osoby trzeciej to uznaje się, że do rozliczenia tej usługi jest zobowiązana osoba ostatecznie z niej korzystająca, czyli wspomniana osoba trzecia. W takiej sytuacji podatnik nabywający usługę odsprzedaje ją osobie ostatecznie z niej korzystającej.

Potwierdzeniem powyższego postępowania jest interpretacja indywidualna z dnia 22 listopada 2017 r. wydana przez Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej o sygn. 0114-KDIP1-2.4012.462.2017.2.IG, w której czytamy, że:
[...] podmiot świadczący (sprzedający) daną usługę nabytą we własnym imieniu, lecz na rzecz osoby trzeciej traktowany jest najpierw jako usługobiorca, a następnie jako usługodawca tej samej usługi. Przeniesienie ciężaru kosztów na inną osobę, nie może być zatem w żaden inny sposób potraktowane niż jako świadczenie usługi w tym samym zakresie. Konsekwencją uznania podatnika biorącego udział w odsprzedaży usługi za świadczącego, jest wystawienie przez niego faktury dokumentującej wyświadczenie tej usługi".

Przepis ten jest źródłem praw i obowiązków podatników w odniesieniu do świadczeń określanych mianem „odsprzedaży” lub „refakturowania” usług”.

Zgodnie z przedstawionymi wyżej przesłankami można zatem stwierdzić, że refaktura jest to dokument wystawiony przez nabywcę usługi w celu jej odsprzedaży na rzecz ostatecznego odbiorcy danej usługi.

Refaktura – co powinna zawierać?

Refaktura nie musi być odzwierciedleniem faktury pierwotnej. Powinna jednak zawierać wszystkie dane, które wymagane są na zwykłej fakturze VAT zgodnie z art. 106e ustawy o VAT. Do danych tych zalicza się m.in.

  • datę wystawienia,
  • kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę,
  • imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów, lub usług oraz ich adresy,
  • NIP nabywcy i sprzedawcy,
  • datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów, lub wykonania usługi, lub datę otrzymania zapłaty, jeżeli nastąpiła przed sprzedażą, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury,
  • nazwę (rodzaj) towaru lub usługi,
  • wartość sprzedaży netto, VAT i brutto.

Z opisu zawartego na refakturze musi jasno wynikać, co jest przedmiotem sprzedaży, aby możliwe było przypisanie do niej odpowiedniej stawki VAT. Szczegółowe wyjaśnienie tego, jak powinno się prawidłowo określić nazwę usługi na fakturze przedstawił Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z dnia 22 maja 2017 roku, o syg. 2461-IBPP3.4512.200.2017.2.AW:
Nazwa towaru na fakturze ma spełniać cele, dla jakich podatnik został zobowiązany do ewidencjonowania sprzedaży. Sprzedawca jest obowiązany opisać na fakturze każdy towar (usługę) i podać jego nazwę. Umieszczona na fakturze nazwa towaru (usługi) winna być zgodna z będącym przedmiotem sprzedaży towarem (usługą), a nadto powiązanie tej nazwy z ceną ma pozwolić na indywidualne określenie sprzedawanego towaru (usługi)”.

Dlatego też podatnik, wystawiając refakturę, dla większej dokładności może poprzedzić nazwę refakturowanej usługi adnotacją „refaktura” lub „refaktura usługi [nazwa danej usługi]”.

Refaktura a możliwość doliczenia prowizji

Istotą refaktury jest to, że powinna być ona wystawiona w wartości nienaruszonej, czyli w takiej wartości oraz formie, w jakiej podmiot odsprzedający ją zakupił. Oznacza to, że usługa refakturowana nie powinna być powiększona o dodatkową marżę, prowizję czy inne koszty, ani w żaden sposób ulepszana. Naliczanie marży lub prowizji do odsprzedawanej usługi powoduje, że taką sprzedaż należy rozumieć jako odrębną sprzedaż. Takie stanowisko przyjął Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu w interpretacji indywidualnej z dnia 20 października 2014 r., sygn. ILPP1/443-590/l4 -4/AW, w której czytamy, że w sytuacji
[...] kiedy Wnioskodawca dokonuje obciążenia Podmiotu trzeciego na kwotę wyższą od faktycznie poniesionej przez Zainteresowanego przy zakupie nie dochodzi do refakturowania w rozumieniu art. 8 ust. 2a ustawy. W tym przypadku bowiem będzie miało miejsce odrębne świadczenie usług o wartości określonej przez Wnioskodawcę na wystawionej fakturze dla Podmiotu trzeciego”.

Przykład 1.
Pani Anna wynajmuje mieszkanie, które jest jej środkiem trwałym. Do czynszu pani Anna dolicza najemcy także koszty zużycia przez niego energii elektrycznej i wody zgodnie z otrzymanymi rachunkami. Czy w takim wypadku pani Anna ma prawo potraktować jako usługi refakturowane przeniesienie na najemcę kosztów mediów?

Tak, w przypadku, gdy pani Anna przerzuca na swojego najemcę koszty mediów, w takiej wartości, jakiej zostały one rzeczywiście poniesione, to taką sprzedaż można traktować jako refakturę, nawet gdy na fakturze jest także koszt najmu. W tej sytuacji pani Anna na fakturze wykazała koszty zużycia energii elektrycznej i wody w rzeczywistej ich wartości, przez co należy je potraktować jako refakturę.

Przykład 2.
Pan Adam zakupił usługę transportową na rzecz swojego klienta. Na fakturze sprzedaży obciążył swojego klienta doliczoną do odsprzedawanej usługi dodatkową kwotą marży. Czy w takim wypadku taką fakturę może on potraktować jako refakturę?

Nie, w przypadku gdy pan Adam do odsprzedawanej faktury doliczył także dodatkową marżę, to należy to traktować jako sprzedaż odrębnej usługi, a nie jako refakturę.

Refaktura po stronie VAT – jak rozliczyć?

Jak już zostało wyjaśnione, refaktura polega na odsprzedaży przez podmiot nabywający usługi finalnemu jej odbiorcy. Pojawia się zatem kwestia tego, jak prawidłowo ją opodatkować oraz kiedy powstaje obowiązek podatkowy w VAT.

Tak, jak pojęcie refaktury, tak i kwestia powstania obowiązku na gruncie podatku VAT nie została jednolicie uregulowana przez przepisy. Co do zasady za moment powstania obowiązku podatkowego przy usługach refakturowanych przyjmuje się ogólną zasadę powstania obowiązku podatkowego właściwą dla danej usługi zgodnie z art. 19a ustawy o VAT. Należy przez to rozumieć, że powstanie obowiązku podatkowego na gruncie podatku VAT jest zależne od charakteru i przedmiotu usługi, kiedy miała miejsce oraz czy została ona wcześniej opłacona. W związku z tym nie da się jednoznacznie stwierdzić, jaką datę należy przyjąć za dzień powstania obowiązku podatkowego w VAT przy refakturowaniu usług, ponieważ jest to kwestia indywidualna, uzależniona od powyższych czynników.

Przykład 3.
Pani Karolina wynajmuje mieszkanie i co miesiąc wystawia swoim lokatorom refakturę związaną z kosztami energii elektrycznej. Kiedy pani Karolina powinna rozpoznać datę powstania obowiązku podatkowego w rejestrze VAT sprzedaży?

Zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4 ustawy o VAT przy świadczeniu usług dostawy energii elektrycznej obowiązek podatkowy powstaje w momencie wystawienia faktury, w związku z tym przy wystawianiu refaktury za dane usługi pani Karolina za dzień powstania obowiązku podatkowego powinna przyjąć dzień wystawienia refaktury.

Przykład 4.
Pan Zbigniew chciał przerzucić koszty transportu na swojego kontrahenta. Usługa została wykonana w sierpniu, jednak rozliczenie między panem Zbigniewem a ostatecznym odbiorcą nastąpiło we wrześniu. Kiedy zatem Pan Zbigniew powinien rozpoznać obowiązek podatkowy dla danej usługi?

Zgodnie z art. 19a ust. 1 ustawy o VAT dla usług transportowych właściwym momentem powstania obowiązku podatkowego jest dzień wykonania usługi. W związku z tym, jako datę powstania obowiązku podatkowego w przypadku pana Zbigniewa należy przyjąć pierwotną datę wykonania usługi, czyli datę sierpniową.

Dodatkową problematyką pojawiającą się na gruncie podatku VAT jest to, jaką stawkę powinien podać podatnik na wystawianej refakturze. Jak zostało już wcześniej wspomniane, refaktura powinna zostać wystawiona w wartości nienaruszonej, a co za tym idzie, podatnik przy jej wystawianiu powinien zastosować taką samą stawkę VAT, jak na fakturze pierwotnej.
Od wskazanej reguły istnieje jednak pewien wyjątek. Otóż w przypadku refaktury usług świadczonych przez Pocztę Polską, które są zwolnione z podatku VAT, podatnik ma obowiązek opodatkować daną usługę odpowiednią dla niej stawką VAT. Wynika to z tego, że usługi pocztowe są zwolnione z podatku VAT przedmiotowo, czyli na podstawie
„Wykazu usług zwolnionych od podatku” (załącznik nr 2 pkt 2 ustawy o VAT), z którego wynika, że zwolnione z VAT są usługi świadczone przez pocztę państwową. W związku z tym podatnik refakturujący usługę pocztową nie ma prawa do zastosowania stawki ZW".

Przykład 5.
Pan Adam kupił meble do biura swojego klienta ze stawką VAT 23% i postanowił obciążyć go danym kosztem. W celu przeniesienia kosztu na swojego klienta pan Adam wystawił mu refakturę. Jaką w związku z tym stawkę VAT powinien zastosować pan Adam?

Pan Adam powinien wystawić refakturę na identyczną wartość i stawkę VAT, jaka została podana na fakturze pierwotnej, czyli 23%.

Przykład 6.
Pani Katarzyna zakupiła znaczki pocztowe dla swojego szefa i otrzymała fakturę ze stawką ZW. Jako że pani Katarzyna jest na samozatrudnieniu, postanowiła koszt ten zrefakturaować na swojego szefa. Jaką stawkę VAT w związku z tym powinna zastosować?

Pani Katarzyna refakturując usługi pocztowe powinna zastosować na refakturze zwykłą stawkę 23%, gdyż w przypadku usług pocztowych stawkę ZW ma prawo zastosować jedynie poczta państwowa.

Jak refaktura powinna zostać rozliczona po stronie podatku dochodowego?

Moment powstania obowiązku podatkowego przy usługach refakturowanych nie został określony również w przepisach na gruncie podatku dochodowego. W związku z tym, tak jak w przypadku podatku VAT za moment powstania obowiązku podatkowego przy refakturze należy przyjąć ogólną zasadę powstania obowiązku podatkowego na gruncie podatku dochodowego. W przypadku PIT moment ten jest tożsamy z datą uzyskania przychodu, czyli zgodnie z art. 14 ust. 1c ustawy o PIT, jest to dzień wydania rzeczy, zbycia prawa majątkowego lub wykonania usługi, albo częściowego wykonania usługi, nie później niż dzień:

  • wystawienia faktury albo
  • uregulowania należności (jeżeli wystąpiło jako pierwsze).

Refaktura w systemie wFirma.pl – jak wystawić?

W celu wystawienia refaktury w systemie wFirma.pl, należy wystawić zwykłą fakturę VAT z adnotacją „refaktura”. Aby zrobić to w sposób prawidłowy, należy przejść do zakładki PRZYCHODY » SPRZEDAŻ » WYSTAW » FAKTURĘ. W oknie, po uzupełnieniu danych sprzedaży w pozycji dodawania nazwy produktów i usług należy podać adnotację „Refaktura (nazwa usługi)” i wybrać odpowiednią stawkę VAT.

refaktura

Więcej na temat wystawiania refaktury w systemie wFirma.pl znaleźć można w artykule: Refaktura - jak wystawić?