W celu zapewnienia ciągłości funkcjonowania przedsiębiorstwa podatnik może dokonywać zakupu sprzętu komputerowego „na zapas” celem wymiany w razie ewentualnej awarii. W związku z takimi nabyciem pojawia się pytanie o podatkowe i księgowe rozliczenie wydatków na zakup sprzętu komputerowego „na zapas”.
Zakup sprzętu „na zapas” a koszty podatkowe
Jeżeli na problem popatrzymy z perspektywy prawa podatkowego, to nie ulega wątpliwości, że taki wydatek spełnia kryteria kosztów podatkowych określonych w art. 22 ust. 1 ustawy PIT.
Jest to bowiem wydatek poniesiony przez podatnika – definitywny, a więc bezzwrotny, pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą oraz poniesiony został w celu uzyskania przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów.
Wyjaśnienia wymaga jednak kwestia tego, w jaki sposób rozliczyć taki koszt w księgach podatkowych.
Przypomnijmy, że kosztami będą zarówno koszty pozostające w bezpośrednim związku z uzyskiwanymi przychodami, jak i pozostające w związku pośrednim, jeżeli zostanie wykazane, że zostały w sposób racjonalny poniesione w celu osiągnięcia przychodów, nawet wówczas, gdy z obiektywnych powodów przychód nie zostanie osiągnięty.
Zatem do kosztów uzyskania przychodów podatnik ma prawo zaliczyć wszystkie koszty, zarówno te bezpośrednio, jak i pośrednio związane z przychodami, o ile zostały one prawidłowo udokumentowane, z wyjątkiem kosztów ustawowo uznanych za niestanowiące kosztów uzyskania przychodów.
Analizowany wydatek będzie stanowił koszt pośredni. Jak wskazuje art. 22 ust. 5c ustawy PIT, koszty uzyskania przychodów inne niż koszty bezpośrednio związane z przychodami są potrącalne w dacie ich poniesienia. Jeżeli koszty te dotyczą okresu przekraczającego rok podatkowy, a nie jest możliwe określenie, jaka ich część dotyczy danego roku podatkowego, w takim przypadku stanowią koszty uzyskania przychodów proporcjonalnie do długości okresu, którego dotyczą.
Koszty pośrednie potrąca się, co do zasady, w roku poniesienia. Jeżeli jednak dotyczą one okresu dłuższego niż 1 rok, rozlicza się je proporcjonalnie.
O tym jednak, czy w istocie dany wydatek z uwagi na swój charakter nie może zostać przyporządkowany do długości okresu, którego dotyczy, decydować będą przepisy prawa podatkowego, a nie sposób jego księgowania na potrzeby prawa bilansowego.
Jak wskazuje treść pisma Dyrektora KIS z 26 listopada 2021 roku (nr 0111-KDWB.4010.74.2021.1.KP), nie można uznać, że koszty nabycia części zamiennych z uwagi na swój charakter powinny być powiązane z okresem przekraczającym rok podatkowy.
Wydatki na zakup części zamiennych są bieżącymi wydatkami. Nabywane są na wypadek awarii środka trwałego, czyli będą wykorzystywane w przyszłości, niemniej nie można ich powiązać z konkretnym okresem.
Za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów uważa się dzień wystawienia faktury (rachunku) lub innego dowodu stanowiącego podstawę do zaksięgowania (ujęcia) kosztu.
Przykład 1.
Jak rozliczyć pod względem podatkowym zakup sprzętu komputerowego „na zapas”?
Przedsiębiorca prowadzący działalność w zakresie usług informatycznych zakupił sporą liczbę monitorów oraz twardych dysków. Towary te podatnik zakupił na zapas w razie ewentualnej awarii. Takie elementy stanowią części zamienne. Dla podatnika zakup stanowi koszt pośredni w dacie poniesienia, czyli w dacie wystawienia faktury zakupu.
Wymiana części zamiennej w środku trwałym
Środki trwałe mogą podlegać remontowi lub ulepszeniu. Rozróżnienie obu przypadków jest dość istotne, w przypadku ulepszenia o wartości ponad 10 000 zł mamy bowiem do czynienia ze zwiększeniem wartości początkowej środka trwałego.
Natomiast w przypadku remontu wartość naprawy jest księgowana w kosztach podatkowych.
Wyjaśniając oba pojęcia, wskażmy, że remont polega na odtworzeniu pierwotnego stanu technicznego i użytkowego środka trwałego, a nie bieżącej konserwacji, przy czym dopuszcza się stosowanie wyrobów budowlanych innych, niż użyto w stanie pierwotnym.
Tak więc wyroby użyte do wymiany zużytych elementów środka trwałego na nowe, wykonane z nowocześniejszych materiałów, nie zmieniają charakteru wykonanych prac, należy bowiem uwzględniać zmieniającą się rzeczywistość gospodarczą i postęp techniczny. Nie można uznać, że każda wymiana zużytych elementów środka trwałego na nowe z zastosowaniem nowocześniejszych materiałów jest ulepszeniem.
Jeżeli chodzi natomiast o ulepszenie, to z takim przypadkiem będziemy mieli do czynienia w przypadku unowocześnienia środka trwałego.
Przy czym nie można przyjąć, że w momencie, kiedy dochodzi do wymiany części zamiennej w środku trwałym, mamy do czynienia z ulepszeniem. Takie działanie rozumiane jako odtworzenie funkcjonalnej przydatności należy uznać za remont i wydatki z tym związane stanowią koszt niezwiązany z odpisami amortyzacyjnymi od wartości początkowej środka trwałego.
Zakup sprzętu komputerowego „na zapas” a skutki podatkowe
W przypadku zakupu sprzętu komputerowego stanowiącego części zamienne (i niebędącego osobnym środkiem trwałym) księgowania należy dokonać na koncie 31 „Materiały”. W dacie przekazania do użycia należy odpowiednio wyksięgować z konta.
Gdy chodzi o sprzęt stanowiący części zamienne, jego wartość powinna trafić jako koszt naprawy (remontu) na konto 40-1 „Zużycie materiałów i energii” i/lub odpowiednie konto zespołu 5.
Sprzęt komputerowy nabyty na zapas będzie ponadto objęty inwentaryzacją w drodze spisu z natury na koniec roku.
Jak bowiem stanowi art. 26 ust. 1 pkt 1 ustawy o rachunkowości jednostki przeprowadzają na ostatni dzień każdego roku obrotowego inwentaryzację aktywów pieniężnych (z wyjątkiem zgromadzonych na rachunkach bankowych), papierów wartościowych w postaci materialnej, rzeczowych składników aktywów obrotowych, środków trwałych oraz nieruchomości zaliczonych do inwestycji, z zastrzeżeniem pkt 3, a także maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie – drogą spisu ich ilości z natury, wyceny tych ilości, porównania wartości z danymi ksiąg rachunkowych oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic.
Podsumowując powyższe, zakup sprzętu komputerowego „na zapas” będzie kwalifikowany jako zakup części zamiennych rozliczanych jako koszt pośredni w zakresie podatków oraz jako materiały w kontekście przepisów rachunkowych.
